L’Inter Aide recrute un(e) chargé(e) d’appui administratif et des partenariats, Lilongwe, Malawi

Poste basé à Lilongwe (Malawi)

Avec déplacements réguliers dans les zones d’intervention (régions centre et sud)

Contexte :

Inter Aide est une ONG française spécialisée dans la réalisation de programmes de développement auprès de familles particulièrement démunies. Les domaines d’action, depuis la création en 1980, sont l’accès à l’eau, l’hygiène et l’assainissement, l’agriculture, la santé et l’appui scolaire. Ces programmes sont mis en place dans des zones rurales, particulièrement isolées, combinant forte intensité de besoins et densité de population importante, et où le contexte est suffisamment stable pour développer des actions orientées vers l’autonomie des populations à terme. Elle est aujourd’hui active dans 7 pays : Mozambique, Malawi, Ethiopie, Madagascar, Sierra Leone, Haïti et Guinée. L’implication et la responsabilisation des bénéficiaires constituent la base de notre approche.

Inter Aide est présent au Malawi depuis 1991. A ce jour, l’ONG et ses partenaires mettent en œuvre 10 programmes dans les domaines de l’agriculture, la santé communautaire, l’accès à l’eau, l’assainissement et la maintenance des points d’eau, dans les régions centre et sud du pays.

L’un des principes fondamentaux d’Inter Aide est de déléguer une grande partie des responsabilités aux Responsables de Programme basés sur le terrain. Ils sont en charge de la mise en œuvre des activités, de la gestion des équipes ainsi que de la gestion administrative et financière.

Bien que les Responsables de Programme soient en charge de la gestion de leurs projets respectifs, Inter Aide a identifié plusieurs aspects (notamment administratifs, logistiques, d’audit interne et de représentation) pour lesquels un appui supplémentaire a été développé depuis 2015 à l’échelle du pays. Ils constituent les objectifs du poste de Chargé/e d’appui administratif basé au bureau de Lilongwe (appelé LSO pour Lilongwe Support Office), pour lequel Inter Aide cherche un/e remplaçant/e à partir de novembre 2020. Par définition, ce poste est envisagé comme un appui flexible et proactif aux programmes d’Inter Aide et nécessite souplesse et prise d’initiative dans sa mise en œuvre.

Mission du/de la responsable :

Le/la Représentant(e) pays travaille en collaboration étroite avec l’équipe du secteur (Responsables de Secteur et Responsables administratifs et financiers, basés en France ou à Lilongwe) et les Responsables de Programme présents sur le terrain. A travers des communications et des missions régulières sur le terrain, il/elle a pour principales fonctions :

1. Appuyer de manière flexible chaque programme sur des aspects administratifs, légaux et logistiques en coordination avec les Responsables de Programme et en binôme avec l’adjointe malawite (basée dans le même bureau) :

• Suivre la situation administrative de chaque expatrié vis-à-vis de l’immigration (visa, permis de travail, etc.) et gérer les dossiers auprès de l’administration  ;
• Gérer les questions légales ou litiges de la structure et de chaque programme, notamment en assurant le lien avec l’avocat d’Inter Aide ;
• Tenir à jour le document de suivi du parc de véhicules de tous les programmes et appuyer les achats et reventes ;
• Fournir un appui logistique aux programmes, notamment dans le cadre d’achats en capitale ou à l’international (gestion des importations) dans le respect des procédures d’Inter Aide et des contraintes liées aux bailleurs de fonds ;
• Appuyer la gestion des contrats d’assurance (équipe et équipement) de chaque programme et suivre les dossiers spécifiques ouverts ;
• En cas de changement législatif ou administratif, accompagner les Responsables de Programme dans la mise en place pratique des évolutions (nouvelles taxes, enregistrement des salariés, etc.) ;
• Tenir à jour et ajouter à l’ensemble des dossiers partagés ainsi que les documents de références (manuels, guides, etc.) visant à clarifier la mission du bureau LSO ou simplifier le travail des responsables de Programme ;
• Assurer le fonctionnement du bureau de Lilongwe (encadrement de l’adjointe malawite et des gardiens, budget annuel, gestion des demandes de fonds mensuelles pour LSO, validation de la comptabilité mensuelle du bureau, etc.) ;
• Assurer le paiement des cotisations-retraites pour l’ensemble des employés des programmes d’Inter Aide et faire le lien avec les administrations concernées ;
• Identifier d’autres besoins éventuels dans l’appui aux Responsables de Programme ou l’optimisation des ressources, et apporter le soutien nécessaire, en collaboration avec l’équipe secteur.

2. Représenter l’association et les programmes au niveau institutionnel et identifier de nouveaux partenaires opérationnels, financiers et légaux en collaboration étroite avec les Responsables de secteur :

• Garantir le cadre légal et administratif de l’association dans le pays (enregistrements auprès des autorités, etc.) et s’assurer de la conformité de la structure vis-à-vis des lois du pays ;
• Représenter Inter Aide et chaque programme dans les forums de discussion et de coordination gouvernementaux ou associatifs (NGO Board, INGO forum, etc.) et assurer le rendu de compte (financier et opérationnel) à ce niveau ;
• Identifier des opportunités locales de financement et de partenaires techniques et opérationnels en collaboration étroite avec les Responsables de Programme et les Responsables de secteur ;
• Développer et maintenir un réseau de personnes-ressources et les organisations à contacter (directeurs d’ONG internationales et locales, acteurs du développement, autorités locales…) ;
• Mobiliser l’équipe du secteur sur ces sujets à travers la réaction de comptes rendus d’échange, de fichiers résumé et l’élaboration de propositions concrètes pour la structure.

3. Poursuivre le développement du système de procédures et d’audit interne et garantir la démarche qualité des programmes (incluant ceux mis en œuvre avec le partenaire local BASEDA) :

• Garantir les standards minimums de qualité des procédures internes aujourd’hui en place sur chaque programme (procédures d’achat, gestion des RH, gestion des stocks, etc.) et appuyer les équipes des différents programmes et partenaires locaux dans leur révision et amélioration si nécessaire ;
• Aider à la mise en œuvre opérationnelle de l’outil d’audit interne à chaque programme, en fonction des besoins prioritaires identifiés ;
• Conduire les audits annuels découlant du système de contrôle interne, en collaboration avec l’adjointe LSO, puis accompagner les équipes dans la mise en œuvre des recommandations ;
• Identifier les aspects présentant un risque majeur de fraude ou de non-conformité légale pour la structure ou un programme en particulier et travailler à leur sécurisation avec les Responsables de Programmes et l’équipe du secteur (risque bancaire, achats, constructions, etc.).