La Banque européenne d’investissement recrute un Assistant administratif senior à Luxembourg.

 

 

 

 

 

BUT

Assurer le secrétariat et l’assistance administrative des divisions Gestion Actif-Passif (GFIN/ALM) et Traitement des Données Risques (GFIN/RDP) au sein du département Risques Financiers Groupe, dans le but de contribuer à l’efficacité et à la performance de leur activité globale.

RÉSEAU D’EXPLOITATION

Il/elle rapporte au Directeur des Risques Financiers Groupe. Agissant sous la direction de l’assistant exécutif principal, il/elle entretient des relations de travail solides et positives avec ses collègues à tous les niveaux fonctionnels, tant au sein de GR&C qu’au niveau général de la Banque. 

Le poste nécessite discrétion, confidentialité, flexibilité et capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches à la fois.

RESPONSABILITÉS

  • Coordonner et effectuer un ensemble diversifié de tâches administratives pour les équipes GFIN/ALM et GFIN/RDP, notamment le contrôle et la distribution du courrier/documents, le classement, la planification des agendas, l’organisation d’événements, la mise à jour des calendriers partagés, la maintenance et la mise à jour des zones des divisions. en Système de Gestion Documentaire (GED), mise à jour des listes de distribution et préparation des documents pour signature.
  • Coopérer avec les autres assistants et membres du département. Au besoin, agir à titre de suppléant opérationnel pour leurs tâches respectives de secrétariat.
  • Le cas échéant, former de nouveaux collègues sur les procédures et processus de la Banque, contribuer à une bonne atmosphère de travail au sein de l’équipe afin de faciliter la mise en œuvre des tâches dans les délais et une circulation fluide des informations.
  • Aider les équipes dans la préparation, l’approbation, le reporting et l’envoi des notes au MC (via l’application SmartNote), des rapports ou présentations du conseil d’administration, des notes au dossier, des présentations au comité d’audit ou au comité de politique des risques et de tout autre document de reporting interne. .
  • Assurer le suivi de la communication interne et externe adressée à tout le personnel des risques et/ou assistants, s’assurer que la bonne procédure de correspondance commerciale est appliquée.
  • Organiser et coordonner les invités externes et les visites avec Protocole (accès aux locaux et réservation des chambres)
  • Aider à la préparation des missions de conférences, de formations et de projets en s’occupant de l’organisation des déplacements, en vérifiant les frais de déplacement de l’équipe et en préparant la documentation et les informations requises ainsi que tout suivi pertinent.
  • Plus spécifiquement pour GFIN/ALM :
    • Aider aux tâches du secrétariat de l’ALCO (Comité de gestion de l’actif et du passif), en étroite coopération avec le Secrétariat financier : réserver les salles de réunion, envoyer l’ordre du jour de l’ALCO et envoyer les notes de l’ALCO pour information/approbation tacite.
    • Rédiger les communications trimestrielles et annuelles au comité de direction sur les activités de l’ALCO.
  • Plus spécifiquement pour GFIN/RDP :
    • Participer aux tâches de secrétariat de l’exercice annuel « Caution Française ».

QUALIFICATIONS

  • Diplôme de niveau secondaire, de préférence en administration des affaires, en économie ou en communications.
  • Minimum 3 ans d’expérience professionnelle pertinente au niveau du support senior.
  • Fort sens des responsabilités et de l’initiative et bonnes capacités d’organisation.
  • Capacité à travailler avec précision sous pression, à respecter les délais et les priorités, à travailler avec flexibilité et disponibilité.
  • Une connaissance des activités de gestion des risques ainsi qu’une bonne compréhension/aperçu de l’activité mondiale de la BEI seraient considérées comme un avantage certain.
  • Excellente connaissance des outils bureautiques standards, notamment Word, Excel et PowerPoint.
  • La connaissance des outils d’archivage et de reporting de la Banque, en particulier Business Objects et GED, serait considérée comme un avantage certain.
  • Excellente connaissance de l’anglais et/ou du français (*), avec une bonne maîtrise de l’autre. La connaissance d’autres langues de l’UE serait un avantage.
  • Un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.

COMPÉTENCES

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Date limite de candidature : 9 octobre 2023 

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