Action Contre la Faim recrute un Administrateur de la Base Financière (H/F), Nairobi, Kenya

Arrière-plan

Fondée en 1979, Action contre la faim (AAH) est une organisation humanitaire internationale qui met en œuvre des programmes dans plus de 44 pays. Reconnu mondialement comme leader dans la lutte contre la faim, notre mission est de sauver des vies grâce à la prévention, la détection et le traitement de la malnutrition, en particulier pendant et après les situations d’urgence et les conflits. De la crise à la durabilité, Action contre la Faim s’attaque aux causes sous-jacentes de la malnutrition et à ses effets. En intégrant nos programmes aux systèmes locaux et nationaux, nous garantissons en outre que les interventions à court terme deviennent des solutions à long terme. Avec des sièges sociaux en France, au Royaume-Uni, en Espagne, aux États-Unis et au Canada, notre réseau international partage ses ressources combinées, l’étendue de son expérience et son expertise technique dans la quête d’un monde sans faim. Action contre la Faim est présente au Kenya depuis 2001 et met actuellement en œuvre des activités dans les comtés de West Pokot, Mandera, Samburu, Baringo, Isiolo et Tana River.

Avec le soutien du ministère de la Santé, de la Croix-Rouge du Kenya et de l’UNICEF, Action contre la faim a travaillé avec le gouvernement du comté de Tana River pour répondre aux inondations.

Objectif 1 : GESTION DES FINANCES DE LA BASE -60%

Les activités relevant de cet objectif comprennent :

Activité 1 : Finances générales :

• Responsable des finances au niveau de base,
• Assurer la bonne mise en œuvre des règles et procédures financières d’Action contre la Faim.
• Responsable de l’autorisation financière des dépenses effectuées sur la base dans le respect des procédures financières et des prévisions de trésorerie mensuelles
• Enregistrez toutes les avancées de travail dans le livret préalable et suivez leur autorisation par le personnel en temps opportun.
• S’assurer que chaque transaction cash & bancaire est justifiée par une facture/reçu approprié, et s’assurer de la qualité des reçus (nom, n° de brevet, cachet, description, date, montant, etc.)
• Responsable du classement approprié et régulier de tous les documents financiers à la base

Activité 2 : Gestion budgétaire

• Si nécessaire et en consultation avec le coordinateur de terrain – rivière Tana, contribuer à la conception de la proposition budgétaire et à la conception du plan de passation des marchés.
• Vérifier la disponibilité des fonds pour toutes les activités et dépenses – valider les demandes d’approvisionnement et les SPO
• Organiser des réunions mensuelles de suivi budgétaire (BFU) au niveau de base et communiquer les commentaires au bureau financier de Nairobi.
• Veiller à ce que les lignes budgétaires correctes soient utilisées pour chaque activité et dépenses – lien vers PFU et BFU

Activité 3 : Gestion de trésorerie et bancaire :

• Assurer le respect des procédures financières d’Action contre la Faim et de la politique de gestion de trésorerie au niveau de la base.
• Trésorerie mensuelle et rapprochement bancaire
• Assurer la garde des fonds et des actifs d’Action contre la Faim
• Faire compter la trésorerie au moins une fois par semaine et également à la fin de chaque mois (par écrit)
• Consolider les prévisions de trésorerie de base. Assurer la liquidité au niveau de la base – envoi des soldes à Nairobi, suivi des transferts vers les bases
• S’assurer que les dépenses de base sont conformes aux prévisions de trésorerie approuvées, analyser l’écart entre les dépenses réelles et les prévisions de trésorerie.

Activité 4 : Sylogiste :

• Enregistrer toutes les transactions dans le livre de caisse Sylogist dans le plein respect du règlement intérieur. Ce livret de caisse et livret bancaire doit être mis à jour quotidiennement pour pouvoir vérifier à tout moment le solde physique en banque et en espèces.
• Veiller à ce que les lignes budgétaires correctes soient utilisées pour chaque activité et dépenses – lien vers PFU et BFU
• Responsable de la clôture mensuelle du Sylogist : vérifier tous les livres et transmettre tous les documents avant le 4 du mois suivant à l’équipe financière de Nairobi.

