inSupply Health recherche un Conseiller en subventions et conformité au Kenya.*

Description:

inSupply Health est une société de conseil en santé d’Afrique de l’Est qui conçoit des solutions de chaîne d’approvisionnement centrées sur les personnes, évolutives et durables. Nous nous concentrons sur l’optimisation de la visibilité et de l’utilisation des données, le développement de la main-d’œuvre et l’amélioration continue des performances. inSupply fonctionne comme une entreprise sociale, visant la durabilité de l’entreprise tout en réalisant notre mission sociale. Notre objectif est de transformer les solutions à court terme de la chaîne d’approvisionnement en solutions durables qui transcendent les projets ou les flux de financement spécifiques. Notre travail se concentre sur la démocratisation de l’accès à un apprentissage et à des innovations de qualité, abordables et contextualisés en matière de chaîne d’approvisionnement afin que les acteurs locaux et régionaux de la chaîne d’approvisionnement puissent améliorer la performance et l’efficacité de leurs chaînes d’approvisionnement et de leurs systèmes de santé pour obtenir de meilleurs résultats en matière de santé.

inSupply Health a son siège à Nairobi, avec un bureau à Dar Es Salaam et est affilié au JSI Research & Training Institute, Inc. (JSI). Notre équipe de consultants locaux dynamiques travaille en étroite collaboration avec des clients des secteurs public et privé pour concevoir des systèmes de chaîne d’approvisionnement optimisés, réactifs et résilients qui fournissent des produits de santé essentiels tels que des médicaments antipaludiques et anti-VIH, des vaccins et des contraceptifs dans des contextes complexes. Nous sommes pionniers dans des approches innovantes en prenant des méthodologies éprouvées du secteur commercial pour les adapter au contexte, mais nous co-créons également des solutions avec nos clients afin qu’ils puissent s’approprier, mettre en œuvre et améliorer continuellement leurs systèmes de manière indépendante sur le long terme.

Qui recherchons nous:

Le conseiller en subventions et conformité fait partie intégrante de l’équipe Finances et opérations sous la supervision du directeur régional, Finances et opérations. Ce poste collaborera étroitement avec d’autres membres clés de l’équipe F&O pour parvenir à une mise en œuvre réussie et efficace des activités du projet pour les bureaux nationaux du Kenya et de la Tanzanie et pour les autres succursales auxquelles inSupply peut s’étendre. La principale responsabilité de ce poste est de diriger et de coordonner de bout en bout les processus de gestion et de reporting des subventions. En outre, le rôle garantira que les conditions générales des subventions sont respectées, correctement documentées et conformes aux politiques de gestion des subventions d’inSupply Health et aux réglementations respectives des donateurs. Le conseiller en subventions et conformité est également directement responsable des aspects administratifs des subventions accordées aux organisations bénéficiaires, y compris l’assistance aux activités de diligence raisonnable, la préparation et la révision des accords, l’examen des factures et des rapports financiers, et la tenue des dossiers de subventions. Le rôle soutiendra également le directeur régional des finances et des opérations et aidera à gérer la réponse d’enquête d’inSupply Health aux allégations de mauvaise conduite, de fraude, de gaspillage et d’autres problèmes de conformité pour les fournisseurs, les employés et les partenaires. Ils fournissent une assistance au personnel bénéficiaire dans leur domaine de spécialité et répondent aux questions et problèmes moyennement complexes des employés/directions sur la base d’une connaissance avancée du domaine. et aidera à gérer la réponse d’enquête d’inSupply Health aux allégations de mauvaise conduite, de fraude, de gaspillage et d’autres problèmes de conformité pour les fournisseurs, les employés et les partenaires. Ils fournissent une assistance au personnel bénéficiaire dans leur domaine de spécialité et répondent aux questions et problèmes moyennement complexes des employés/directions sur la base d’une connaissance avancée du domaine. et aidera à gérer la réponse d’enquête d’inSupply Health aux allégations de mauvaise conduite, de fraude, de gaspillage et d’autres problèmes de conformité pour les fournisseurs, les employés et les partenaires. Ils fournissent une assistance au personnel bénéficiaire dans leur domaine de spécialité et répondent aux questions et problèmes moyennement complexes des employés/directions sur la base d’une connaissance avancée du domaine.

