RÉSUMÉ
Titre du poste : Assistant en communication
Type d’emploi : Temps plein, un an
Lieu : Nairobi, Kenya
Structure hiérarchique : relève de l’agent de programme, des communications, de l’informatique et de la gestion des connaissances (agent des communications) et du gestionnaire principal de programme : publications et communications.
Contexte d’emploi
Le Rift Valley Institute (RVI) est une organisation indépendante à but non lucratif qui travaille actuellement en Afrique orientale et centrale. L’objectif de l’Institut est de faire progresser les connaissances utiles sur la région et ses diverses communautés, en apportant une meilleure compréhension des réalités locales pour influencer l’action sociale et politique.
RVI élargit son équipe de communications afin de mieux planifier et mettre en œuvre ses activités de communication afin de promouvoir efficacement le travail de l’Institut. L’assistant aux communications soutiendra cet objectif en gérant le contenu du site Web, les médias sociaux et le marketing, ainsi qu’en aidant à la gestion des connaissances, au support informatique, à la production vidéo et à la conception graphique.
Ce rôle soutient la mise en œuvre des objectifs de communication stratégiques de l’organisation en améliorant à la fois la qualité de la création de contenu et l’efficacité de l’engagement en ligne.
Objectif du travail
Le rôle de l’assistant aux communications est d’assister l’agent des communications à gérer les communications externes de RVI. Cela implique la maintenance et la mise à jour du contenu du site Web ; publier du contenu sur les plateformes de médias sociaux ; maintenir des bases de données en ligne et les archives de contacts, de publications et d’autres documents de RVI ; fournir un support informatique au personnel ; et aider à la conception graphique et à la production vidéo. Le titulaire du poste apportera également un support informatique simple au personnel de RVI.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Gestion de sites Web (15%)
- Maintenir et mettre à jour le site Web de RVI avec du nouveau contenu, en garantissant que les actualités, les publications, les projets, les événements et les postes vacants sont à jour.
- Coordonner les améliorations convenues au préalable du site Web, en utilisant des systèmes de gestion de contenu et en collaborant avec les développeurs Web pour les mises à jour ou la maintenance.
- Travailler avec les équipes de RVI pour que les pages Web des programmes et des projets, les offres d’emploi, les profils du personnel et les informations institutionnelles soient exactes et attrayantes.
- Faciliter la création et la diffusion de contenus multimédias pour renforcer la visibilité du travail de RVI, en collaboration avec des consultants au besoin.
- Suivez et analysez le trafic du site Web à l’aide de Google Analytics et fournissez des rapports perspicaces pour soutenir les stratégies internes de RVI et les besoins de gestion de projet.
Gestion des médias sociaux (20%)
- Administrer les comptes de médias sociaux de RVI pour mettre en valeur les initiatives de l’institut, notamment « X », Facebook, Linked-In, entre autres.
- Rassemblez et planifiez du contenu sur RVI, garantissant une présence en ligne cohérente et attrayante.
- Participer aux mises à jour régulières des systèmes et processus de création numérique et de contenu de RVI et organiser la formation du personnel pour assurer la cohérence sur toutes les plateformes.
- Mesurer et suivre les indicateurs de performance clés pour les médias sociaux, en fournissant des rapports réguliers pour évaluer et améliorer la stratégie de médias sociaux de RVI.
- Aider les équipes du programme à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies innovantes pour étendre l’empreinte des médias sociaux de RVI.
Communications et marketing (20%)
- Préparer et diffuser le bulletin d’information de RVI et les mises à jour du programme, en assurant une large diffusion à travers les réseaux de l’institut.
- Gérer et élargir les listes de diffusion des communications de RVI, en mettant l’accent sur les boursiers, les donateurs, les cours et les participants aux forums de RVI.
- Aider à créer des campagnes de communication ciblées et du matériel promotionnel pour les forums, cours et autres projets de RVI.
- Aider à la création et à l’innovation de contenu numérique pour les plateformes de RVI, en offrant des conseils au personnel du programme dans le développement de divers formats médiatiques, tels que des vidéos et des podcasts.
- Surveiller l’engagement et l’efficacité des efforts de marketing et de diffusion de RVI, y compris les cours, les forums et la distribution de rapports de recherche, en établissant des indicateurs de performance clés pour une amélioration continue et des rapports.
Gestion des connaissances et support informatique (20%)
- Gérer les protocoles de stockage de fichiers de RVI sur Dropbox et la base de données de contacts sur Daylite, en garantissant le respect des normes organisationnelles et en fournissant une formation et un soutien au personnel si nécessaire.
- Maintenir et mettre à jour les archives numériques de RVI, en garantissant que des enregistrements précis et à jour des publications et des sorties multimédias soient accessibles pour le suivi et l’évaluation.
- Administrer la suite d’outils logiciels et de services en ligne de RVI, notamment Adobe Creative Cloud, MS Office, Gmail, Slack et Zoom, garantissant un fonctionnement et un accès fluides.
- Administrer le compte Google Workspace, en gérant la configuration de la messagerie et l’infrastructure numérique associée.
- Coordonner la publication des offres d’emploi et gérer les soumissions de candidatures via les systèmes de RVI et les plateformes externes.
- Offrir un support informatique à l’équipe RVI, en résolvant les problèmes techniques et en coordonnant avec les services informatiques externes pour la maintenance et les achats de matériel.
- Soutenir la maintenance et le développement de la papeterie RVI telle que les logos, les en-têtes de lettres, les congés, les voyages, les formulaires, les feuilles de temps et autres modèles et formulaires institutionnels.
- Soutenir l’automatisation des systèmes administratifs de RVI.
Création de contenu multimédia (25%)
- Aider à coordonner les concepteurs externes pour améliorer les modèles de publication de RVI, en veillant à ce qu’ils reflètent l’identité de marque de l’organisation.
- Soutenir les processus de production et de post-production vidéo, en contribuant à la création de contenu multimédia engageant et conforme aux objectifs de communication de RVI.
- Aider à la conception et à l’édition de publications à l’aide d’Adobe InDesign, en garantissant que les matériaux sont visuellement attrayants et reflètent les normes de RVI.
- Contribuer à diverses tâches multimédias selon les besoins, comme prendre des photos lors d’événements, pour améliorer les offres numériques et de contenu de RVI.
SPÉCIFICATION DE LA PERSONNE
Connaissances et qualifications
- Diplôme, certificat ou baccalauréat dans un domaine connexe.
- Connaissance et intérêt pour la région de travail de RVI.
- Formation ou compréhension de base d’Adobe In-Design, Photoshop, Illustrator et/ou Premier Pro.
Expérience
- Un minimum de deux ans d’expérience professionnelle dans un rôle connexe pour les titulaires d’un diplôme ou d’un certificat et jusqu’à un an d’expérience pour les titulaires d’un BA.
- Travailler dans des environnements multiculturels et avec des personnes d’horizons divers.
- Expérience démontrable de travail indépendant et au sein d’une petite équipe.
Compétences et aptitudes
- Bonne compréhension de la gestion des médias sociaux et de la création de contenu.
- Excellentes compétences verbales et écrites en anglais.
- Solides compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à travailler de manière flexible.
- Capacité à apprendre et à mettre en œuvre rapidement de nouveaux systèmes.
- Maîtrise des outils de gestion de sites Web et de médias sociaux et de communications numériques, notamment Mailchimp et Wufoo.
- La connaissance d’une langue supplémentaire (swahili, arabe, somalien, amharique ou français) parlée dans les pays d’intervention de RVI est un avantage.
Date limite de candidature : 29 avril 2024