La Banque européenne d’investissement recrute un Administrateur principal basé à Luxembourg.
But
L’administrateur (senior) fournira un soutien administratif complet au chef de division et aux autres membres de l’équipe de la division, dans l’ensemble des responsabilités de la division, dans le but de contribuer à l’efficacité et à la performance de l’activité globale de l’équipe.
Réseau d’exploitation
L’administrateur (senior) rendra compte au chef de division et travaillera en étroite coopération avec les chefs d’unités au sein de la division et en bonne collaboration avec les autres membres du personnel administratif du département.
Responsabilités
- Assister le chef de division et les autres membres de la division, dans toutes les tâches administratives :
- Filtrer et distribuer les documents et la correspondance entrants
- Préparer les réponses et/ou assurer un suivi approprié. Distribuer et faire circuler l’information au sein de l’équipe afin d’assister les membres de l’équipe dans l’exercice de leurs fonctions
- Gérer l’agenda du chef de division pour optimiser l’allocation du temps, coordonner l’organisation des réunions et résoudre les demandes contradictoires
- Planifier et organiser activement diverses réunions, y compris les réunions régulières de la division et les sorties/journées à l’extérieur
- Contrôle et suivi des décisions de gestion (Points d’Action) sous la responsabilité de la Division
- Interface avec les contacts internes et externes
- Effectuer le suivi des demandes concernant : l’arrivée/transfert/départ d’un membre de l’équipe ainsi que de consultants externes, les problématiques informatiques, les problématiques de gestion des installations, l’aménagement du bureau, en coordination avec la Division Gestion des ressources opérationnelles (ORM);
- Commander et assurer les fournitures de papeterie de bureau ;
- Soutenir la Division dans la rédaction/finalisation des documents, notes, rapports, supports de présentation et autres communications préparés par la Division afin de garantir une qualité constante et en temps opportun des documents. Les tâches comprennent entre autres :
- Rédiger et/ou finaliser la correspondance, les notes de réunion et autres communications de la Division
- Soutenir la Division dans la préparation et la distribution ultérieure des MC Notes via SmartNote, dans le respect de délais stricts ; superviser le flux de validation dans SmartNote
- Soutenir la préparation de rapports et de statistiques ad hoc ainsi que de matériel de présentation au sein de la Division
- Assurer un système de classement des documents efficace et précis pour la Division suivant les règles de classification interne et assurer la qualité des données
- Enrichir et entretenir le SmartSite de la Division en coopération avec les membres de l’équipe concernés et contribuer à l’administration et au développement du SmartSite du Département.
- Gérer la mise à jour du matériel de présentation des activités de la Division et des Unités respectives en coopération avec les membres de l’équipe concernés,
- Soutenir la Division dans l’envoi de notifications au sein d’OPS en cas de : demandes d’audit interne, évaluations, examen du pipeline OPS PJ, mise en œuvre de procédures, etc.
- Accompagnement à la préparation de la Note au Dossier mensuelle de « Prolongation et annulation de validité des autorisations de signature de prêt (caducite) » ;
- Assurer le soutien nécessaire aux autres adjoints du département ;
- Coopérer avec les autres secrétaires et membres du Département ; le cas échéant, former de nouveaux collègues sur les procédures et processus de la Banque, contribuer à un bon esprit d’équipe et à une bonne atmosphère de travail au sein de la division et du département afin de faciliter la mise en œuvre des tâches dans les délais, la fluidité de l’information et la réalisation des objectifs.
- Faire preuve de flexibilité et coopérer activement pendant les périodes de pointe pour fournir un soutien administratif fluide et efficace à la Division.
Qualifications
- Diplôme de niveau secondaire, complété par une certification de 2 ans dans un domaine pertinent (ex. : secrétariat, administration des affaires, comptabilité, économie, droit, etc.) ou diplôme de niveau secondaire avec une expérience également qualifiée dans un domaine pertinent;
- Minimum 3 ans d’expérience professionnelle pertinente;
- Excellente connaissance des outils standards de MS Office (Word, Excel, PowerPoint);
- Excellente connaissance de l’anglais et/ou du français (*), avec une bonne maîtrise de l’autre. La connaissance d’autres langues de l’UE serait un avantage.
Compétences
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Date limite de candidature : 4 octobre 2023