Plan International recrute un Agent RH temporaire - Centre de Services Partagés au Kenya.

Plan International recrute un Agent RH temporaire – Centre de Services Partagés au Kenya.

À PROPOS DU RÔLE

L’agent des ressources humaines de SPC agira en tant qu’administrateur clé du système SIRH, garantissant que les données du système et les dossiers du personnel sont exactes et à jour. Il / elle sera également responsable de l’administration des avantages sociaux des employés, de la paie et des paiements du personnel hors paie ainsi que d’autres services de soutien administratif pour fournir les services RH transactionnels connexes pour SPC.

RESPONSABILITÉS ET PRINCIPALES ACTIVITÉS DE TRAVAIL

Assurance et prestations médicales 30 %

Traiter en temps opportun l’inscription et la suppression du personnel du client sur les avantages pertinents, y compris les soins médicaux, GLA/GPA/WIBA/Fonds de prévoyance.
Fournir un soutien régulier pour garantir que le personnel du client a accès aux avantages et tenir à jour les registres d’utilisation.
Suivi régulier des réclamations médicales/remboursements auprès du personnel client.
Renforcer les capacités et fournir des mises à jour régulières au personnel du client sur l’utilisation et l’administration des diverses prestations d’assurance ;
Coordonner les réapprovisionnements mensuels en temps opportun du fonds ambulatoire, surveiller l’utilisation et soumettre un relevé mensuel des retenues médicales ;
Engagement régulier auprès des courtiers et des administrateurs d’assurance pour assurer la qualité du service fourni ;
Examen de la performance des régimes d’assurance et partage de rapports périodiques avec le client.
Renouvellement dans les délais des régimes d’assurance et d’administration des avantages sociaux.
Concernant le fonds de prévoyance, travailler en étroite collaboration avec le prestataire du régime et le conseil d’administration pour garantir que le personnel client bénéficie du maximum d’avantages ;
Travailler avec le conseil d’administration pour informer le personnel des clients sur les prestations de prévoyance et encourager des cotisations élevées pour maximiser les prestations.
Surveillez l’adhésion du personnel pour vous assurer que le personnel client éligible rejoint le fonds de prévoyance immédiatement après son embauche.
Aider le personnel en cessation d’emploi à accéder à sa prestation de prévoyance sur demande ;
Soutien pour tendre la main au personnel anciennement séparé et qui a pris sa retraite pour accéder à ses prestations de retraite prévoyantes ;
Faciliter le paiement des créances au(x) bénéficiaire(s) en cas de décès.
Générez régulièrement des rapports sur les dossiers du personnel et les avantages sociaux, selon les besoins.

Gestion des dossiers des employés et du SIRH 20 %

S’assurer que tous les nouveaux employés du client remplissent le formulaire de renseignements sur le personnel ;
Ouvrir le dossier personnel du nouveau personnel client ;
Ajout de nouveaux collaborateurs clients au SIRH et inscription à SuccessFactors ;
Documentation régulière des dossiers du personnel des clients tout au long du cycle de vie du personnel dans l’organisation et classement de ceux-ci pour faciliter leur récupération.
Maintenir des dossiers à jour sur une base continue.
Identifiez les dossiers RH à archiver en fonction des changements du personnel du client et assurez-vous que les archives RH sont bien entretenues.
Mettre à jour tous les enregistrements de congés du personnel dans le SIRH.
Lancement des documents de gestion de la performance et accompagnement des collaborateurs et managers sur les processus SIRH associés.
Soutenir le rôle hors des nouveaux modules et des changements dans le SIRH.
Générer et sauvegarder des rapports mensuels des dossiers du personnel à partir du SIRH ;
Fournir régulièrement des informations et des rapports du SIRH selon les besoins au niveau du GH et par d’autres parties concernées.
Agir en tant que membre du comité de santé et de sécurité de PVC et faciliter la mise en œuvre des stratégies de santé et de bien-être.

