Avis de recrutement : Diakonie Katastrophenhilfe recrute un Coordonnateur des finances des opérations Bureau régional (h/f), Kenya

Avis de recrutement : Diakonie Katastrophenhilfe recrute un Coordonnateur des finances des opérations Bureau régional (h/f), Kenya

Description

En tant que coordinateur des opérations financières du bureau régional, vous soutenez le responsable des opérations dans la supervision des tâches de back-office (finances, achats et logistique) du bureau régional (RO) qui comprend le bureau multi-pays (MCO) d’Éthiopie, du Kenya et Afrique du sud. Vous collaborerez avec le responsable des opérations pour garantir que les normes et procédures opérationnelles de l’organisation sont systématiquement respectées dans le bureau régional et multi-pays et dans les différents bureaux de la région (Juba, Mogadiscio, Addis-Abeba et Maputo).

Budgétisation et reporting

 Soutenir le responsable des opérations dans l’élaboration du budget opérationnel principal et du budget opérationnel du RO, en assurant l’alignement avec la stratégie financière globale des opérations de Nairobi et de la région.
 Compiler les prévisions de trésorerie pour le RO et consolider les demandes de fonds du bureau 3B pour garantir une planification et une allocation financières précises.
 Fournir une analyse et des informations sur les écarts financiers et budgétaires pour soutenir la prise de décision et l’allocation des ressources.
 Produire des rapports financiers mensuels précis et opportuns pour les dépenses du DS en garantissant le respect des délais de reporting et des normes organisationnelles.
 Consolider sur une base mensuelle le rapport financier du RO et du MCO pour surveiller les dépenses par rapport au budget opérationnel pour un suivi et un contrôle financiers efficaces.

Assurance qualité/Contrôles internes

 Produire, en collaboration avec le responsable des opérations, des formats et des listes de contrôle standardisés pour les contrôles internes suivant les normes et procédures de l’organisation.
 Mettre en œuvre et maintenir des contrôles et des systèmes financiers robustes pour protéger les actifs, prévenir la fraude et garantir l’exactitude et la fiabilité des informations financières.
 Conseiller et soutenir, en collaboration avec le responsable des opérations, les autres bureaux de la région pour qu’ils se conforment aux procédures et normes opérationnelles, si nécessaire également par le biais de visites sur place.
 Mener, en collaboration avec le responsable des opérations, des audits internes réguliers pour évaluer l’efficacité des contrôles internes, identifier tout risque ou irrégularité financier potentiel, recommander des actions correctives si nécessaire et mettre en œuvre des améliorations (dans les opérations de Nairobi) / pour les autres bureaux : suivi de la mise en œuvre.

Supervision d’équipe et renforcement des capacités

 Soutenir le responsable des opérations dans la constitution de l’unité des opérations, formuler des objectifs communs, motiver et soutenir l’équipe pour mener à bien ses tâches.
 Soutenir le responsable des opérations dans la formation et l’encadrement du personnel des bureaux de la région sur les meilleures pratiques financières et opérationnelles, garantissant un haut niveau de compétence au sein de l’équipe.
 Superviser et guider l’assistant de bureau, en assurant la bonne exécution des tâches.
 Résoudre de manière proactive les problèmes de performance grâce à des commentaires constructifs et à un coaching en temps opportun.
 Comptables embarqués et mentors pour les projets régionaux.
 Soutenir/former les organisations partenaires dans leurs systèmes de contrôle interne et leurs systèmes de responsabilité de projet (en fonction des besoins).

Stratégie et planification

 Soutenir le gestionnaire des opérations en fournissant une contribution stratégique à l’élaboration et à la mise en œuvre des buts et objectifs du bureau.
 Soutenir le responsable des opérations dans la planification à long terme et la durabilité des opérations RO et MCO.

