Appel à candidature pour le recrutement d’un(e) Responsable des services d’assistance à Antananarivo, Madagascar.

 

 

 

 

 

L’UNOPS Madagascar, créé en 2022 et actuellement en expansion, fournit des services à travers son bureau principal basé à Antananarivo et a ouvert des succursales dans plusieurs régions du pays. Le bureau de l’UNOPS répond aux besoins de soutien du gouvernement de Madagascar avec des financements provenant de donateurs multilatéraux et bilatéraux. L’UNOPS Madagascar fournit une large gamme de services d’infrastructures, d’approvisionnement et de gestion de projets et vise à étendre son appui à des projets diversifiés, à la fourniture de services de base et autres services connexes, notamment dans les infrastructures économiques et sociales (construction et réhabilitation) et la gestion financière dans des secteurs tels que agriculture, transports/travaux publics, énergies renouvelables, santé, environnement et changement climatique.
Le responsable des services de support relève du directeur pays et dirige et guide l’équipe des services de support du bureau de Madagascar, favorise la collaboration au sein de l’équipe ainsi que l’approche orientée client. Le responsable des services de support travaille en étroite collaboration avec un certain nombre de parties prenantes internes locales, de partenaires concernés ainsi que de collègues du siège – pour fournir avec succès des services opérationnels.

Le gestionnaire des services de soutien agit à titre de conseiller auprès de la haute direction sur tous les aspects de la gestion et des opérations du bureau. Cela comprend la gestion stratégique des ressources financières et humaines, des services d’approvisionnement et de logistique efficaces, les TIC, la gestion des transports et des véhicules, l’administration et la sécurité, conformément aux règles et réglementations de l’UNOPS. L’objectif principal du rôle est de garantir qu’un soutien approprié est en place pour les projets en cours et à venir, en équilibrant les priorités opérationnelles et de projet, tout en garantissant une fourniture de services de support efficace, efficiente et cohérente dans l’ensemble du portefeuille de projets et en interne.

Fonctions et responsabilités

1. Gestion des opérations
  • Gestion des opérations/services de soutien du Bureau, à savoir la gestion des ressources humaines, les finances, les achats, la logistique, l’administration et les services TIC – facilitant la fourniture de services de soutien efficaces, efficients et cohérents aux projets et à toutes les activités relevant du Bureau.
  • Soutenir le Country Manager dans l’établissement des objectifs de gestion. Surveiller leur réalisation
  • Collaborer avec les collègues concernés pour identifier le besoin, déterminer les coûts et planifier de manière proactive tous les services de support Office.
  • Surveiller et superviser tous les aspects des opérations pour garantir le respect des stratégies d’entreprise, des règles, réglementations, politiques et normes de responsabilité, d’éthique et d’intégrité de l’UNOPS et l’obtention des résultats. Assurer la bonne mise en œuvre des normes et des procédures opérationnelles
  • Surveiller l’efficacité des services de support, pour garantir un service et une satisfaction client optimaux. Conduire un réajustement et des améliorations en temps opportun des opérations.
  • Rechercher des contributions pertinentes en matière de soutien, par exemple du HoSS en place pour le bureau multi-pays, l’IPAS et les groupes de pratique.
  • Agir en tant que point focal pour tout exercice d’audit interne/externe.
  • Superviser les questions liées à la sécurité et assurer le plein respect des normes et procédures de sécurité de l’UNOPS. Mise en œuvre du plan de continuité d’activité.
2. Soutien à la planification et à la coordination du projet

  • Fournir une assistance et un soutien à la préparation du budget du projet, aux révisions et à la planification du travail
  • Contribuer aux premières étapes des engagements du projet
  • Fournir des conseils sur l’établissement d’objectifs, les cibles et les normes de performance des projets et recommander des outils de suivi, d’évaluation et d’audit.
  • Fournir des conseils sur le partage des coûts du projet, le déploiement des fonds et la clôture.
  • Assurer la liaison étroite avec le chef des services de soutien du bureau multi-pays, afin d’optimiser la prestation de services et de résoudre tout problème.
3. Achats et logistique

  • Superviser les processus d’achat du Bureau, y compris les processus d’appel d’offres, d’évaluation et de sélection des fournisseurs, pour garantir des solutions d’achat viables qui répondent aux besoins opérationnels et au respect des procédures d’achat, des réglementations et des normes de responsabilité, d’éthique, d’intégrité et de performance de l’UNOPS.
  • Établissement d’une liste restreinte d’entrepreneurs/fournisseurs appropriés, et préparation et publication d’offres locales. Évaluation des offres ou propositions reçues et des recommandations pour l’attribution des contrats.
  • En consultation avec le collègue concerné, examiner, administrer et émettre des contrats, des accords/modifications.
  • Fourniture de conseils sur toutes les questions de logistique, de gestion des actifs et d’approvisionnement. Superviser la logistique des biens et des équipements sur les sites du projet pour confirmer la livraison et l’entreposage sécuritaire.
  • Mise en place et gestion d’un parc de véhicules pour fournir les services de transport requis par le Bureau ainsi que pour répondre aux besoins logistiques
  • Développement et mise en œuvre d’un système de gestion et d’entretien des véhicules conformément à la politique et aux procédures de gestion des véhicules de l’UNOPS ;
  • Réparation et entretien de tous les équipements, y compris les équipements informatiques, les équipements de communication, les véhicules et générateurs, etc.
  • Activités de gestion et d’entretien des bâtiments
4. Gestion financière

