Avis de recrutement : PAM recrute un Assistant aux achats à Lilongwe au Malawi.

Ce poste se trouve dans les bureaux de pays et relève directement de l’associé aux achats et, globalement, du responsable des achats/responsable des achats.
Le titulaire du poste à ce niveau est responsable de l’exécution d’une gamme de processus et d’activités d’approvisionnement nécessitant une certaine interprétation des lignes directrices/pratiques standard. Les titulaires de poste sont en mesure de recommander des plans d’action simples au personnel, et peuvent attribuer des tâches et soutenir techniquement les autres membres du personnel.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)

1. Lancer et exécuter des activités administratives d’achat en temps opportun et de manière efficace, pour aider le personnel professionnel à acquérir des biens et des services pour des opérations de terrain efficaces.
2. Compiler des données, préparer et distribuer des documents pour soutenir le succès des programmes d’approvisionnement et des activités opérationnelles (par exemple, lancer des appels d’offres, évaluer les offres et négocier/attribuer des contrats), en s’assurant que les processus standard sont suivis.
3. Examiner, enregistrer et hiérarchiser les demandes d’achat, en s’assurant que toutes les pièces justificatives sont reçues et que le financement est disponible, pour permettre l’achat de biens et de services.
4. Coordonner et surveiller la livraison des demandes d’achat, en vérifiant la réception et l’inspection des livrables, et en effectuant des actions de suivi pour garantir que les fournitures parviennent aux opérations sur le terrain.
5. Rechercher, rassembler et présenter les informations dans des formats standard, pour permettre une prise de décision éclairée et la cohérence des informations présentées aux parties prenantes.
6. Mettre à jour, gérer et maintenir les bases de données et les enregistrements pertinents, pour garantir que les informations sont exactes, organisées et accessibles aux autres, et qu’elles répondent aux exigences de reporting.
7. Assurer la liaison avec les homologues internes pour soutenir l’alignement des activités d’achat avec des programmes plus larges et garantir une approche cohérente pour répondre aux besoins d’aide alimentaire.
8. Suivre les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour aider le PAM à réagir rapidement et à déployer la nourriture et les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début de la crise.
9. Extraire et saisir des données de diverses sources dans les systèmes d’approvisionnement ;
10. Mettre à jour et suivre le traitement des actions de passation des marchés ;
11. Préparer les bons de commande et les contrats initiaux pour examen par l’assistant principal en passation des marchés ou un responsable des achats ;
12. Maintenir des bases de données et des fichiers internes pertinents ; suivre les accords contractuels ;
13. Vérifier l’exactitude et la conformité des réclamations avec les règles et réglementations en matière de passation des marchés ;
14. Rédiger la correspondance courante liée au travail de l’unité et saisir divers documents tels que de la correspondance, des rapports et des documents ;
15. Fournir des informations relatives aux fonctions ci-dessus et échanger diverses informations statistiques ;
16. Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins