Le Programme Alimentaire Mondial recrute un assistants administratif, Tombouctou, Mali

Contexte organisationnel :

Compte tenu du volume important relatif au travail Administratif et Financier au niveau du Sous-bureau de Tombouctou ; La Cheffe du Sous-Bureau a exprimé le souhait de renforcer l’effectif de son personnel administratif par le recrutement d’un assistant pour la gestion du Guest house.

Il se trouve que ladite requête est fondée, vu la charge de travail du seul actuel assistant administratif G5, sa très grande sollicitation pour toutes les taches de support au sous-bureau ainsi qu’au bureau de zone en plus de ses fonctions de base.

De plus, Tombouctou étant le seul sous-bureau à n’avoir pas encore pris le relais du CO concernant le FMS (Fleet Management System), la mise en marche dudit système viendra encore ajouter à la surcharge de travail de l’assistant administratif.

C’est la raison pour laquelle un Staff Additionnel au niveau G4 va contribuer sous la supervision de La Cheffe du Sous-Bureau à une meilleure coordination des tâches administratives et Financières du Sous-Bureau.

Formation : Diplôme d’études secondaires en finances , administration ou domaine connexe.

Expérience : trois ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine des finances, de l’administratif, gestion ou domaine apparenté

Connaissances et compétences :

• Être familier à l’utilisation du matériel de bureau et de logiciels tels que Microsoft Word ;
• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale ;
• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers ;
• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière ;
• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire à des membres du personnel moins expérimentés.

Compétences linguistiques :

La maîtrise de la langue française est requise, des connaissances de l’anglais. Une connaissance de la langue locale du lieu d’affectation est également un atout.

Responsabilités clées (non exhaustives) :

1. Assumer des fonctions de soutien administratif au front office et se rapporter au Business Support Associate ;
2. Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières y compris la gestion du Guest house pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources ;
3. Assurer la réservation des chambres en utilisant un registre approprie ;
4. Faire le suivi de l’entretien et nettoyage des lieux avant et après la visite des hôtes ;
5. Procéder à la facturation des chambres selon le taux officiel affiche ;
6. Réceptionner les recettes du Guest house et procéder au versement sur le compte bancaire dédié de WFP ;
7. Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d’autres membres du  personnel à rédiger des documents et à établir des rapports ;
8. Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu ;
9. Exécuter toutes autres tâches assignées par le (s) superviseur (s).

1. Maintenir le Guest House propre, maintenance et entretient quotidien, petites réparations faites à temps  ;
2. Préparer les chambres avant l’arrivée des visiteurs ;
3. Faire un rapportage financier mensuels des recettes et dépenses du Guest house ;
4. Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s’assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement ;
5. Assumer des fonctions de soutien administratif au front office et se rapporter au Business Support Associate ;
6. Le titulaire est censé produire un travail organisé et précis, entreprenant des activités spécifiques de soutien au Sous Bureau.

4Ps principales capacités d’organisations :

Mission : Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques: aide les coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM. Soyez une force de changement positif: suggère au superviseur des améliorations potentielles des processus de travail de l’équipe. Rendre la mission inspirante pour notre équipe: explique aux coéquipiers l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires .Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes: explique comment les responsabilités de sa propre unité serviront la mission du PAM

Equipe : Rechercher des moyens de renforcer les compétences des personnes: forme ses coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités. Créer une culture inclusive: recherche des opportunités de travailler avec des personnes d’horizons différents. Soyez un coach et fournissez une rétroaction constructive: Sert de coach pour vos collègues dans le même domaine de travail. Créer un esprit «je veux» / «nous allons»: suit les progrès vers les objectifs et partage régulièrement ces informations avec le superviseur.

Performance : Encourager l’innovation et les solutions créatives: explore les moyens d’être toujours plus efficaces et précis dans ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues. Se concentrer sur l’obtention de résultats: se concentre sur l’obtention de résultats et suit les tendances des taux d’achèvement pour ses propres tâches afin d’identifier les opportunités d’efficacité. Prendre des engagements et respecter les engagements:

Partenariat : Se connecter et partager entre les unités du PAM: suggère au superviseur des opportunités de partenariat avec d’autres unités. Etablir de solides partenariats externes: identifie les opportunités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs. Soyez politiquement agile et adaptable: Développe une compréhension de la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.

Termes et conditions :

Ce poste est un contrat Fixed Term de 01 an avec possibilité de renouvellement. « A l’issu de ce recrutement un roster de candidat(e)s qualifié(e)s serait aussi constitué pour servir d’éventuels besoins futurs de postes homologues partout au Mali».

Salaire et Avantages sociaux :

• Salaire attractif ;
• 2,5 jours ouvrables de congés annuels par mois ;
• Congé de maternité / paternité ;
• 10 jours feriés dans les années ;
• Assurance médicale pour le personnel et ses personnes à charge.