Christian Health Association of Kenya-CHAK recherche un Stagiaire en Achats et Administration, Nairobi, Kenya

La Christian Health Association of Kenya-CHAK recherche un stagiaire en achats et en administration pour être basé au bureau de Nairobi. Le stagiaire sera responsable du soutien global efficace et efficient aux besoins des programmes en matière de mise en œuvre des stratégies, procédures et outils d’approvisionnement, de logistique et de gestion des équipements/actifs/inventaires sur le terrain, par la coordination et la coopération avec tout le personnel du projet, les partenaires de mise en œuvre et les bénéficiaires.

Principales responsabilités et devoirs

1. Examiner les demandes d’achat en s’assurant de l’adéquation des détails et des spécifications et obtenir des informations/documentations supplémentaires si nécessaire.
2. Coordonner les services généraux d’administration du bureau, de gestion et d’entretien des actifs, de sécurité, d’assurance et de gestion des dossiers.
3. Fournir des conseils aux programmes et aux départements sur les questions liées aux achats et aider à élaborer des solutions appropriées, si nécessaire.
4. Participer à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’interprétation des politiques et procédures d’approvisionnement et de logistique.
5. Gérer la présentation et le classement des documents d’approvisionnement pour faciliter la soumission des rapports, l’analyse factuelle et le suivi des achats.
6. Assurez-vous que les paiements des fournisseurs sont accompagnés des documents appropriés avant de les soumettre aux Finances pour règlement.
7. Participer aux rapports hebdomadaires pour le service des achats et de l’administration.
8. Tenir le journal de la flotte et développer une rotation pour garantir l’efficacité et l’utilisation rentable de la flotte, y compris le service/la maintenance et surveiller la consommation de carburant.
9. Gérer la communication avec les fournisseurs et le personnel pour faciliter la mise en œuvre des procédures d’approvisionnement.

Qualifications

• Qualifications académiques et professionnelles :
• Baccalauréat ou diplôme dans un domaine lié aux affaires.
• Membre du Kenya Institute of Supplies Management ou d’un autre organisme professionnel pertinent.

Compétences et attributs

• 1 an d’expérience préalable.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
• Techniques de négociation
• Compétences en gestion de flotte.
• Indépendance
• Connaissance des règles et réglementations des donateurs en matière de passation des marchés et de gestion des fonds.
• Connaissances informatiques
• Compétences en planification et en organisation