WHO is looking for HR Assistant – (2002250) , G5 – Madagascar-Antananarivo

Grade: G5

Contractual Arrangement: Temporary appointment under Staff Rule 420.4

Contract duration: 6 MONTHS

:

Job Posting : May 31, 2020, 9:10:06 PM

Closing Date : Jun 21, 2020, 10:59:00 PM

Primary Location : Madagascar-Antananarivo

Organization : AF_MDG Madagascar

Schedule : Full-time

IMPORTANT NOTICE: Please note that the deadline for receipt of applications indicated above reflects your personal device’s system settings.

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  1. Background and Justification 

* Purpose of the Position

Au sein de l’Unite d’appui administratif du bureau de pays (CSU), fournir un appui et des services dans la preparation des conditions prealables et initier dans le GSM, des transactions sur les ressources humaines (classification des postes, recrutements, nominations et actions liees aux

changement de statut, utilisation du libre-service des cadres et des employes, tenir des seances

d’information sur les questions relatives aux ressources humaines) au profit des gestionnaires et des membres du personnel afin d’executer des transactions dans le GSM conformement aux regles, reglements et politiques de l’OMS.

  1. Job Description 

* Objective of the Programme and the immediate Strategic Objectives  

Les unites d’appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont ete mises en place dans l’organigramme pour fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilites dans l’environnement du GSM et de garantir la conformite aux politiques, procedures, regles et reglements dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financieres, dans le cadre d’un Progiciel de gestion integree (PGI/ERP).

* Organizational context (Describe the individual role of the incumbent within the team, the

guidance and supervision received and training or briefing provided to others)

Le/la titulaire est appele a travailler avec un minimum de supervision, conformement aux procedures et pratiques etablies, et traiter les questions de routine de facon independante et en referant les problemes ou les situations inhabituels au superviseur. Une orientation generale est fournie par le superviseur ou un autre professionnel ou a travers les objectifs generaux et les instructions relatives a l’allocation des ressources, aux besoins et aux priorites des divisions/programmes.Le Statut et Reglement du personnel de l’OMS, le manuel electronique, les notes d’information, les SOP, les procedures, les pratiques et les normes etablies en matiere de ressources humaines, les directives pour informer les membres du personnel de l’OMS. Le/la titulaire doit faire preuve d’independance dans le jugement et de discretion dans l’interpretation de ce qui precede pour l’ensemble des questions et des cas, preparer des resolutions alternatives en version finale demandant les derogations ou les exceptions necessaires au HRM, et tenir les responsables et le personnel dument informes.

* Summary of Assigned duties (Describe what the incumbent has to do to achieve main

objectives)

  1. Il/elle aide a fournir des informations pertinentes sur les RH et a initier de nouvelles transactions dans le GSM dans les domaines suivants:–> Initier des actions relatives aux postes (Actions de classement et de reclassement des postes);–> Initier des actions pour le recrutement et la dotation en personnel, y compris demander des avis de vacance de postes, engager des consultants et les APW aux individus par le biais du module des achats;–> Gestion des contrats (nominations, prolongation des nominations, actions de cessation de service) actions liees aux changements de statut;–> Fournir des conseils sur les raisons possibles des rejets du HRAP;–> Fournir un appui au personnel dans la formulation des demandes de voyage pour les voyages statutaires (Traitement des droits du personnel);–> Fournir un appui au personnel dans l’utilisation du module de libre-service du personnel (utilisateurs finaux du GSM). 2. Suivi et communication de rapports sur les actions relatives aux RH:A travers des rapports reguliers, il/elle assurera le suivi des transactions initiees, des nominations touchant a leur fin et devant etre prolongees, des actions de cessation de service pour une action rapide de la part des responsables et du personnel.3. Il/elle assurera la liaison avec les homologues des RH au niveau de HRM/AFRO et GHR afin de veiller au bon suivi des actions engagees au sein du CSU; 4. Administration des conges5. Le/la titulaire du poste servira de solution de recours pour les membres de l’equipe occupant des postes similaires ou d’autres postes au sein du CSU.6. Executer toute autre tache assignee.

 

 

  1. Recruitment Profile 

Competencies: Generic 

Describe the core, management competencies required – See WHO competency model – list in

order of priority, commencing with the most important ones.

