Le poste est situé au Bureau d’appui aux missions de Koweït (KJSO), au Koweït ,Le titulaire du poste relève du président du Comité directeur mixte RSCE/KJSO et assume la responsabilité générale de l’exécution du mandat de KJSO. Le Bureau fournit des services transactionnels efficaces à ses missions clientes dans les domaines des ressources humaines, de la gestion des services de voyage et des opérations financières.
Responsabilités:
Dans le cadre des pouvoirs lui attribués, le chef du bureau KJSO sera responsable des fonctions suivantes :
-Contribuer à la mise en œuvre du mandat de KJSO et ses missions clientes en leur fournissant l’appui administratif, logistique et de gestion nécessaire à l’exécution dudit mandat, notamment dans des domaines tels que le budget, les finances, la gestion des ressources humaines, la logistique, le service courrier, la gestion des services de voyage, des opérations financières, ainsi que de transports, etc.
-Certifier les fournitures du KJSO ainsi que ceux de ses missions clientes.
-Conseiller les bureaux de missions clientes sur toutes les questions touchant les ressources humaines, la gestion des services de voyage et les opérations financières.
-Planifier, organiser, mettre en œuvre, gérer et superviser les activités de tous les services intégrés pour l’administration, les ressources humaines, la gestion des voyages et les opérations financières.
-Fournir une prestation de services optimale et atteindre les objectifs opérationnels et les indicateurs clés de performance (KPI) de KJSO, comme requis par le Comité directeur conjoint RSCE-KJSO et d’autres entités pertinentes du siège. Fournir une mise à jour trimestrielle sur les réalisations, les défis opérationnels et les nouvelles initiatives du Bureau.
-Identifier les stratégies générales requises pour l’élaboration et la mise en œuvre du cadre budgétaire axé sur les résultats qui reflète le programme de travail de KJSO vis-à-vis de ses missions clientes. Aligner et harmoniser la prestation de services de KJSO avec la stratégie de services partagés de l’Organisation.
-Assurer le développement, la préparation, la coordination et le suivi des plans de travail, des stratégies et des programmes de KJSO et coordonner avec ses missions clientes pour obtenir les ressources humaines et financières nécessaires pour les soumissions budgétaires de KJSO.
-Établir un ensemble de politiques, procédures, pratiques, normes et outils solides qui sont conformes aux règlements, règles, politiques et pratiques de l’ONU afin d’assurer une gestion et un contrôle appropriés du budget, de la comptabilité, des ressources financières et humaines.
-Assurer la liaison, négocier et coordonner avec le gouvernement hôte en ce qui concerne les accords entre les Nations Unies et le gouvernement hôte.
-Assurer la coopération et l’intégration des ressources administratives et logistiques afin d’atteindre une plus grande efficacité sans affecter la prestation de services. Surveiller et gérer les OLAs / SLAs entre KJSO et ses missions clientes.
-Fournir des conseils, un soutien et une supervision au personnel de soutien administratif et logistique de haut niveau ainsi que la coordination avec les auditeurs résidents et externes sur les questions et recommandations liées aux services d’audit et d’évaluation, le cas échéant.
-Assurer la fourniture de conseils, d’évaluation des performances, de supervision et de mentorat à tout le personnel de soutien administratif et autre personnel dans les domaines de sa responsabilité.
– Maintenir le bon ordre et la discipline du personnel sous sa supervision générale.
-Représenter le Bureau lors des réunions, du protocole et des cérémonies, etc. Effectuer des tâches connexes selon les besoins, par exemple, fournir des informations aux hauts fonctionnaires en visite des missions ou du Siège, des activités de soutien administratif et technique, etc.
-Effectuer d’autres travaux connexes au besoin
Qualités de chef : Servir de modèle à son entourage ; Armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés ; S’employer avec dynamisme à mettre au point les stratégies opérationnelles requises ; Etablir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis ; Prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable ; S’investir dans le changement et le progrès; ne pas se cantonner dans le statu quo ; Avoir le courage de prendre des positions impopulaires ; Assurer l’encadrement et s’engager à tenir compte des impératifs de parité des sexes et à assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail ; faire la preuve de sa connaissance des stratégies et de son souci de parvenir à l’égalité des sexes au sein du personnel.
Hauteur de vue : Discerner les problèmes, les créneaux et les risques stratégiques ; Faire bien comprendre les liens existant entre la stratégie de l’Organisation et les objectifs plus limités du service ; Définir et faire prévaloir une orientation générale qui emporte l’adhésion de ses collègues ; Faire partager sa conviction au sujet des possibilités futures.
Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; Persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; Garder son calme dans les situations de crise ; Souci de la prise en compte du principe de l’égalité des sexes et de la participation sur un pied d’égalité des hommes et des femmes à tous les domaines d’activité.
Souci du client : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; Tenir les clients informés de l’avancement des projets ; Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Sens des responsabilités : Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; Livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; Se conformer aux règles et procédures de l’Organisation ; Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.
Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires ou en administration publique, en gestion des ressources humaines, en finance, en comptabilité ou dans un domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire préalable.
La fonction demande une expérience professionnelle ininterrompue d’au moins dix (10) ans dans l’Administration publique, les finances et budget, dans les ressources humaines ou dans un domaine connexe.
L’expérience avec les Nations Unies ou une organisation internationale dans le domaine est un avantage.
La familiarisation d’avec les règlements et procédures administratifs/financiers de Nations Unies est désirable.
L’expérience dans la gestion des équipes multiples travaillant dans un environnement a haut risque est souhaitable.
Une expérience de travail avec des services partagés est souhaitable.
L’expérience dans la coordination et la gestion managériale des opérations ou activités transitionnelles de l’équipe est désirable.
Le Français et l’Anglais sont les langues de travail dans les Nations Unies. Pour cette position parler avec aisance et écrire correctement l’Anglais est recommandé. La connaissance d’une autre langue de Nations Unies est un atout.
Les candidats déjà placés sur l’une des listes de réserve ne feront pas l’objet d’une nouvelle évaluation, et par conséquent ne seront pas invités à passer d’épreuve ni écrite ni orale.
Seuls les candidats dont le profil a déjà été examiné et ayant été retenus sur liste d’attente par l’organe de contrôle des Nations Unies sont autorisés à postuler à cet avis de vacance. Seuls les candidats présélectionnés inscrits sur les fichiers à des niveaux de responsabilités et de fonctions semblables peuvent être considérés pour ce poste. Les candidats sur liste d’attente reçoivent un e-mail les invitant à déposer leur candidature. Les candidats présélectionnés sont invités à postuler uniquement s’ils sont qualifiés, intéressés et prêts à exercer les fonctions de ce poste au lieu d’affectation précisé dans l’avis de vacance. Postuler à cette vacance de poste implique l’acceptation du poste en cas de sélection. Un candidat qui postule est censé accepter le poste s’il lui est offert.
Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. (Charte des Nations Unies – Chapitre III, Article 8). Le Secrétariat des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.