Avis de recrutement : Fondation Internationale du Bon Pasteur recrute un directeur financier principal (h/f), Kenya

Avis de recrutement : Fondation Internationale du Bon Pasteur recrute un directeur financier principal (h/f), Kenya

POSTE : DIRECTEUR FINANCIER PRINCIPAL
LIEU D’AFFECTATION : NAIROBI, SUD B,
TYPE DE CONTRAT :
DURÉE FIXE : UN AN (RENOUVELABLE EN FONCTION DE LA PERFORMANCE)
RAPPORTE AU : DIRECTEUR

CONTEXTE

La Congrégation Notre-Dame de Charité du Bon Pasteur / Sœurs du Bon Pasteur (RGS), Province de l’Afrique Centrale Orientale (ECAP), est une institution religieuse apostolique internationale dont la mission de réconciliation s’adresse à ceux qui vivent dans des conditions de vulnérabilité, en particulier les femmes, les filles et les enfants. Dans la province (Kenya, Ouganda et RDC), les ministères (programmes) sont globalement classés en cinq domaines principaux : éducation, santé, autonomisation des femmes/communautés, sauvetage et réhabilitation et moyens de subsistance. La justice, la paix et le plaidoyer sont des thèmes transversaux intégrés dans tous les domaines du programme. Les Sœurs du Bon Pasteur et les Partenaires de la Mission sont appelées à servir avec zèle conformément à la Mission, au Charisme et à la Spiritualité de la Congrégation.

OBJECTIF DU POSTE

Assurer un leadership efficace ainsi qu’une gestion financière et une administration professionnelles des programmes dans la province de l’Afrique orientale et centrale (ECAP), c’est-à-dire le Kenya, l’Ouganda et la RDC.

RÉSUMÉ

Le directeur financier principal supervisera les opérations financières de l’ECAP, garantissant une bonne santé financière conformément aux principes comptables établis, aux normes internationales et aux meilleures pratiques. Il / elle guidera le personnel interne dans la compréhension des questions financières, en particulier l’interprétation et la mise en œuvre du manuel de politique financière, administrative et d’approvisionnement de l’ECAP. En conséquence, il/elle établira et mettra en œuvre les processus et l’infrastructure requis pour un système de gestion financière solide afin de rationaliser et de garantir des contrôles internes solides, la séparation des tâches, le plan de répartition des coûts, ainsi que les politiques et procédures financières et d’approvisionnement. Il/elle sera chargé de superviser le budget et les processus budgétaires ; s’assurer que toutes les dépenses et exigences légales sont dûment payées. Il / elle sera responsable de la préparation et de la soumission en temps opportun des rapports mensuels, trimestriels et annuels aux parties prenantes concernées, notamment le directeur du MDO, l’équipe de direction provinciale (PLT), le conseil consultatif et les donateurs.

OBJECTIFS CLÉS – Bureau de développement de mission (MDO)

1. Renforcer le Bureau de développement de mission afin d’assurer la durabilité de l’organisation en favorisant les valeurs de professionnalisme, d’intégrité opérationnelle et de confiance en garantissant que les systèmes organisationnels de planification, de budgétisation, de S&E et les politiques mises à jour et des procédures sont suivies pour assurer la responsabilité à tous les niveaux.
2. Superviser la conception et la mise en œuvre d’un système d’information de gestion (SIG) polyvalent qui assure une responsabilité efficace et efficiente des actifs et des informations de la Congrégation.
3. Créer un lien fort avec la Fondation Internationale du Bon Pasteur (GSIF) afin d’augmenter et de diversifier le financement des programmes provinciaux, de respecter les meilleures pratiques en matière de gestion du cycle de projet, d’adopter les procédures financières et administratives du GSIF et de garantir que tous les projets sont alignés avec les valeurs et les politiques de la Congrégation.
4. Fournir un soutien à l’équipe MDO dans la promotion d’une approche holistique d’autonomisation et de transformation pour surmonter les obstacles au développement des groupes marginalisés, en répondant aux besoins sociaux, spirituels, intellectuels et économiques. Cela comprendra la mise en œuvre d’une approche ministérielle fondée sur les droits et d’un modèle d’intervention durable axé sur les résultats.
5. Superviser la mise en œuvre des procédures financières, administratives et de gestion des ressources humaines, visant à aligner les capacités du personnel disponible sur les besoins, à externaliser le personnel qualifié et compétent pour la gestion du projet et à renforcer les capacités du personnel impliqué dans le programme.
6. Augmenter la visibilité des programmes du Bon Pasteur et accroître les initiatives de plaidoyer sur la scène mondiale du développement et de la coopération, notamment en créant un lien avec les bureaux Justice et Paix du Bon Pasteur.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS :

