Avis de recrutement : Save the Children Mali recherche un Coordinateur des Approvisionnements à Bamako.

Planification des approvisionnements, Stratégie contractuelle :

• Analyse critique des données de la fonction Approvisionnement (plans d’approvisionnement, procurement trackers, bases de données fournisseurs, rapports mensuels d’activités et de performances, performances des fournisseurs, etc.) sur une base trimestrielle en vue de déterminer les gaps en matière de Sourcing ;
• Contribution à l’élaboration et à la mise à jour du Master Procurement Plan (Plan d’approvisionnement pays) et du Sourcing Pipeline (stratégie contractuelle) ;
• Mise en œuvre de la stratégie contractuelle à travers la préparation de la documentation nécessaire au lancement des processus de Sourcing (termes de référence, notes explicatives, demandes de dérogation, dossiers d’appel d’offres, etc.) et la gestion desdits processus ;
• La conduite des processus de cotation formelle et appel d’offres dans Pro Save ;
• Être le Lead de l’enregistrement des contrats cadre et contrats dans Pro Save ;
• S’assurer que toutes les activités de Sourcing se fait dans Pro Save ;
• Être garant de l’archivage électroniquement dans le SharePoint de tous les processus Sourcing.

Planification aux projets d’urgence :

• Assiste les PMs des projets humanitaires dans l’identification des fournisseurs dans les zones d’intervention ;
• Mets en place des contrats -cadres et / ou effectue un minimum de diligence raisonnable.

Gestion des contrats :

• Gestion des négociations et de la contractualisation avec les fournisseurs, notamment dans le cadre des accords-cadres et contrats similaires ;
• Administration et suivi des accords-cadres et contrats similaires : diffusion au staff, suivi des performances des fournisseurs, gestion des amendements, prorogation ou renouvellement des contrats, etc.
• Elaboration et diffusion à l’attention de tout le staff de la base de données des accords-cadres et des prix, sur une base semestrielle.

Développement et mise à jour de la base de données des fournisseurs :

• Anticipation sur les besoins en nouveaux fournisseurs pour chaque bureau terrain afin d’assurer la fluidité des processus d’achat pour toutes les catégories de marché ;
• Recherche de nouveaux fournisseurs : appels à manifestation d’intérêt, recherches dans diverses bases de données (Internet, Pages jaunes, Organisations internationales et Nations Unies, etc.), études de marchés fournisseurs, etc.
• Traitement des demandes d’agrément fournisseur ;
• Gestion des processus d’enregistrement des fournisseurs dans la base de données fournisseurs ; Mise à jour en temps réel de la base de données fournisseurs y compris les changements de statuts fournisseurs (identifié, enregistré, pré-qualifié, suspendu) ;
• Mise à disposition de listes de fournisseurs compétents, enregistrés ou pré-qualifiés, pour chaque consultation restreinte (cotation unique, cotation simple, cotation formelle), à travers la base de données fournisseurs.

Management et Performances des fournisseurs :

• Organisation de séances périodiques d’échanges et d’informations avec les fournisseurs en vue d’une meilleure compréhension des procédures et des règles de fonctionnement de SCI ;
• Traitement des requêtes des fournisseurs (demandes d’attestations de bonne exécution, plaintes, réclamations, courriers divers…) ;
• Gestion de la relation fournisseur ; Gestion des incidents et des différends avec les fournisseurs ; préparation des notifications de pénalité de retard ;
• Créations et mises à jour des dossiers fournisseurs (physique et électronique) : classement des documents administratifs, des formulaires d’évaluation fournisseur, des copies de correspondances, des copies d’accords-cadres et avenants, etc.
• Recueil des informations relatives aux performances des fournisseurs (formulaires d’évaluation des fournisseurs, GRN, SCN) et compilation dans la base de données d’évaluation des fournisseurs ;
• Analyses des performances des fournisseurs de chaque bureau sur une base semestrielle et soumission d’un rapport à la hiérarchie en vue de la validation des mesures et décisions à prendre ;
• Préparation des courriers de notification de leurs performances aux fournisseurs.