*1. Teamwork

*2. Respecting and promoting individual and cultural differences

*3. Communication

  1. Producing results
  2. Moving forward in a changing environment 

Competencies: Management 

For all Positions that possess Managerial/Supervisory responsibilities, an additional

mandatory Management Competency is required.

Is this a Supervisory Position? No

Functional Knowledge and Skills

* Describe the essential knowledge and the skills specific to the position

Le travail exige l’actualisation des connaissances sur les changements au Statut et Reglement du

Personnel, ainsi qu’en matiere de procedures operationnelles standard. Le titulaire devra egalement

faire preuve de competences en informatique, y compris dans le systeme mondial de gestion, selon la norme de l’Organisation par l’auto-apprentissage ou la formation sur le tas. La connaissance des regles, reglements, politiques et pratiques de l’OMS serait un atout.

Education Qualifications

* Essential

Le travail exige un cycle secondaire complet. Une connaissance des pratiques, theories et

procedures en matiere d’administration generale et de Ressources Humaines.

Desirable

Une formation en matiere du systeme de gestion des ressources humaines des Nations Unies serait un avantage. Des competences averees en matiere de redaction et d’edition sont egalement

souhaitees.

Experience 

* Essential

5 a 7 ans d’experience en ressources humaines et de preference avec plusieurs annees d’experience à l’OMS au sein d’un groupe organique afin d’avoir une bonne connaissance de ses regles, reglements, procedures et pratiques qui s’appliquent aux taches a accomplir.

Desirable 

Une experience dans d’autres domaines tels que la gestion de programme, des voyages et d’achats serait un atout.

Use of Language Skills

Niveau expert en français requis

Niveau intermédiaire en anglais requis

 

Other Considerations (e.g. Physical Workplace Condition, if other than normal office environment; IT Skills; etc.)

Ce travail exige l’utilisation du traitement de texte ou d’autres logiciels et materiel de bureautique usuels. Formation officielle ou auto-formation a l’utilisation des logiciels de bureautique usuels.

Une formation aux systemes bases sur Oracle ou d’autres ERP serait un atout.Le travail necessite l’utilisation de logiciels de traitement de texte afin de creer, reviser, mettre en forme et imprimer la correspondance et les documents; des tableurs et des logiciels de presentation; des logiciels de messagerie electronique et de planification pour ameliorer la communication interne et externe; Oracle/le GSM pour les questions administratives.

  1. Background and Justification 

* Purpose of the Position

Au sein de l’Unite d’appui administratif du bureau de pays (CSU), fournir un appui et des services dans la preparation des conditions prealables et initier dans le GSM, des transactions sur les ressources humaines (classification des postes, recrutements, nominations et actions liees aux changement de statut, utilisation du libre-service des cadres et des employes, tenir des seances d’information sur les questions relatives aux ressources humaines) au profit des gestionnaires et des membres du personnel afin d’executer des transactions dans le GSM conformement aux regles, reglements et politiques de l’OMS.

  1. Job Description 

* Objective of the Programme and the immediate Strategic Objectives 

Les unites d’appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont ete mises en place dans l’organigramme pour fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilites dans l’environnement du GSM et de garantir la conformite aux politiques, procedures, regles et reglements dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financieres, dans le cadre d’un Progiciel de gestion integree (PGI/ERP).

* Organizational context (Describe the individual role of the incumbent within the team, the

guidance and supervision received and training or briefing provided to others)

Le/la titulaire est appele a travailler avec un minimum de supervision, conformement aux procedures et pratiques etablies, et traiter les questions de routine de facon independante et en referant les problemes ou les situations inhabituels au superviseur. Une orientation generale est fournie par le superviseur ou un autre professionnel ou a travers les objectifs generaux et les instructions relatives a l’allocation des ressources, aux besoins et aux priorites des divisions/programmes.Le Statut et Reglement du personnel de l’OMS, le manuel electronique, les notes d’information, les SOP, les procedures, les pratiques et les normes etablies en matiere de ressources humaines, les directives pour informer les membres du personnel de l’OMS. Le/la titulaire doit faire preuve d’independance dans le jugement et de discretion dans l’interpretation de ce qui precede pour l’ensemble des questions et des cas, preparer des resolutions alternatives en version finale demandant les derogations ou les exceptions necessaires au HRM, et tenir les responsables et le personnel dument informes.