Gestion financière et surveillance
1. Assurer la surveillance de l’administration de tous les systèmes et processus financiers de la province, y compris les grands livres généraux, les comptes internes, les comptes créditeurs et débiteurs, la paie (y compris toutes les allocations), les remises statutaires, les assurances, la surveillance budgétaire. , et d’autres systèmes et
processus financiers, selon les besoins.
2. Diriger la mise en œuvre de systèmes, de politiques et de procédures pour garantir que toutes les transactions financières sont surveillées pour vérifier leur conformité aux contrôles internes.
3. Maintenir la comptabilité, les rapports financiers, les contrôles financiers et les systèmes d’information pour garantir des enregistrements adéquats, des autorisations appropriées de transactions et protéger les actifs.
4. Assurer la supervision financière et la gestion financière, y compris la budgétisation, la planification financière stratégique, les prévisions et la préparation de rapports ad hoc et périodiques.
5.Assurer un leadership au personnel financier et administratif au niveau du programme grâce à une communication, un examen et un soutien efficaces.
6. Analyser et présenter les rapports financiers de manière précise et en temps opportun ; communiquer clairement les états financiers mensuels et annuels ; rassembler les documents de reporting financier pour tous les segments de donateurs et superviser toute la comptabilité financière, des projets/programmes et des subventions.
7. Coordonner et assister les auditeurs externes lors de leurs travaux d’audit sur le terrain. Veiller à ce que toutes les dates limites des états financiers vérifiés soient respectées, conformément aux exigences de déclaration de la province.
8. Mettre à jour et mettre en œuvre toutes les politiques financières et pratiques comptables nécessaires ; améliorer le manuel global de politiques et de procédures du service des finances.
9. Communiquer et présenter efficacement les questions financières critiques au conseil d’administration et fournir des informations et des recommandations financières pour soutenir la prise de décision stratégique.
10.Fournir une formation et un encadrement réguliers au personnel sur les réglementations des donateurs, les systèmes de gestion des subventions, la gestion financière, les achats et les procédures RH et administratives.
11.Superviser directement les directeurs financiers du service comptable ; actuellement stationné au Kenya, en Ouganda et en RDC.
12. Entretenir et superviser les systèmes bancaires de la province (y compris, mais sans s’y limiter, les comptes, relevés, registres et arrangements institutionnels), ainsi que maintenir les arrangements d’assurance de la Congrégation.
13.Aider, soutenir et conseiller les coordonnateurs du programme en ce qui concerne les questions financières, les systèmes et les processus liés aux opérations des entreprises sociales des programmes.
14.Gérer les comptes bancaires et surveiller les rapprochements, les transactions, y compris les virements électroniques, le renouvellement des certificats de dépôt et le suivi des autorisations de signature.
15. Conseiller et maintenir les investissements, les instruments financiers, les prêts (groupes de microfinance pour les femmes), les dispositions des accords de donateurs (financiers) et autres questions connexes des congrégations.
16.Assurer le respect en temps opportun et précis de tous les régimes statutaires, réglementaires et politiques en ce qui concerne les questions financières et connexes (y compris, mais sans s’y limiter, les exigences en matière de versement des impôts et d’assurance).
17.Élaborer des plans pour aborder les domaines d’opportunité au sein de la santé financière et des processus financiers de l’ECAP.
18.Évaluer et donner des conseils sur l’impact de la planification à long terme, de l’introduction de nouveaux programmes/stratégies et des mesures réglementaires.