  • Soutenir le responsable pays dans la préparation du plan financier et du budget du bureau. Assurer les révisions et la réaffectation des fonds en temps opportun.
  • Superviser l’unité financière des services de soutien et assurer le respect des règles et réglementations financières de l’UNOPS et des procédures financières.
  • Surveiller, suivre et contrôler les dépenses pour garantir une utilisation optimale et appropriée des ressources financières.
  • Assurer la disponibilité des rapports financiers et des rapports d’exception requis, y compris enquêter sur les anomalies pour résoudre les problèmes, signaler ou recommander toute action requise aux parties prenantes concernées.
  • Superviser l’examen, la publication et la clôture en temps opportun des comptes. Certifier/vérifier l’exactitude et la conformité aux normes du cadre de responsabilisation. Soumettre/préparer le rapport mandaté sur la situation financière.
  • Superviser tous les services financiers (comptabilité, gestion de trésorerie, paiements, etc.) en garantissant la ponctualité et le respect des normes de responsabilité et de performance.
  • Surveiller les dépenses du budget de gestion du Bureau et s’assurer que le LMDC (Coût direct géré localement) est correctement récupéré, facturé et dépensé conformément aux procédures applicables.
5. Gestion des ressources humaines

  • Superviser l’unité RH des services de support
  • S’assurer que le Bureau se conforme aux politiques et procédures de l’entreprise en matière de ressources humaines et que toutes les initiatives RH de l’entreprise sont correctement mises en œuvre.
  • Soutenir le responsable pays dans la planification du personnel nécessaire à l’administration optimale du bureau et à la livraison du portefeuille du bureau.
  • Superviser tous les services/processus de ressources humaines, y compris le recrutement, l’administration des salaires et de la rémunération, l’évaluation des performances, la formation et le développement, en veillant au respect des règles, réglementations, procédures et normes de performance en matière de ressources humaines et en veillant à ce que les responsables du recrutement cherchent activement à créer des équipes diversifiées en termes de genre et géographie.
  • Promouvoir et soutenir une culture d’apprentissage en donnant aux individus et aux équipes les moyens d’identifier les besoins d’apprentissage critiques et de planifier/fournir un accès facile aux opportunités d’apprentissage afin de maintenir la compétence et la flexibilité du personnel. Définition des plans de formation du personnel impliqué dans la fourniture des services de support
  • Favoriser un environnement de travail positif, respectueux des hommes et des femmes, et veiller au respect des normes de conduite les plus élevées.
6. Administration et technologies de l’information (TIC)

  • Gérer la prestation rapide et efficace de tous les services administratifs (par exemple, administration centralisée du projet, gestion des locaux et des actifs, sécurité de l’organisation et du personnel, voyages et informatique).
  • Conformité totale des opérations du pays avec les règles, réglementations et politiques de l’UNOPS, sur les questions administratives et supervision de l’équipe administrative.
  • Maintien d’un environnement d’infrastructure sécurisé et fiable pour les TIC et planification adéquate des catastrophes et des récupérations, supervision de l’associé TIC.
  • En étroite collaboration avec le siège et le HoSS pour le bureau multi-pays, soutenir le maintien d’un environnement TIC sécurisé et fiable, y compris des plans adéquats de reprise après sinistre.
  • Gérer l’acquisition, la maintenance, l’inventaire, l’enregistrement, la vérification et la protection des installations/actifs du projet et de l’administration, y compris l’infrastructure informatique, l’équipement et les serveurs.
  • Identifier les opportunités d’exploiter l’utilisation de l’informatique pour améliorer les opérations et l’efficacité de l’entreprise et pour faciliter la gestion des connaissances et le partage d’informations.
7. Gestion des connaissances

  • Renforcement et partage des connaissances en matière de gestion et d’opérations au sein du Bureau, synthèse des enseignements tirés/meilleures pratiques et contributions solides aux initiatives de gestion des connaissances de l’UNOPS.
  • Développement d’outils et de plateformes pour les opérations et la gestion des données, assurant le partage d’informations et de connaissances avec les collègues, clients et partenaires

ÉDUCATION:

Master ou équivalent en administration des affaires, administration publique, finance, économie, ressources humaines ou domaine connexe.

Une combinaison d’un baccalauréat et de 2 années supplémentaires d’expérience de travail pertinente peut être acceptée à la place des exigences de formation décrites ci-dessus.

EXPÉRIENCE:

Au moins 5 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion des opérations dans une grande organisation internationale.

Une certaine expérience au sein des organisations du système des Nations Unies, de préférence dans un pays en développement, est souhaitable.

EXIGENCES LINGUISTIQUES : 

Maîtrise de l’anglais et du français écrits et oraux requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’UNOPS est un atout.

Date limite : 14 novembre 2023

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