Administration de la paie 20%

Fourniture en temps opportun de documents pour soutenir le traitement de la paie, y compris les contrats, les mouvements de personnel et les lettres de cessation d’emploi ;
Veiller à ce que les nouvelles recrues soumettent les documents relatifs à la paie à temps et se coordonnent avec SSC Finance.
Effectuer des changements de personnel sur une base mensuelle afin de préparer la paie et de la soumettre à SSC – Finances avant le 10 de chaque mois.
S’assurer que tous les employés sont inscrits et disposent de comptes sur le système Perpay et que tous leurs numéros et détails statutaires sont téléchargés à des fins de paie ;
Assurer la liaison régulière avec les prestataires de services (Netcom) en cas de problème lors de l’exécution de la paie ou lors des transitions.
Faciliter le dédouanement du personnel et traiter leurs cotisations finales.

Recrutement 15%

Recevez des formulaires de demande de recrutement entièrement autorisés pour le personnel temporaire et facilitez la demande.
Aider à augmenter les relations publiques pour les annonces de postes vacants dans les journaux quotidiens, télécharger les postes vacants sur des sites Web et les partager largement.
Superviser les tests écrits en consultation avec le coordonnateur des ressources humaines de SSC, Recrutement.
Compiler les documents relatifs aux candidats sélectionnés auprès du panéliste et assurer.
Accusé de réception complet (signatures annexées) des notes d’entretien.
Accompagnement dans la préparation des dossiers de recrutement en vue de la préparation des séances d’entretiens.
Soutien à la vérification des références des candidats retenus, conformément à la politique de référence internationale de Plan.
Soutenir le coordonnateur des ressources humaines de SPC, Recrutement, pour envoyer un dossier d’information sur les employés aux candidats retenus.
Envoyez la liste de contrôle préalable à l’emploi aux candidats retenus en vous assurant qu’ils fournissent les documents pertinents avant la date de reporting.
De temps en temps, facilitez les séances d’entretien en étant le représentant du SSCHR au sein du panel.

Intégration et orientation 5 %

Inscription des documents de politique de Plan International pour tous les nouveaux employés des clients.
Organiser l’orientation et l’intégration du nouveau personnel client.
Faciliter le traitement des cartes d’identité du nouveau personnel ;
Créez des dossiers pour le nouveau personnel du client avec toute la documentation pertinente lors de l’intégration.
Orientation du nouveau personnel et support continu du service client sur le SIRH.
Assurez-vous que le personnel est conscient des politiques et procédures pertinentes et des implications de leur non-respect.

Gestion des contrats 5%

Fournir un préavis au client lors de la confirmation du renouvellement ou du non-renouvellement du contrat ;
Veiller à ce que le personnel client qui a terminé sa période de probation reçoive des lettres de confirmation ou de cessation d’emploi conformément aux instructions du client.

Protection des enfants et des jeunes (Sauvegarde) et Égalité de genre et inclusion (GEI) (5 %)

Comprendre et mettre en pratique les responsabilités en vertu des politiques de sauvegarde et de GEI et du Code de conduite (CoC) de Plan International, en veillant à ce que les préoccupations soient signalées et gérées conformément aux procédures appropriées.
Veiller à ce que le personnel de mise en œuvre du programme au bureau de pays et sur le terrain soit correctement formé et comprenne son rôle dans le respect des politiques de sauvegarde et de GEI de Plan International.
Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International en matière de protection des enfants et des jeunes, d’égalité des genres et d’inclusion soient pleinement intégrées dans la conception du projet, pendant la mise en œuvre et en tant que principes appliqués dans le travail quotidien de l’équipe du programme.
Veiller à ce que Plan Kenya contribue aux efforts mondiaux de Plan International pour assurer la sauvegarde et le GEI, notamment en veillant à ce que les rapports et les données pertinents soient soumis.

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

Qualifications/expérience indispensables :
• Un baccalauréat en ressources humaines ou dans un domaine connexe avec un diplôme supérieur en gestion des ressources humaines.
• Adhésion à l’IHRM.
• Au moins 3 ans d’expérience pertinente dans le domaine RH.
• Connaissance des systèmes RH en ligne.
• Solides compétences en communication, tant verbalement que par écrit.
• Capacité à négocier, à tous les niveaux du bureau régional et en dehors des relations hiérarchiques.
• Solides compétences en communication, tant verbalement que par écrit.
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à établir rapidement des relations et des réseaux solides à tous les niveaux au sein du bureau régional.
• Compétences d’écoute, de coaching et de conseil.
• Capacité à soutenir et à gérer le changement efficacement.

Langues requises :
Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais.

Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous.

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