19.Analyser de manière cohérente les données financières et présenter des rapports financiers de manière précise et en temps opportun ; communiquer clairement les états financiers mensuels, trimestriels et annuels ; surveiller les progrès et les changements et tenir la direction au courant de la situation financière des programmes ECAP.
20.Participer à des réunions régulières de direction pour discuter de l’orientation des programmes ECAP et présenter les données financières.
21.Communiquer clairement et directement avec les gestionnaires financiers concernant les attentes en matière de performance financière et la responsabilité.
22.Offrir une formation au personnel dans les domaines de l’élaboration du budget, de la gestion budgétaire, de la responsabilité financière, des procédures financières et bien plus encore, et développer les employés en vue d’un avancement futur lorsque cela est possible.
23. Travailler en étroite collaboration avec la direction de l’ECAP et le conseil d’administration pour :
a) Tenir, analyser et interpréter le grand livre général de tous les fonds ;
b) Gérer la préparation et l’analyse des rapports financiers sur une base mensuelle et selon les besoins.
c) Élaborer un processus fiable de projection des flux de trésorerie et un mécanisme de reporting qui comprend un seuil de trésorerie minimum pour répondre aux besoins opérationnels.
4. Gestion des budgets et surveillance des subventions
24. Superviser l’élaboration des budgets des propositions en collaboration avec l’équipe d’élaboration des propositions.
25. Veiller à ce que des informations financières précises et opportunes soient fournies par le biais des systèmes de gestion des subventions.
26. Prévoir, planifier, élaborer et organiser des budgets fiscaux. Mettre en œuvre, diriger et évaluer la performance financière de l’organisation.
27.Entreprendre la préparation et la coordination du budget annuel du MDO de la province avec le directeur financier.
28. S’assurer que tous les budgets sont établis dans le cadre du plan de programme/des objectifs stratégiques et examiner tous les budgets de programme avant de les envoyer au GSIF et à d’autres agences externes.
29.Amélioration continue du processus budgétaire grâce à la formation des responsables de programme sur les questions financières ayant un impact sur leurs budgets.
30. Veiller à ce que tous les fonds des donateurs soient utilisés dans le cadre des exigences budgétaires convenues sur la base des accords respectifs et que les rapports soient examinés et partagés à temps.
31. Assurer l’alignement des rapports financiers des donateurs et des rapports narratifs. Gestion des ressources humaines et conformité aux politiques.
32. Soutenir la garantie que les politiques et procédures en matière de ressources humaines sont maintenues, communiquées et mises en œuvre.
33. Veiller à ce que les dossiers précis des employés soient tenus et mis à jour régulièrement à tous les niveaux du programme, y compris les congés, les dossiers personnels du personnel.
34. Gérer l’ensemble du cycle de vie des employés en mettant en œuvre et en maintenant des systèmes liés au recrutement, à l’intégration, à la gestion des cas, à la communication du personnel et à la gestion des départs du personnel, etc. 35.Assurer
la bonne administration de la paie. En toute confidentialité, préparer et maintenir à jour la paie des employés et traiter la paie des employés conformément aux directives stipulées en matière de ressources humaines.
36. En liaison avec le directeur, s’assurer que tous les avantages sociaux du personnel sont gérés conformément aux directives des ressources humaines et financières de l’ECAP, et veiller à ce que toutes les déductions statutaires soient dûment versées dans le strict respect de la loi, par exemple NHIF, NSSF, PAYE, WIBA et NITA.

