La Banque Européenne d’Investissement recrute un Agent du secrétariat corporatif à Luxembourg.
But
En tant qu’agent de secrétariat (associé), vous prendrez une part active aux activités de secrétariat du comité de direction (CM) afin d’aider cet organe directeur et ses membres à remplir leur rôle d’entreprise, contribuant ainsi à la réalisation des objectifs de la BEI. .
Vous serez responsable de l’exécution des processus clés du secrétariat du MC liés principalement à la préparation, au procès-verbal et au suivi des réunions et des procédures du MC afin d’assurer un soutien de secrétariat efficace et fiable, le respect des délais et le respect des règles, règlements et procédures. Vous rédigerez et préparerez des propositions et des notes de gouvernance selon les exigences de la hiérarchie du Secrétariat et travaillerez avec un degré croissant d’autonomie et d’initiative au fil du temps, en sollicitant des conseils sur des questions sensibles et complexes auprès des superviseurs, et serez responsable du contrôle de la qualité. de sortie pour son propre domaine.
Réseau d’exploitation
L’agent de secrétariat travaille au sein de l’équipe du secrétariat du MC, sous la supervision du chef de la division du secrétariat des organes directeurs au sein du secrétariat général.
Responsabilités
- Soutenir le processus décisionnel du MC, y compris le respect des délais (par exemple, organisation de la réunion, ordre du jour, documents, briefings, procédures écrites, etc.), en étroite collaboration avec les collègues du MCSec et les bureaux du secrétaire général de la BEI, BEI MC membres, le président de la BEI et les directions de la BEI.
- Contribuer au compte rendu des réunions du MC. Cela nécessitera une solide connaissance institutionnelle de la BEI et de ses activités, l’exercice du jugement, la capacité de comprendre et de communiquer des débats complexes de manière claire et concise et d’excellentes compétences rédactionnelles, en particulier en anglais.
- Préparer ou contribuer au besoin à la rédaction de notes, de documents d’orientation sur des enjeux corporatifs (p.
- Veiller à ce que l’exécution globale des processus et du contrôle de la qualité du secrétariat de MC soit sur la bonne voie, et contribuer à l’évaluation, à la mise à jour et au test des contrôles internes (ICF, etc.).
- Préparer des rapports ad hoc à la demande sur les activités liées à MC et d’autres sujets liés à MC.
- Vérifier la qualité et l’exactitude des informations introduites dans les différents systèmes informatiques.
- Proposer, mettre en œuvre et gérer de nouvelles initiatives dans son propre domaine spécifique sur la base des meilleures pratiques (par exemple, rationaliser les procédures de MC).
- Proposer des améliorations et soutenir les processus, procédures, systèmes informatiques, directives et outils de travail du Secrétariat MC pour son propre domaine (par exemple, projet de cadre de contrôle interne et mise à jour des manuels de procédures).
- Traiter les demandes de renseignements et les demandes d’informations provenant d’autres départements/directions au sein de la Banque.
- Coordonner avec les secrétariats d’autres organes directeurs ainsi qu’avec d’autres services pertinents de la BEI et surveiller le processus de travail et les activités pour assurer la préparation et l’envoi en temps opportun des documents dans des délais stricts garantissant une distribution correcte aux membres et services du MC.
- Maintenir le suivi pertinent de la mise en œuvre des décisions du MC.
- Soutenir le partage d’informations aux membres du CS et le dialogue avec les services concernés de la Banque pour assurer un flux efficace de communication/d’informations entre les organes directeurs de la Banque et les services de la Banque.
- Sur demande, fournir un renfort pour les tâches des autres dirigeants des organes directeurs.
- Gérer et traiter les informations et documents à caractère confidentiel.
Qualifications
- Diplôme universitaire (minimum équivalent à un baccalauréat) dans un domaine pertinent, de préférence en économie, finance, droit ou autre discipline pertinente.
- Au moins 3 ans d’expérience professionnelle pertinente au sein d’instances dirigeantes.
- Bonne compréhension de la mission, des objectifs et des activités commerciales de la BEI.
- Bonne compréhension du cadre institutionnel et politique dans lequel opère la Banque et en particulier des processus concernant les organes de gouvernance.
- Bonne connaissance des textes statutaires, politiques et procédures régissant la BEI
- Quelques connaissances dans les domaines du crédit, de la finance, de l’économie.
- Capacité à utiliser les outils standards de MS Office.
- Excellente connaissance de l’anglais et/ou du français (*), avec une bonne maîtrise de l’autre. La connaissance d’autres langues de l’UE serait un avantage.
Compétences
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Date limite de candidature : 8 septembre 2023