Avis d’appel d’offres : SOS Sahel recrute un(e) Responsable Administratif(ve) et Financier(e) au Mali.

Avis d’appel d’offres : SOS Sahel recrute un(e) Responsable Administratif(ve) et Financier(e) au Mali.

Sous la supervision du Directeur pays, le Responsable administratif et financier sera chargé de la gestion administrative et financière du bureau, de la tenue de la comptabilité administrative des projets, de la production des états financiers et des rapports de suivi financier.

Dans le cadre de votre mission vous aurez la responsabilité de porter les activités définies selon la feuille de route :

Au plan administratif

• Suivre l’exécution des conventions de financement signées au niveau de la structure et anticiper les reporting financiers ;
• Veiller à l’application des procédures administratives et financières de SOS SAHEL International France ;
• Préparer et appuyer l’organisation des missions d’audits comptables et financiers conformément aux dispositions des accords avec les bailleurs de fonds et suivre les recommandations des auditeurs ;
• Suivre et accompagner les contrats de maitrise d’œuvre déléguée des partenaires ;
• Participer activement à la dynamique de renforcement de capacité des partenaires d’exécution ;
• S’assurer de l’entretien et la sécurisation des locaux ;
• Suivre le planning des reporting financiers internes et bailleurs.

Au plan de la gestion du personnel

• Assurer le suivi des contrats de travail et anticiper leurs éventuels renouvellements ;
• Vérifier la tenue du registre du personnel et des dossiers individuels (papier et électronique) ;
• Vérifier les feuilles de présence et les déclarations fiscales et sociales liées à la paie ;
• Suivre les évolutions de la législation fiscale et du code du travail et de la convention collective, pour transposer les dispositions à la structure.
• Participer à l’élaboration d’un plan de formation pour les staffs SOS SAHEL International France au Mali ;
• Superviser et évaluer les performances des comptables et assistants administratifs et financiers du bureau pays.

Au plan budgétaire

• Appuyer l’élaboration et la conception des budgets projets ;
• Conduire le processus de budgétisation annuel au niveau du bureau ;
• Participer à la planification budgétaire des activités ;
• Veiller à la conformité des imputations budgétaires au regard du tableau d’affectation des couts
• Préparer et veiller à la bonne exécution des dépenses budgétisées ;
• Préparer les rapports de contrôle budgétaire trimestriels et annuels, analyser les écarts ;
• Prépare le Rapport financier final de fin de mission du PCRSS ;
• Proposer des pistes d’optimisation budgétaires suivant les ressources et les besoins du bureau.

Au plan financier

• Suivre les opérations financières des comptes spéciaux (engagement, retrait, règlement, état de rapprochement bancaire) des projets et des paiements directs ;
• Assurer le bon fonctionnement du système informatisé de gestion financière et comptable ;
• Assurer la préparation des rapports de suivi financier « RSF » dans les délais réglementaires ;
• Veiller au respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses).

Au plan trésorerie

• Veiller au respect des seuils de la trésorerie (banque et caisse) ;
• Coordonner le processus de demande de fonds pour le bureau pays ;
• Réviser et consolider les demandes de fonds du bureau et des partenaires ;
• Elaborer et exécuter le Plan de décaissement annuel des honoraires MOD validé par le Siège ;
• Assurer la soumission des demandes de fonds du bureau après validation du Directeur Pays ;

Au plan comptable

• Coordonner le processus de clôture comptable au niveau pays ;
• Préparer dans les délais impartis la situation des avances non justifiées, les grands livres, balances et bilans, les rapports de justification de dépenses et les rapports comptables et financiers ;
• Vérifier les rapprochements bancaires mensuels et suivre les comptes bancaires et les caisses ;
• S’assurer que les comptes des projets sont tenus dans le respect des normes de régularité ;
• Contrôler l’éligibilité et la présentation des facture en vérifiant qu’elles présentent toutes les conditions nécessaires et la justification est complète ;
• Vérifier les comptabilités des partenaires d’exécution ;
• Assurer un suivi régulier des comptes tiers fournisseurs et clients ;
• S’assurer de la tenue régulière et à jour de la comptabilité du PCRSS sur SAGE et TOMPRO ;
• Veiller au bon classement et archivage des justificatifs comptables dans les classeurs papiers et les dossiers partagés électroniques.

Au plan des immobilisations

• Organiser la planification et l’exécution des travaux d’inventaire ;
• Assurer l’immatriculation du matériel ;
• Tenir à jour le registre du matériel ;
• Assurer la protection et le renouvellement des immobilisations.

Au plan de la gestion des matériels

• Assurer le suivi du matériel et son remplacement ;
• Assurer la bonne planification du matériel roulant (véhicules et motos) ;
• Veiller à l’entretien et à la réparation du matériel roulant ;
• Définir les besoins en matériel.

Au plan informatique

• Assurer le bon fonctionnement du système informatisé de gestion financière et comptable ;
• S’assurer du bon fonctionnement de la connexion internet du bureau ;
• S’assurer de la maintenance des logiciels de gestion comptable et financière.