Renforcement des capacités des partenaires :

• Assurer le renforcement des capacités des Partenaires de mise en œuvre de SCI en matière de Sourcing, selon les nécessités et les besoins exprimés par les Chefs de Projets, à travers des missions d’audit et d’évaluation des capacités, des séances de renforcement de capacités, l’assistance dans l’élaboration de procédures et outils Sourcing, etc.

Rapportage et Gestion de la Performance :

• Analyser les rapports d’activités et fichiers de son équipe (Tracker des accords-cadres et contrats, Base de données fournisseurs, Suivi des Performances des fournisseurs, Sourcing Pipeline…) sur une base régulière afin de s’assurer de la qualité des données (exhaustivité, fiabilité…) et assurer un bon suivi des performances ;
• Elaborer et soumettre au Senior Procurement Manager, les rapports d’activités ou de performances. ;
• Analyser les données et les performances de l’activité Sourcing au regard des Indicateurs Clés de Performance (KPI) et autres objectifs prédéfinis et élaborer le cas échéant, des recommandations et un plan d’actions (actions correctives et/ou préventives) pour améliorer l’efficacité de la fonction Supply Chain.

Gouvernance :

• Promouvoir et assurer la conformité à notre politique d’approvisionnement, nos procédures et nos normes de qualité.
• Mettre en œuvre et assurer la conformité à notre politique d’approvisionnement, à notre manuel d’approvisionnement et aux procédures d’approvisionnement établies.
• Vulgariser la politique de Tolérance Zéro à l’égard de la fraude.

Responsabilités Child Safeguarding (CSG) :

• Dénoncer tous les cas d’abus interne ou externe ;
• Connaitre la politique CSG et le Code de Bonne Conduite et sensibiliser sur cette politique (enfants, partenaires, communautés) ;
• Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion du point focal ;
• Être exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et la politique de CSG ;
• Connaitre et respecter les procédures locales ;
• Veiller au bien-être de l’enfant ;
• Assurer un environnement sain au service des enfants.

Autres tâches :

• Toute autres tâches demandées par son superviseur.

Responsabilité :

• Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children ;
• Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

• Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même ;
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres ;
• Orienté vers le futur, pense stratégiquement.

Collaboration:

• Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants ;
• Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité ;
• Abordable, à l’écoute.

Créativité: 

• Développe et encourage les solutions innovantes ;
• Disposé à prendre des risques calculés.

Intégrité:

• Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence ;
• Renforce la confiance et la confiance ;
• Affiche un excellent jugement conforme.

• Diplôme d’études supérieures, Niveau BAC + 4/5 dans le domaine des Achats/Approvisionnements, du Supply Chain Management, de la Logistique, du Commerce International, de l’Administration des Affaires, de la gestion ou tout autre domaine connexe. Une certification en Achats et/ou Logistique humanitaire serait un atout ;
• 4 à 5 ans d’expérience dans la gestion et la négociation d’achats et approvisionnements complexes, diversifiés et de montants élevés ;
• Bonnes connaissances de la chaîne d’approvisionnement et des procédures d’achat ;
• Bonne expérience en matière de contractualisation, Bonnes qualités de négociation ;
• Expérience de la gestion des approvisionnements sur le marché ivoirien ;
• Aptitude à travailler dans des milieux multiculturels.
• Familiarité avec l’outil informatique, avec une bonne maîtrise du pack Office ; la maîtrise des systèmes SharePoint et d’un ERP est un atout ;
• Bon niveau en Anglais, à l’écrit comme à l’oral (proficiency level) ;
• Excellentes capacités communicationnelles, très bonne expression et excellentes qualités rédactionnelles en Français et en Anglais ;
• Excellentes compétences organisationnelles et analytiques ;
• Sens poussé de l’innovation et de la résolution des problèmes ;
• Capacité à prioriser les tâches et à faire face à des situations de pression ;
• Assez flexible pour travailler dans une organisation en pleine mutation ;
• Ouvert au travail en équipe, Bon esprit d’équipe ;
• Capacité à travailler de façon indépendante avec des directives limitées, motivé ;
• Une expérience en ONG, avec des bailleurs de fonds exigeants (Fonds Mondial, USAID, UE, etc.) et sur des programmes complexes à large envergure serait un atout ;
• Aptitudes à travailler avec les enfants et les communautés.