Description de l’emploi:
WeWorld recrute un responsable financier pays pour la Tunisie et la Libye qui travaillera sous la responsabilité directe du représentant pays en Tunisie et en Libye et sous la supervision technique du responsable financier régional.
Elle/il gérera directement un agent administratif à Tunis et supervisera techniquement 2 collaborateurs (1 agent administratif et logistique à Tunis et 1 agent administratif et logistique à Sebha).
Elle/il travaille en étroite collaboration avec l’équipe de coordination basée à Tunis composée de : le Responsable Logistique Pays, le Coordinateur du Programme Tunisie, le Coordonnateur du Programme Libye et le Coordonnateur Protection et Genre.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
ADMINISTRATION GÉNÉRALE
· Suivre et gérer les livrables et les délais liés aux subventions, aux contrats, aux fournisseurs et aux partenaires
· Surveiller l’administration des subventions pour garantir le respect des exigences en matière de rapports et de dépenses.
· Superviser la conformité des documents administratifs et leur bon classement
· Assurer la fluidité de la circulation des informations et données administratives vers le siège
· Superviser le flux d’informations administratives des partenaires du projet et le respect du protocole d’accord.
COMPTABILITÉ
· Pour chaque domaine d’interventions et pays (Tunisie/Libye), superviser et approuver la comptabilité régulière, y compris les rapprochements mensuels, la clôture mensuelle et annuelle des comptes, les écritures de journal mensuelles.
· Superviser le processus de vérification de la trésorerie et du solde bancaire lors de la clôture des comptes mensuels.
RAPPORT FINANCIER
· Être responsable de la préparation des rapports financiers, en coordination avec le directeur financier régional et l’équipe administrative
· Assurer la conformité des rapports financiers avec les bailleurs de fonds et les règles et procédures internes.
BUDGET ET PLANIFICATION
· Collaborer avec le représentant pays, le coordinateur du programme et les chefs de projet pour élaborer des budgets conformément aux réglementations des donateurs.
· Examiner les conditions administratives/financières des contrats de subvention avant la signature (calendrier de paiement et rapports financiers, etc.)
· Collaborer avec les chefs de projet, les coordonnateurs de secteur et le coordonnateur logistique pour surveiller les dépenses réelles et prévues par rapport au budget afin d’éviter les dépenses insuffisantes et excessives pour les projets ; respecter la règle de flexibilité
· Suivre les flux financiers des projets
· Anticiper les risques financiers, présenter les mises à jour budgétaires et les plans d’atténuation et les signaler au représentant pays.
· Coordonner la préparation et surveiller/mettre à jour en permanence le budget de base de WeWorld pour la Tunisie et la Libye et fournir une analyse aux représentants nationaux en se concentrant sur les lacunes et les risques.
· Participer avec l’équipe de coordination pays à la réflexion sur l’évolution de la mission, et la programmation de nouveaux projets et/ou réorientation
PROCESSUS DE VÉRIFICATION
· Collaborer à la gestion de l’audit financier effectué sur les projets
· Superviser l’audit financier annuel sur la comptabilité générale des autorités locales
· Préparer les informations et être directement responsable de toute évaluation/audit effectué par le donateur sur la procédure administrative de WeWorld
PROCÉDURE
· Concevoir et mettre en œuvre des routines, des procédures et des systèmes administratifs pour accroître l’efficacité
· Mise à jour du manuel opérationnel local pour les deux missions sur la base des procédures WeWorld pour mettre en œuvre les politiques organisationnelles, y compris celles liées à la gestion des ressources humaines.
· Assurer le suivi des procédures d’enregistrement/inscription à jour des missions (Libye & Tunisie) auprès des autorités concernées et des différents services de l’Etat
OPÉRATIONNEL
· Superviser le personnel administratif et financier local pour accomplir les tâches de routine
· Renforcement des capacités du personnel local et des organisations partenaires dans des domaines tels que la gestion financière, les achats et la logistique, l’administration, la bonne gouvernance et la gestion de la responsabilité et de la transparence.
· Paiements de suivi des donateurs et clôture financière du projet (liquidation du contrat)
RESSOURCES HUMAINES
· Participer à l’analyse des besoins et des coûts en matière de personnel, de la rémunération et des avantages sociaux, ainsi que des pratiques d’évaluation des performances.
· Superviser le respect de toutes les réglementations du travail de WeWorld relatives à la paie, à l’assurance maladie, à l’assurance travail et aux avantages sociaux des employés.
· Veiller à ce que tout le personnel national ait des contrats valides, des termes de référence mis à jour et signés.
· Aider le représentant pays à surveiller et réviser, si nécessaire, l’échelle salariale, ainsi qu’à superviser les congés, les vacances, les heures supplémentaires et les obligations contractuelles du personnel.
· Prendre la tête du recrutement du personnel d’appui national (Comptable local pour Tunis)
· Veiller au bon déroulement du recrutement du personnel national selon les procédures nationales
REPRÉSENTATION
· Participer à des réunions inter-administratives avec d’autres OING et ONG (c’est-à-dire le Forum des OING libyennes)
· Assurer la représentation officielle pour la gestion administrative de la Mission auprès des autorités compétentes
Qualifications et connaissances :
· Master ou équivalent en gestion financière/comptable;
· Connaissance des procédures des donateurs institutionnels (AICS, UE, agences des Nations Unies, etc.);
· Bonne connaissance de l’administration financière d’une mission humanitaire;
· Bonne connaissance de MSOffice;
· Maîtrise du français, tant à l’écrit qu’à l’oral;
· Anglais courant, tant à l’écrit qu’à l’oral.
Expérience professionnelle:
· Au moins 3 ans d’expérience spécifique dans des postes financiers/administratifs dans le secteur de la coopération internationale
· Expérience antérieure en gestion administrative et financière de projets d’urgence
· Expérience de représentation auprès des institutions et participation aux réunions de coordination
· Expérience en gestion budgétaire et suivi des procédures logistiques
Compétences et aptitudes
· Compétences en leadership, en planification, en organisation et en travail d’équipe;
· Compétences en formation et en renforcement des capacités;
· Attitude proactive et dynamique;
· Capacité à s’adapter et à travailler sous contrainte, sous pression et dans des contextes complexes et multiculturels;
· Capacité de relations interpersonnelles et d’approche interculturelle;
· Bonnes capacités d’écoute et de communication;
· Bonnes compétences en négociation et en résolution de conflits;
· Fort engagement envers la mission de WeWorld, réel intérêt pour les questions de coopération internationale et de développement;
· Fait preuve d’intégrité en modélisant les valeurs et les normes éthiques des ONG.
Date limite de candidature : 2 novembre 2023