RELATIONS

Internes : Relève du Directeur-MDO et entretient le contact avec les responsables de programme pour fournir
une assistance technique en matière d’opérations financières ; interagir régulièrement avec le directeur et le conseil d’administration pour élaborer des politiques fiscales et des budgets, et présenter des rapports réguliers à titre consultatif. Diriger, consulter et conseiller les employés, les membres du conseil d’administration, les bénévoles et les membres de la communauté de l’organisation sur tous les aspects financiers, selon les besoins.
Externe : Maintenir le contact avec les auditeurs externes, les fournisseurs, les compagnies d’assurance et d’autres groupes.

MESURE DU RENDEMENT

•Qualité, précision, ponctualité, fiabilité et minutie du travail effectué.
•Gagne la confiance et le respect du conseil d’administration, de l’équipe de direction et du personnel.
•Excellentes aptitudes de communication.
•Réactif aux demandes et aux besoins d’information de la Congrégation.
• Leader exemplaire.
• Bien-fondé des décisions d’affaires prises. Un résolveur de problèmes. Penseur créatif. Joueur d’équipe,
•Engagé et fidèle à l’organisation.
•Maintient les informations confidentielles.
•La performance se traduit continuellement par des audits propres et des opinions « non modifiées » par les auditeurs externes.
• Développe, révise et surveille le respect des politiques financières de l’organisation.
• Rapports précis, opportuns et d’une manière que les non-comptables peuvent facilement lire et comprendre.
• Les budgets sont surveillés en permanence pour détecter les dépenses excessives ou insuffisantes.
• Planifie de manière appropriée les ajustements budgétaires nécessaires.
•Nouvelles subventions et contrats examinés pour en vérifier la conformité.
• Soumet l’audit accepté avant la date limite.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

•Maîtrise (MA) préférée en finance ou en comptabilité ou formation équivalente en administration des affaires et expérience comptable d’un cycle complet.
•Être titulaire du CPA (K) et membre de l’ICPAK.
•Un minimum de sept (7) années de pratique comptable progressive dans une institution réputée avec une expérience éprouvée en matière de gestion financière et de subventions dans un environnement automatisé.
•Expérience professionnelle en gestion des fonctions comptables dans une organisation à but non lucratif.
• Compréhension approfondie des principes comptables régionaux et internationaux pour les organisations à but non lucratif, connaissances et expérience des comptes créditeurs, des comptes clients, de la facturation et du grand livre général.
• Compétences et solide expérience des systèmes financiers, des rapports financiers, de la planification financière et commerciale, de la préparation du budget et du respect des normes et exigences statutaires, réglementaires et autres politiques.
•Capacité à analyser, interpréter, résumer et présenter avec précision des informations financières.
•Expérience dans le suivi et l’examen du budget, avec la capacité de suivre les dépenses budgétaires.
• Maîtrise de l’informatique et capacité de travailler avec des feuilles de calcul Excel et des outils d’analyse, notamment des progiciels de comptabilité.

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES

•Engagement à servir la mission de réconciliation, de compassion et de justice de la Congrégation, à promouvoir la dignité de toutes les personnes, en particulier celles qui vivent dans des situations de pauvreté, de violence, de traumatisme et d’abus.
•Résultats orientés vers son propre rôle et celui de l’équipe, conformément aux priorités organisationnelles, détermination, passion et motivation pour un travail de haute qualité.
•Travailler avec d’autres, dans un environnement d’équipe, recevoir et fournir des commentaires, contribuer au succès de l’équipe et gérer les conflits s’ils surviennent.
• Capacité à travailler dans un environnement multitâche exigeant, auto-supervisé et dans des délais serrés et clairs.
• Intégrité, honnêteté et confidentialité démontrables ; et capacité à traiter avec tact et discrétion les situations, les personnes et les informations.
•Capacité à travailler dans un environnement multiculturel avec un haut degré de flexibilité et d’adaptabilité à différents contextes.
•Excellentes compétences en communication verbale et écrite, en anglais et en swahili. Parler français est un atout supplémentaire.
• Compétences interpersonnelles démontrables, résolution créative de problèmes et compétences en matière d’éthique et de gestion des conflits.
•Grande attention aux détails et un haut niveau de précision.