* Summary of Assigned duties (Describe what the incumbent has to do to achieve main objectives)

  1. Il/elle aide a fournir des informations pertinentes sur les RH et a initier de nouvelles transactions dans le GSM dans les domaines suivants:–> Initier des actions relatives aux postes (Actions de classement et de reclassement des postes);–> Initier des actions pour le recrutement et la dotation en personnel, y compris demander des avis de vacance de postes, engager des consultants et les APW aux individus par le biais du module des achats;–> Gestion des contrats (nominations, prolongation des nominations, actions de cessation de service) actions liees aux changements de statut;–> Fournir des conseils sur les raisons possibles des rejets du HRAP;–> Fournir un appui au personnel dans la formulation des demandes de voyage pour les voyages statutaires (Traitement des droits du personnel);–> Fournir un appui au personnel dans l’utilisation du module de libre-service du personnel (utilisateurs finaux du GSM). 2. Suivi et communication de rapports sur les actions relatives aux RH:A travers des rapports reguliers, il/elle assurera le suivi des transactions initiees, des nominations touchant a leur fin et devant etre prolongees, des actions de cessation de service pour une action rapide de la part des responsables et du personnel.3. Il/elle assurera la liaison avec les homologues des RH au niveau de HRM/AFRO et GHR afin de veiller au bon suivi des actions engagees au sein du CSU; 4. Administration des conges5. Le/la titulaire du poste servira de solution de recours pour les membres de l’equipe occupant des postes similaires ou d’autres postes au sein du CSU.6. Executer toute autre tache assignee.

 

 

  1. Recruitment Profile 

Competencies: Generic 

Describe the core, management competencies required – See WHO competency model – list in order of priority, commencing with the most important ones.

*1. Teamwork

*2. Respecting and promoting individual and cultural differences

*3. Communication

  1. Producing results
  2. Moving forward in a changing environment  

Competencies: Management  

For all Positions that possess Managerial/Supervisory responsibilities, an additional

mandatory Management Competency is required.

Is this a Supervisory Position? No

Functional Knowledge and Skills

* Describe the essential knowledge and the skills specific to the position

Le travail exige l’actualisation des connaissances sur les changements au Statut et Reglement du Personnel, ainsi qu’en matiere de procedures operationnelles standard. Le titulaire devra egalement faire preuve de competences en informatique, y compris dans le systeme mondial de gestion, selon la norme de l’Organisation par l’auto-apprentissage ou la formation sur le tas. La connaissance des regles, reglements, politiques et pratiques de l’OMS serait un atout.

Education Qualifications

* Essential

Le travail exige un cycle secondaire complet. Une connaissance des pratiques, theories et procedures en matiere d’administration generale et de Ressources Humaines.

Desirable

Une formation en matiere du systeme de gestion des ressources humaines des Nations Unies serait un avantage. Des competences averees en matiere de redaction et d’edition sont egalement souhaitees.

Experience  

* Essential

5 a 7 ans d’experience en ressources humaines et de preference avec plusieurs annees d’experience à l’OMS au sein d’un groupe organique afin d’avoir une bonne connaissance de ses regles, reglements, procedures et pratiques qui s’appliquent aux taches a accomplir.

Desirable 

Une experience dans d’autres domaines tels que la gestion de programme, des voyages et d’achats serait un atout.

Use of Language Skills

Niveau expert en français requis

Niveau intermédiaire en anglais requis

 

Other Considerations (e.g. Physical Workplace Condition, if other than normal office environment; IT Skills; etc.)

Ce travail exige l’utilisation du traitement de texte ou d’autres logiciels et materiel de bureautique usuels. Formation officielle ou auto-formation a l’utilisation des logiciels de bureautique usuels.

Une formation aux systemes bases sur Oracle ou d’autres ERP serait un atout.Le travail necessite l’utilisation de logiciels de traitement de texte afin de creer, reviser, mettre en forme et imprimer la correspondance et les documents; des tableurs et des logiciels de presentation; des logiciels de messagerie electronique et de planification pour ameliorer la communication interne et externe;

Oracle/le GSM pour les questions administratives.

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