Marie Stopes international recrute un chargé des achats, Mali

Marie Stopes international recrute un chargé des achats, Mali

Description de poste :

Poste : Chargé des achats

Supérieur hiérarchique : Coordinateur logistique

Rapportant à ce poste : NEANT

Lieu de Travail : Le siège de MSI Mali à Bamako avec déplacements sur le terrain

La principale responsabilité de ce poste c’est d’utiliser votre ….

…pour promouvoir l’objectif de Marie Stopes Mali (MS Mali), la prévention des naissances non désirées et sa mission d’assurer l’espacement des naissances pour le bonheur et la santé de la famille.

Marie Stopes Mali :

Marie Stopes Mali (MS Mali) est une entreprise sociale britannique à but non lucratif utilisant des techniques modernes d’affaires et de commercialisation pour développer des programmes durables de planification familiale qui ont comme objectif de promouvoir les droits humains, l’autonomisation de la femme, la santé de la femme et de l’enfant et le développement national. MSI est engagé à maintenir le droit fondamental des couples et des individus de décider librement et sans coercition du nombre et de l’espacement de naissances, et d’avoir les informations et les moyens de faire cela.

En 2014 Marie Stopes International fournira des services de santé de la reproduction (SR) et de planification familiale (PF) dans plus de 37 pays et à plus de 6 millions de clients. Tout en fournissant des informations et des services pour un éventail de méthodes de PF, MSI développe de plus en plus une expertise dans un plus grand nombre de domaines de programmation de la SR. Ces domaines comprennent le VIH et le SIDA et d’autres infections sexuellement transmissibles (ISTs), et la livraison de services étendus de maternité sans risque, y compris la présence d’unités obstétrique dans certains pays.

L’ONG MSI Mali a vu le jour en 2008, s’agissant du premier programme de MSI en Afrique de l’ouest francophone il fait face à plusieurs défis quant au marketing de ses services en particulier et à la planification familiale en générale. Au Mali le taux de prévalence contraceptive est très bas et stagnant tandis que le taux de fertilité demeure élevé. Par contre, il existe un taux élevé de besoins non-satisfaits en matière de la PF (31% au Mali). Au jour d’aujourd’hui, MS Mali a trois centres jeunes, 3 cliniques, 7 équipes mobiles dont 6 en milieu rurales et 1 urbaines et, un réseau de 140 Franchisés qui fournissent des services de la santé de la reproduction. En Janvier 2014, MS Mali a ouvrit son première centre jeunes pour mieux répondre aux besoins spécifiques des jeunes. En 2013, MS Mali a eu sa meilleure année, avec plus de 100,000 clients et 340,000 Couple Année Protection.

Responsabilités globales du poste :

Sous la supervision directe du Coordinateur logistique, le Chargé des achats est responsable de tous les achats de MS Mali en conformité avec le manuel de procédures et de l’organisation des formations. Et membre actif du département Opération.

Responsabilités Directes Clés :

A – Achats :

• Effectuer tous les achats locaux et internationaux ;
• S’assurer que les besoins d’achats pour l’ensemble de MS Mali sont traités conformément aux plans d’achats et dans les délais requis ;
• Réaliser et mettre à jour mensuellement le catalogue d’achat « M4 App 8 » pour l’ensemble de MS Mali (données prix / fournisseurs) ;
• Réaliser et mettre à jour mensuellement la base de donnée fournisseurs « M4 App 7 » pour l’ensemble de MS Mali (contrat / fournisseurs) ;
• Identifier la procédure d’achat à suivre selon les règles de MS Mali en conformité avec la matrice d’autorité et de seuil, pour chaque requête ;
• Assurer la communication avec les demandeurs par rapport à la situation de leurs commandes en transmettant mensuellement le fichier de suivi des commandes ;
• Collaborer avec le service financier pour la transmission des factures et dossiers d’achat de façon hebdomadaire ainsi que le suivre les délais de règlement des fournisseurs  ;
• Préparer le rapport mensuel sur les délais de traitement des achats et le taux d’achats retournés aux fournisseurs ; sur base de l’outil « Suivi des commandes » (M1 App 20) qui doit être transmis aux superviseurs chaque vendredi ;
• Mener l’évaluation périodique des fournisseurs ; et s’assurer de l’actualisation mensuelle de la liste des fournisseurs agréés par MS Mali, ainsi que de la liste de prix ;
• Appuyer le Coordinateur Logistique avec la sélection de fournisseurs préférentiels et l’établissement des contrats cadres ;
• Saisir systématiquement les bons de commande dans le logiciel ;
• Assurer que le logiciel Inflow est tenu à jour ;
• Respecter strictement les politiques et procédures de MSI en matière d’achat.

B – Assurer le fonctionnement courant des bureaux, de clinique et des bases des équipes terrain :

• Suivre les entretiens et les réparations des bâtiments, des installations électriques, climatisation, plomberie, menuiserie, pour s’assurer qu’ils sont à l’optimum opération/service à tout moment ;
• En collaboration avec le gestionnaire de stock, contrôler et mettre à jour la liste des équipements ;
• Transmettre la documentation des équipements afin de permettre une meilleure gestion des inventaires des matériels et équipements. 

C – Veiller à l’organisation des formations : En coordination avec les autres départements, veiller à l’organisation logistique des formations, atelier et réunion (Restauration, location de salle, achats de matériels, organisation des déplacements du matériel, photocopies des documents). 

D – Rapportage et Archivage :

• Transmettre les dépenses aux finances avant la fin de la clôture mensuelle ;
• Transmettre hebdomadairement le suivi des commandes ;
• Faire l’archivage physique et numérique de tous les documents en lien avec le processus d’approvisionnement ;
• Effectuer toute autres tâches en rapport avec sa fonction à la demande de son supérieur hiérarchique.

Profil :

Qualifications / formation / connaissances

Education : Un diplôme universitaire BAC +2 en Logistique. 

Expérience : Minimum trois ans d’expérience de travail dans le domaine des achats/logistiques.

Compétences, capacités et qualités :

• Honnêteté, intégrité, motivation, fort esprit d’initiative ;
• Une excellente maîtrise des logiciels informatiques, particulièrement MS Excel ;
• Connaissance des principes logistiques ;
• Connaissance des procédures des bailleurs de fonds, USAID, DFID, ou autres ;
• Être rigoureux avec une attention permanente aux détails et un respect des procédures ;
• Être capable de travailler en équipe et être dans une logique permanente de renforcement de capacités, transferts de compétences ;
• Être capable de s’organiser, prioriser des tâches selon les besoins actuels de l’organisation et de travailler d’une manière autonome ;
• Être capable de travailler sous pression et à même de gérer les urgences ;
• Être capable de faire des propositions pour améliorer les procédures ;
• Être engagé en faveur des droits sexuels et de la reproduction ;
• Être flexible quant aux horaires de travail.

Souhaitable :

• Anglais ;
• Permis de conduire.

Candidature :

Le dossier doit être composé :

1. D’une lettre de motivation de maximum 2 pages expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste ;
2. D’un CV détaillé.

• Les candidat(e)s présélectionné(e) pour un test seront demandé(e)s d’amener au rendez-vous leur dernier diplôme (document original) et les autres attestations qui font parties de leur dossier.
• Les dossiers de candidature doivent être reçus par email au plus tard le Lundi 13 Juillet 2020 à l’adresse suivante : [email protected]

L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle le candidat postule, soit « Candidature Poste Chargé des Achats »

N.B. Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s pour un test seront contactés.