Avis de recrutement : Action Contre la Faim recrute un Administrateur de base à Mandera au Kenya.

Avis de recrutement : Action Contre la Faim recrute un Administrateur de base à Mandera au Kenya.

 Fonctions professionnelles essentielles

1. GESTION DES FINANCES DE LA BASE 80%

un. Finances générales :

· Responsable de la gestion financière au niveau de base,

· Assurer la bonne mise en œuvre des règles et procédures financières d’Action contre la Faim.

· Responsable de l’autorisation financière des dépenses effectuées sur la base dans le respect des procédures financières et des prévisions de trésorerie mensuelles

· Enregistrez toutes les avancées de travail dans le livret préalable et suivez leur autorisation par le personnel en temps opportun.

· S’assurer que chaque transaction cash & bancaire est justifiée par une facture/reçu approprié, et s’assurer de la qualité des reçus (nom, n° de brevet, cachet, description, date, montant, etc.)

· Responsable du classement approprié et régulier de tous les documents financiers à la base.

b. Gestion budgétaire

· Si nécessaire et en consultation avec le coordinateur de terrain, contribuer à la conception de la proposition budgétaire et au plan de passation des marchés.

· Vérifier la disponibilité des fonds pour toutes les activités et dépenses – valider les demandes d’approvisionnement et les SPO.

· Organiser des réunions mensuelles de suivi budgétaire (BFU) au niveau de base et communiquer les commentaires au bureau financier de Nairobi.

· S’assurer que les lignes budgétaires correctes sont utilisées pour chaque activité et dépenses – lien vers PFU et BFU.

c. Gestion de trésorerie et bancaire :

· Assurer le respect des procédures financières d’Action contre la Faim et de la politique de gestion de trésorerie au niveau de la base.

· Trésorerie mensuelle et rapprochement bancaire

· Assurer la garde des fonds et des actifs d’Action contre la Faim

· Faire compter la trésorerie au moins une fois par semaine et également à la fin de chaque mois (par écrit)

· Consolider les prévisions de trésorerie de base. Assurer la liquidité au niveau de la base – envoyer les soldes au bureau de la capitale de Nairobi, suivre les transferts vers les bases.

· S’assurer que les dépenses de base sont conformes aux prévisions de trésorerie approuvées, analyser l’écart entre les dépenses réelles et les prévisions de trésorerie.

d. SAGA:

· Enregistrer toutes les transactions dans le livre de caisse SAGA dans le plein respect des règles internes de Saga. Ce livret de caisse et livret bancaire doit être mis à jour quotidiennement pour pouvoir vérifier à tout moment le solde physique en banque et en espèces.

· S’assurer que les lignes budgétaires correctes sont utilisées pour chaque activité et dépenses – lien vers PFU et BFU.

· Responsable de la clôture mensuelle de SAGA : vérifier tous les livres et transmettre tous les documents avant le 4 du mois suivant à l’équipe financière de Nairobi.

2. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES À LA BASE 15%

un. Administration des pratiques d’emploi

· Assurer la mise en œuvre du statut du personnel dans la base,

· Assurer la bonne communication au sein de la base concernant les questions administratives,

· Mettre en œuvre toutes les procédures, projets et initiatives RH dans la base et proposer au coordinateur terrain de nouvelles procédures si nécessaire,

· Maintenir une base de données précise du personnel du bureau de Mandera, la gestion des congés pour inclure les plans de congés et le suivi des congés.

· S’assurer que les formulaires de modification de la paie sont remis aux RH de Nairobi le 15 de chaque mois pour le traitement de la paie.

· Responsable de tous les dossiers RH de la base pour inclure les dossiers de recrutement, les dossiers du personnel, etc.

· Responsable de l’application des directives du bureau telles que les mesures de contrôle et de prévention du COVID-19.

b. Ressourcement des employés (planification des ressources humaines, recrutement et sélection, intégration et orientation)

· En collaboration avec le coordinateur de terrain, participer au processus de recrutement et de sélection sur le terrain pour inclure la préparation des JD, des offres d’emploi, la réception et le tri des candidatures, la préparation du matériel d’entretien, les calendriers d’entretien, le contact des candidats pour les entretiens et l’aide à la préparation des entretiens.

· Travailler en étroite collaboration avec le responsable des ressources humaines, préparer la documentation de recrutement pour inclure la matrice de recrutement et effectuer des vérifications de références.

· Assister le coordonnateur de terrain dans l’orientation et l’intégration du nouveau personnel de la base. Cela comprend la préparation d’un calendrier d’intégration pour les nouveaux employés, la collecte de tous les documents des nouveaux employés conformément à la liste de contrôle du personnel des employés et l’ouverture des dossiers personnels des employés pour tous les nouveaux employés, ainsi que l’aide à la conduite d’une intégration complète des ressources humaines au niveau de base.

· En consultation avec le coordonnateur de terrain, donner des conseils sur les besoins en personnel, y compris le besoin de nouvelles embauches et/ou de réductions.

c. Relations avec les employés.