Comptabilité

 Coordonner et maintenir des registres financiers précis, superviser la bonne tenue des livres de comptes du bureau de Nairobi.
 Effectuer des rapprochements bancaires et de trésorerie réguliers, ainsi que des rapprochements de soldes de fin d’année et ponctuels.
 Rapprochement et gestion des comptes recevables et créditeurs, en supportant le responsable des opérations dans ces efforts.
 Examiner et authentifier minutieusement les factures et les documentations des entrepreneurs et des fournisseurs avant de les traiter.
 Soutenir le responsable des finances/des ressources humaines/de l’administration dans la préparation de la paie, y compris les déductions pour la sécurité sociale, le NHIF, les impôts et autres avantages sociaux pour tous les employés basés à Nairobi, en garantissant le respect des exigences légales.
 Gérer le fichier de données et assurer une maintenance méticuleuse des copies électroniques et papier des documents et rapports financiers.
 Coordonner avec le responsable des opérations lors des audits internes et externes, en facilitant la participation et en assurant une coordination efficace.
 Examen régulier des registres des immobilisations pour garantir leur exactitude et leur exhaustivité. Examen des réservations effectuées dans le système financier pour garantir une saisie précise des données et effectuer les processus de clôture de fin de mois dans le système comptable.
 Surveiller la petite caisse et les soldes bancaires pour assurer la liquidité du RO, en tenant des registres méticuleux et en respectant la réglementation financière.
 Gérer la facturation et le règlement inter-entreprises/inter-projets.
 Gérer les opérations bancaires de l’organisation et agir en tant qu’agent principal de l’organisation auprès de la banque.

Approvisionnement/Logistique

 Participer à la pré-qualification des fournisseurs en évaluant leurs capacités et leur adéquation aux exigences de l’organisation.
 Participer à la réalisation régulière d’inventaires/comptes d’actifs pour maintenir des registres précis et éviter les écarts.
 Vérifier si la documentation d’approvisionnement est complète, exacte et conforme au processus d’approvisionnement et suit les normes et procédures de l’organisation.

Audit

• Diriger l’audit institutionnel annuel du bureau régional et assurer la soumission en temps opportun des rapports au conseil d’administration de l’ONG.
• Préparer tous les audits qui pourraient être effectués sur le bureau régional, y compris les audits de projet et les contrôles de conformité du bureau de type 1.

Capacité de pointe pour les finances des partenaires, selon les besoins

Éducation et qualifications professionnelles

 Un baccalauréat en finance, comptabilité, administration des affaires ou dans un domaine connexe est souvent requis, et une certification professionnelle pertinente (telle que CPA, CMA ou ACCA) serait avantageuse.
 Une maîtrise dans un domaine pertinent peut être un avantage supplémentaire.
Aptitudes et compétences/qualifications
• Au moins 7 années d’expérience professionnelle pertinente en gestion financière et opérationnelle, de préférence dans un contexte multi-pays ou international.
 Solides compétences en gestion financière et en comptabilité, y compris en matière de budgétisation, d’analyse et de reporting.
 Expérience dans la mise en œuvre et le maintien de contrôles financiers robustes.
 Capacité à maintenir des dossiers et des rapports financiers précis et à jour.
 Expérience avérée dans la supervision des processus d’approvisionnement.
 Solides compétences en matière de team building : capacité à constituer une nouvelle équipe et à travailler au sein d’une équipe.
 Capacité à s’intégrer dans les structures existantes et à construire en même temps de nouvelles formes organisationnelles avec la sensibilité nécessaire.
 Excellentes capacités de communication et de collaboration avec diverses parties prenantes.
 Solides compétences analytiques avec la capacité d’interpréter des données financières complexes et de fournir des informations exploitables. Compréhension des opérations du secteur à but non lucratif, en particulier dans des contextes internationaux ou humanitaires.
 Compréhension approfondie de la mission et des valeurs de l’organisation pour soutenir ses initiatives régionales.
 Bonne compréhension de la programmation humanitaire et expérience de la gestion des subventions et des systèmes de responsabilisation au niveau des programmes/projets.
 Maîtrise avancée de MS Excel pour l’analyse des données et la création de rapports.
 Maîtrise des systèmes comptables.
 Adaptabilité et résolution de problèmes – Capacité à s’adapter à des situations changeantes et à relever efficacement des défis complexes.
 Sensibilité culturelle à divers contextes culturels et sociaux, en particulier dans un bureau multi-pays.

Informations supplémentaires

• Une expérience dans les contextes de l’Afrique de l’Est et de l’Afrique australe est avantageuse.
• Volonté de voyager régulièrement dans la région.