Responsabilités:

Gestion et conformité des subventions :

Veiller à ce que les subventions ou les contrats soient bien administrés et que les équipes de programme et de soutien soient pleinement informées des réglementations de conformité des donateurs et des procédures inSupply pertinentes pour soutenir une mise en œuvre sur la bonne voie, dans les délais et dans le respect du budget.
Élaborer des accords de sous-subvention et de sous-traitance et garantir que toutes les exigences préalables à l’attribution sont remplies avant l’émission de l’accord. Coordonner le suivi régulier des subventions, en utilisant des outils de gestion des subventions appropriés et en facilitant et en soutenant des réunions régulières et opportunes d’examen, d’ouverture et de clôture des subventions.
Superviser le système complet de gestion et de classement des informations, en veillant à ce que les documents contractuels, les rapports et les correspondances clés des donateurs soient classés de manière cohérente et fréquente.
Maintenir une compréhension large et approfondie des politiques, réglementations et procédures pertinentes des donateurs et apprendre rapidement la même chose pour les nouveaux donateurs, si nécessaire.
Fournir un soutien en matière de budgétisation et d’autres subventions et financements au directeur régional des finances et des opérations, aux équipes inSupply et JSI Finance & Operations, y compris au nouveau domaine d’activité, aux gestionnaires d’activités et aux coordinateurs de flux de travail.
Veiller à ce que des canaux efficaces de communication interne et externe concernant les subventions soient établis et respectés, en confirmant que la haute direction et les responsables techniques comprennent les protocoles de communication des donateurs et fournissent des copies de la correspondance pour les dossiers.
Identifiez de manière proactive les risques de conformité dans l’ensemble du portefeuille et conseillez les programmes, les équipes de support et la haute direction sur les actions nécessaires.
Étudier tous les accords et demandes de sous-traitance et de subvention proposés pour garantir le respect des termes du contrat et des accords de subvention entre inSupply Health et ses donateurs/bailleurs de fonds.
Collaborer avec l’équipe des finances et des opérations pour garantir que les processus et systèmes clés sont en place pour gérer les évaluations des risques liés aux subventions, la conformité financière des donateurs et les processus de gestion des rapports.
Participer au développement et à la maintenance de la base de données de gestion des subventions du projet sur Microsoft Business Central et suivre l’état des rapports, des livrables et des paiements des sous-subventions.
Surveiller l’état des sous-subventions et examiner les rapports et les livrables des sous-bénéficiaires pour garantir le respect des accords de subvention, des politiques et des réglementations des donateurs.
Coordonner le processus de reporting des subventions et des contrats en garantissant une soumission en temps opportun au donateur/primaire.
Identifier les domaines de conformité pour les sous-bénéficiaires et fournir un renforcement des capacités organisationnelles si nécessaire
Soutenir le directeur régional des finances et des opérations pour garantir que les manuels de politiques et de procédures sont à jour et signés. Fournir une formation interne au personnel pour améliorer le respect des procédures établies.
Soumettre des rapports mensuels au responsable régional des finances et des opérations sur l’état des contrôles internes dans tous les pays d’opérations, mettant en évidence les domaines à haut risque, les défis ou les problèmes qui peuvent survenir ;
Effectuer des examens périodiques des pratiques et des systèmes de travail dans les domaines des finances, des ressources humaines et des opérations et proposer des domaines pour renforcer les processus et les procédures.
Assurer la liaison avec le personnel pour identifier les goulots d’étranglement ou les améliorations de processus possibles dans le cadre des politiques d’inSupply Health.
Effectuer d’autres tâches déterminées par le directeur régional des finances et des opérations.

Compétences et qualifications essentielles

Master en finance, comptabilité ou autre domaine pertinent;
Expert-comptable agréé (CPA);
Au moins huit (8) années d’expérience de niveau supérieur progressivement augmentée dans la gestion de subventions pour une organisation à but non lucratif;
Expérience substantielle avec QuickBooks, les logiciels de comptabilité Microsoft Business Central, Excel et Google Workspace;
Expérience dans l’établissement de partenariats efficaces avec des bénéficiaires de subventions ;
Expérience dans la gestion de projets USAID, Gates ou d’autres projets financés par des donateurs
Expérience en gestion de subventions avec des entités du secteur public, de préférence ;
Excellentes compétences en matière de travail d’équipe et de consolidation d’équipe ;
Communicateur fort, proactif et clair, tant verbalement que par écrit ;
Bonnes compétences interpersonnelles; capacité à travailler dans un environnement multiculturel et multiethnique avec sensibilité et respect de la diversité;
Penseur critique doté de compétences exceptionnelles en résolution de problèmes, exceptionnellement motivé et organisé;
Haut niveau de précision démontrée et souci du détail.

Comment s’inscrire:

Il s’agit d’un poste à temps plein basé à Nairobi, au Kenya. Les candidats intéressés doivent soumettre leur CV et leur lettre de motivation. inSupply examinera les CV sur une base continue. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

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