· Responsable du bien-être du personnel au niveau de la base, y compris, mais sans s’y limiter, les réunions du personnel, les soins médicaux, les contributions, etc.

· Veiller à ce que le personnel dispose d’équipements de protection individuelle (EPI) pendant son service dans le cadre du contrôle et de la prévention du COVID-19 (si nécessaire)

· S’assurer que chaque mesure disciplinaire est justifiée, conforme à la loi et au statut du personnel et validée par le coordinateur de terrain en collaboration avec HR Nairobi.

· Préparer pour la base toutes les propositions concernant les changements dans la politique RH, à savoir l’organigramme, les commentaires sur la structure de grille salariale et à communiquer au coordinateur de terrain qui assurera la liaison avec les autres équipes de coordination.

· Être un champion du changement pour les initiatives et projets RH au niveau de la base

· Travailler en étroite collaboration avec le coordonnateur de terrain, aider à la mise en œuvre de projets et d’initiatives RH au niveau de la base.

3. TOUTE AUTRE MISSION 5%

· Toute autre mission assignée par le supérieur hiérarchique tant technique à Nairobi qu’administrative à la base

IV. Responsabilités de surveillance

· Superviser les opérations de l’assistant aux journaux au niveau de la base

· Superviser les opérations des adjoints financiers et des caissiers au niveau de la base

· Superviser les opérations des commis de bureau et du nettoyeur

· Occasionnels

V. Responsabilité fiscale

· Trésorerie de base et comptage de trésorerie,

· Comptabilité mensuelle et pièces justificatives

VI. Responsabilité RH

· Rapports mensuels RH

· Formulaires de modification de la paie

VII. Exigences physiques

· Dans l’exercice des fonctions de ce poste, l’employé doit rester assis pendant de longues périodes et se concentrer sur son travail, y compris la dactylographie, et exécuter de gros volumes de travail avec précision, dans des délais courts, dans des situations stressantes dans un contexte modérément bruyant. bureau avec de nombreuses interruptions. Doit être capable de relire son propre travail avec précision afin que seules des corrections mineures soient nécessaires de manière peu fréquente.

· Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles qui doivent être satisfaites par un employé pour exécuter avec succès les fonctions essentielles de cet emploi. Des aménagements raisonnables peuvent être apportés pour permettre aux personnes handicapées d’exercer les fonctions essentielles.

VIII. Conditions de travail, déplacements et environnement

· Les tâches du poste nécessitent une présence régulière au travail au moins cinq jours par semaine. Doit être disponible pour travailler en dehors des heures normales de bureau ou le week-end, selon les besoins.

· Doit être capable de voyager selon les besoins pour les voyages d’affaires nationaux et internationaux standard ainsi que vers les bureaux de pays, le cas échéant. En fonction des besoins du bureau de pays, le temps consacré aux visites sur le terrain représentera au minimum 40 % de son temps de travail.

. Lors de ses déplacements sur le terrain, le salarié peut être exposé à des environnements précaires avec des risques sécuritaires élevés et/ou des conditions de vie et des conditions climatiques extérieures très rudimentaires, ainsi qu’à des maladies infectieuses.

IX. Engagements en matière d’égalité des sexes et tolérance zéro face aux abus

·Favoriser un environnement qui renforce les valeurs des femmes et des hommes et un accès égal à l’information.

·Offrir un environnement de travail où les femmes et les hommes doivent être évalués et promus en fonction de leurs compétences et de leurs performances.

·Promouvoir un environnement sûr, sécurisé et respectueux pour toutes les parties prenantes, en particulier pour les enfants, les bénéficiaires et les membres du personnel.

·Aider à prévenir tout type d’abus, y compris le harcèlement sur le lieu de travail et les abus et exploitations sexuels.

·Respecter les femmes, les hommes et les enfants (garçons et filles) des bénéficiaires, quels que soient leur sexe, leur orientation sexuelle, leur handicap, leur religion, leur race, leur couleur, leur ascendance, leur origine nationale, leur âge ou leur état civil.

· Valoriser et respecter toutes les cultures.

X. Qualifications requises et expérience professionnelle

un. Formation requise :

· Diplôme dans un domaine connexe aux affaires : Finance/Comptabilité.

· Une qualification professionnelle de CPA sera un atout supplémentaire.

· Connaissance de base et interprétation du droit du travail kenyan.

· Minimum 5 ans d’expérience dans une organisation occupée ou une organisation à but non lucratif.

b. Aptitudes et compétences requises

Essentiel

· Compétences supérieures en communication et en rédaction;

· Compétences analytiques démontrées;

· Excellentes compétences d’influence et de négociation;

· Surveille les progrès par rapport aux jalons et aux délais.

Préféré

· Compatibilité pour le travail indépendant et en équipe.

· Persistance et assertivité combinées avec tact et diplomatie

· Flexibilité et/ou adaptabilité démontrées.

· Excellentes compétences organisationnelles et de planification

· Capacité à travailler dans un environnement sous haute pression.

Tous les candidats doivent postuler via le lien : CLIQUER.  Le poste est ouvert sur une base continue et se termine le 10 octobre 2023 à 18h00.