Office des Nations Unies à Nairobi(UNON) lance un avis d’appel à la candidature de stage au poste d’Achats et soutien administratif, Nairobi, Kenya 

Devoirs et responsabilités

• Aider à l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les sous-traitants externes pour les services externalisés, sous la direction des chefs d’équipe respectifs.
• Aider à surveiller les besoins des clients de la section des achats et les actions en attente.
• Aider à l’audit des processus de sollicitation et s’engage à accélérer le processus.
• Aider au suivi des paiements des fournisseurs en raison des processus d’approvisionnement et rédiger la correspondance de routine sous la direction des chefs d’équipe respectifs.
• Aider à la révision des spécifications, à la préparation des documents d’appel d’offres et à l’évaluation des offres.
• Aider à la préparation des rapports, des documents d’appel d’offres et des contrats.
• Aider à l’évaluation des offres et à l’analyse de comparaison des prix/devis ;
• Aider à la réception, à la vérification et à l’acceptation des biens et services achetés au nom des organisations partenaires. Administration générale et soutien aux opérations.
• Aider l’équipe des opérations à assurer la bonne organisation, la mise en œuvre, le suivi et le contrôle des actions d’approvisionnement en cours, sous la direction des chefs d’équipe respectifs.
• Aider au suivi quotidien des mesures d’approvisionnement en liaison avec les chefs d’équipe respectifs.
• Aider les équipes respectives à classer les documents, à les dactylographier, à les copier et à prendre des minutes.
• Participer au service client quotidien à la réception et rédiger la correspondance du bureau.
• Maintenir et mettre à jour les demandes des clients entrants et les délais de livraison.
• Aider à la réception et à l’inspection des envois destinés à la section des achats.
• Aider à préparer la correspondance de routine du bureau et à entreprendre d’autres tâches administratives de bureau que les chefs d’équipe respectifs peuvent confier.
• Aider à la préparation de la correspondance de routine du bureau et entreprendre toute autre tâche administrative de bureau qui peut être assignée par les chefs d’équipe respectifs. Archivage.
• Aider à maintenir une liste centrale des documents transférés aux archives en saisissant les données des documents existants dans le système, selon les directives des chefs d’équipe respectifs.
• Trier et inventorier les anciens dossiers.
• Évaluation des dossiers dans les archives.
• Aider à l’acquisition et à la réception des listes de transfert de dossiers et à l’examen de l’exactitude de la liste de transfert.
• Participer à la conception, à l’amélioration et à la rationalisation des programmes de gestion des archives et des documents.
• Effectuer d’autres tâches assignées par l’équipe.

Qualifications/compétences particulières

• Être inscrits à un programme d’études supérieures (deuxième diplôme universitaire ou équivalent, ou supérieur) ;
• Être inscrit en dernière année universitaire d’un programme de premier diplôme universitaire (niveau minimum baccalauréat ou équivalent) ;
• Avoir obtenu un baccalauréat, une maîtrise, un doctorat ou l’équivalent.
• Avoir des connaissances informatiques dans les applications logicielles standard (Microsoft Office).
• Avoir démontré un vif intérêt pour le travail des Nations Unies et avoir un engagement personnel envers les idéaux de la Charte.
• Avoir une capacité démontrée à interagir avec succès avec des individus d’origines culturelles et de croyances différentes, ce qui inclut une volonté d’essayer de comprendre et d’être tolérant à l’égard d’opinions et de points de vue différents.

Domaines d’études préférés :

• Administration des affaires, comptabilité ou autres domaines connexes Aucune expérience professionnelle n’est requise pour postuler au programme de stages des Nations Unies.
• Votre formation, vos études, vos cours avancés ou vos compétences devraient profiter aux Nations Unies pendant votre stage.
• Une expérience dans les applications logicielles informatiques standard est requise.
• La capacité d’interagir avec succès avec des individus d’origines culturelles et de croyances différentes, ce qui inclut la volonté d’essayer de comprendre et de tolérer les opinions et points de vue différents, est requise.
• Un vif intérêt pour le travail des Nations Unies et un engagement personnel envers les idéaux de la Charte sont souhaitables.

Langues

Texte spécifique au stagiaire