Objectif 2 : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES À LA BASE -40%

Les activités relevant de cet objectif comprennent :

Activité 1 : Administration des pratiques d’emploi

• Assurer la mise en œuvre du statut du personnel dans la base,
• Assurer la bonne communication au sein de la base concernant les questions administratives,
• Mettre en œuvre toutes les procédures, projets et initiatives RH dans la base et proposer au chef de base de nouvelles procédures si nécessaire,
• Maintenir une base de données précise du personnel de la rivière Tana, la gestion des congés doit inclure les plans de congés et le suivi des congés.
• S’assurer que les formulaires de modification de la paie sont remis aux RH de Nairobi le 15 de chaque mois pour le traitement de la paie.
• Responsable de tous les dossiers RH de la base, y compris les dossiers de recrutement, les dossiers du personnel, etc.

Activité 2 : Resourcing des employés (planification des ressources humaines, recrutement et sélection, intégration et orientation en collaboration avec le chef de base, participer au processus de recrutement et de sélection au niveau du terrain pour inclure la préparation des JD, des offres d’emploi, la réception et le tri des candidatures, la préparation du matériel d’entretien, planifier les entretiens, contacter les candidats pour des entretiens et aider à la préparation des entretiens.

• En étroite collaboration avec le responsable des ressources humaines, préparer la documentation de recrutement pour inclure la matrice de recrutement et effectuer des vérifications de références pour aider le chef de base dans l’orientation et l’intégration du nouveau personnel de la base. Cela comprend la préparation d’un calendrier d’intégration pour les nouveaux employés, la collecte de tous les documents des nouveaux employés conformément à la liste de contrôle du personnel des employés et l’ouverture des dossiers personnels des employés pour tous les nouveaux employés, ainsi que l’aide à la conduite d’une intégration complète des ressources humaines au niveau de base.
• En consultation avec le chef de la base, donner des conseils sur les besoins en personnel, y compris la nécessité de nouvelles embauches et/ou de réductions.

Activité 3 : Relations avec les employés

• Responsable du bien-être du personnel au niveau de la base, y compris, mais sans s’y limiter, les réunions du personnel, les soins médicaux, les contributions, etc.
• S’assurer que chaque mesure disciplinaire est justifiée, conforme à la loi et au statut du personnel, et validée par le chef de base en collaboration avec les RH de Nairobi.
• Préparer pour la base toutes les propositions concernant les changements dans la politique RH, c’est-à-dire les paniers alimentaires, l’organigramme, les commentaires sur la structure de notation salariale et à communiquer au chef de base qui assurera la liaison avec les autres coordinations.
• Être un champion du changement pour les initiatives et les projets RH au niveau de la base
• Travailler en étroite collaboration avec le chef de base, aider à la mise en œuvre de projets et d’initiatives RH au niveau de la base.

Formation requise :

• Diplôme dans un domaine connexe aux affaires : Finance/Comptabilité.
• La qualification professionnelle de CPA sera un atout supplémentaire
• Connaissance de base et interprétation du droit du travail kenyan

Aptitudes/compétences préférées :

• Excellentes compétences analytiques et rédactionnelles.
• Un résolveur de problèmes.
• Compatibilité pour le travail indépendant et en équipe.
• Communicateur persuasif et confiant, capable de traiter avec des collègues seniors dans toute l’organisation.
• Persistance et assertivité combinées avec tact et diplomatie
• 3 à 5 ans d’expérience dans une organisation occupée ou une organisation à but non lucratif
• Flexibilité et/ou adaptabilité démontrées.
• Excellentes compétences en organisation et en planification
• Bonnes capacités rédactionnelles.
• Bonnes compétences en gestion et en représentation.
• Bonnes compétences interpersonnelles
• Solides compétences en leadership
• Capacité à travailler dans un environnement à haute pression

Responsabilités en matière de reporting

• Trésorerie de base et comptage de trésorerie,
• Comptabilité mensuelle et pièces justificatives
• Rapports mensuels RH
• Formulaires de modification de la paie