UNICEF recrute un(e) associé (e) à l’administration (Administrative Associate), GS6, #113551, Antananarivo, Madagascar

Contexte Organisationnel et Objectif du poste :

Principales tâches et responsabilités :

• Être responsable de l’enregistrement et suivi des données des actifs AMR dans le système ;
• Effectuer l’inventaire régulier des équipements et mobiliers du bureau en vue de faciliter les exercices de clôture biannuels ;
• Maintenir à jour une liste fiable des équipements détenus par le staff en collaboration avec ICT ((Technologie de l’Information et de la Communication) ;
• Réceptionner les matériels et équipements administratifs livrés par les fournisseurs et les étiqueter ;
• Etablir et maintenir un système de classement efficace des documents relatifs aux assets ;
• Maintenir un contact permanent avec les Unités Approvisionnement, ICT concernant l’enregistrement et le suivi des assets ;
• Travailler en étroite collaboration avec le prestataire externe choisi pour effectuer l’inventaire annuel des équipements et mobiliers du bureau ;
• Gérer les entrées et sorties des équipements et archives au niveau de l’entrepôt ;
• Appuyer le superviseur dans la préparation des réunions PSB, ainsi que dans la mise en œuvre des recommandations du comité ;
• Préparer les bons de sortie et assurer la livraison des équipements transférés aux partenaires ou équipements vendus au PSB ;
• Assister le Senior Administrative Associate dans les collectes, classements et réceptions des documents à archiver dans les sections ainsi que la recherche des documents ;
• Maintenir un tableau de suivi des documents archivés et identifier les documents à détruire en début d’année ;
• Veiller à la propreté et rangement de l’entrepôt de l’Administration et signaler les anomalies constatées.

2. Organiser et préparer les voyages officiels du personnel, consultants, VNU (Volontaires des Nations Unies) et partenaires :

• Organiser et préparer les voyages officiels des fonctionnaires, des consultants et appuyer les partenaires s en collaboration avec les agences de voyage et les assistants des sections et assurer que l’organisation obtienne le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages ;
• Participer à la préparation des budgets relatifs aux frais de voyage et calculer les couts estimatifs des droits du missionnaire pour les besoins budgétaires du voyage ;
• Mettre à jour et vérifier l’exactitude des enregistrements des voyages dans le système, finaliser les autorisations des voyages/TA-Trip  avant le paiement au niveau de la section Finance ;
• Préparation des bons de commandes pour les billets d’avion ;
• En collaboration avec les agences de voyage, maintenir à jour un tableau de suivi efficace des bons de commande et paiements des factures ;
• En collaboration avec les voyageurs et assistants des sections, veillez à la certification et la clôture des TA 15 jours après la fin de la mission du voyageur ;
  • Maintenir un classement efficace de tous les documents de voyage ainsi que les circulaires et instructions administratifs relatifs au voyage.

3. En appui au Senior Administrative Associate, support à l’organisation des évènements/ateliers/conférence et Logistique :

• Soutien les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en dialoguant avec les facilitateurs, les traiteurs et les hôtes ;
• Demander les proformas auprès des prestataires (traiteurs et hôtels restaurants) ;
• Comparer les offres reçues et assurer la liaison avec les points focaux du budget et la section sur les couts et les besoins ;
• Demander la création de « vendor » pour les nouveaux prestataires ;
• Facilite le traitement des contrats des prestataires externes qui fournissent un service à l’Unité. Cela comprend la préparation et le classement des documents, la préparation des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires ;
• Tenir à jour la liste des fournisseurs ;
• Etablir les purchase requisitions admin et faire le suivi jusqu’à la signature bon de commande par le responsable procurement ;
• Transmettre les bons de commandes aux prestataires pour confirmation des commandes ;
• Traiter les factures y relatives et transmettre aux sections demandeurs pour certification ;
• Maintenir un tableau de suivi pour les bons de commande, contrats et factures administratifs.

4. Suivi et monitoring des factures de communications personnelles des staff IP et effectuer les autres tâches demandées par le superviseur :

• Préparer les factures par staff IP à partir des factures globales Orange ;
• Partager les factures détaillées aux staffs concernés avec le formulaire de remboursement en utilisant le Teams Planner après enregistrement par la Réceptionniste ;
• Faire les relances auprès des staffs et travailler en étroite collaboration avec les Finances pour le suivi des remboursements ;
• Mise à jour du tableau de suivi des remboursements ;
• Assurer la réception, le classement et le suivi des courriers de l’Unité ;
• Assurer l’intérim des autres assistants de l’Unité.

Pour se qualifier comme défenseur pour chaque enfant, il vous faut :

• Avoir un diplôme de fin d’études secondaires complètes et une formation complémentaire en gestion de stock, inventaire ou équivalent. Des études universitaires au sein d’un établissement accrédité* en Administration, Finances, Gestion ou Approvisionnement serait un atout ;
• Avoir au moins 6 années d’expérience professionnelle dans l’Administration ;
• Expériences pratiques prouvées dans le traitement et préparation des voyages du personnel et/ou dans la gestion de stock, inventaire sont des atouts ;
• Expérience au sein du Système des Nations Unies ou dans une Organisation internationale est un atout.
  • Bonne maîtrise du français, du malagasy et une bonne connaissance de l’anglais ;
• Avoir une bonne connaissance des logiciels usuels d’informatique (Word, Excel, PowerPoint…) ;
• Avoir de bonnes compétences en communication, relations de travail et recherche de résultats, des capacités d’analyses, d’expertises techniques, de planification et d’organisation, rigueur dans le respect des procédures ;
• Ce poste est réservé aux candidats de nationalité Malagasy ou aux étrangers titulaires d’une carte de résident à Madagascar.

Pour chaque Enfant, vous devez démontrer…

Comment postuler ?