Médecins du Monde Belgique recrute un(e) Administrateur(rice) Financier(ère) et Ressources Humaines, Kita, Mali

 

 

Introduction

Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) intervient au Mali depuis plus de 15 ans en soutien au système de santé malien. Depuis 2012, dans le cadre de la crise humanitaire qui sévit au Nord du Mali, MdM-BE a développé des projets d’urgence pour répondre aux problèmes sanitaires et nutritionnels sur les régions de Kidal, Gao et Mopti grâce à une assise historique dans ces zones.

Aujourd’hui MdM-BE soutient plus d’une soixantaine de centres de santé communautaire, deux centres de santé de référence dans le nord du pays à Gao et Menaka.

En outre, depuis 2021 MdM-BE intervient dans la région de kita avec un nouveau projet « Renforcement des mécanismes de protection en lien avec l’accès aux soins de santé sexuelle et reproductive, incluant les violences basées sur le genre, pour les populations en situation de vulnérabilité ».

Chez Médecins du Monde Belgique, nous luttons pour une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.). Dans la poursuite de cette mission, nous avons intégré un projet régional « Enfants et Jeunes sur les Routes Migratoires d’Afrique de l’Ouest et du Nord » qui est mis en œuvre au Mali en consortium avec d’autres organisations internationales et régionales telle que Helvetas, GIZ, Tdh, SSI-AO Enda et MAEJT.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ces programmes MdM-BE recherche un Administrateur Financier et Ressources Humaines h/f motivé (e), désireux/se de rejoindre une équipe dynamique, basé à Kita.

I-Raison d’être de la Fonction :

Les objectifs du poste d’Administrateur Financier & Ressources Humaines de la base sont les suivantes :

  • Gestion finance base :
  • La bonne gestion des budgets de la base ;
  • La bonne gestion de la comptabilité de la base ;
  • La bonne gestion de la trésorerie de la base ;
  • La bonne gestion des archives comptables et financiers de la base.
  • Gestion administrative et Ressources Humaines Base :
  • Assurer le processus de recrutement des collègues adéquats de la base ;
  • Assurer la bonne gestion administrative et du personnel de la base dans le respect des procédures internes, des procédures bailleurs et du cadre légal du pays ;
  • Assurer la gestion administrative et des ressources humaines de manière rigoureuse, transparente et objective, appliquée dans le respect du code du travail national et de tout texte juridique auquel MdM BE est soumis au Mali, pour le personnel de la base ;
  • Garantir le respect du règlement intérieur, de la charte et des procédures administratives et RH en appliquant les politiques de MdM BE ;
  • Mettre à jour l’organigramme de la base ;
  • Préparer les rapports RH mensuels de la base et l’envoyer à l’Adjoint.e CORH ;
  • Mettre à jour la liste des effectifs de la base avec les informations demandées ;
  • Organiser les évaluations annuelles de la performance de la base et contribuer à l’élaboration du plan de formation ;
  • Gérer la paie mensuelle ;
  • Gérer les questions disciplinaires sur la base ;
  • Gérer les questions relatives aux déplacements ;
  • Gérer toutes questions relatives au bien-être du personnel ;
  • Gérer les questions relatives aux délégués du personnel et au personnel délocalisé ;
  • Participer à la représentation de MdM BE au Mali auprès des administrations de la Région en accord avec le coordinateur.trice de projet de Kita.
  • Rôles :

Appuyer à la gestion financière de la Base :

1/ Gérer les budgets de la base :

  • De faire la revue financière avant la validation des documents internes d’autorisation de dépense sur la base;
  • Indiquer la bonne affectation budgétaire des dépenses de la base;
  • D’assurer le respect et un bon suivi budgétaire de sa base;
  • De mettre à la disposition de la coordination de la base et au niveau national, le suivi budgétaire mensuel de sa base;
  • Prépare les rapports Financiers périodiques des projets de la base.

2/ Gérer la comptabilité de la base:

  • Effectuer l’enregistrement comptable correct dans le logiciel comptable des opérations de la base;
  • Respecter le plan comptable ainsi que des consignes sur l’harmonisation des libellés et des affectations budgétaires;
  • Tenir à jour les journaux comptables dont il a la responsabilité;
  • De préparer et transmettre mensuellement la clôture comptable de la base au comptable national;
  • Assurer le suivi et la formation du Financier partenaire de mise en œuvre au niveau base.

3/Gérer la trésorerie de sa base:

  • De préparer la demande de trésorerie de la base et d’assurer son suivi;
  • D’assurer le respect de la procédure de sécurisation des fonds sur la base;
  • D’assurer la bonne tenue de la caisse de la base (tenir le cahier à jour, faire les décaissements, faire l’inventaire …) conformément aux procédures en vigueur;
  • De suivre les chéquiers et les chèques, faire le rapprochement, conformément aux procédures en vigueur.

4/Archivage et Audit :

  • D’assurer que chaque écriture comptable est justifiée par une pièce justificative physique et que toutes les pièces justificatives sont bien enregistrées dans sa comptabilité;
  • D’assurer de la complétude des pièces justificatives financières en respectant la politique d’archivage de la mission figurant dans la procédure d’achat;
  • D’assurer de la complétude des pièces justificative du dossier d’achat logistique sont bien retournées à la logistique en respectant la politique d’archivage de la mission figurant dans la procédure d’achat;
  • D’assurer que toutes les pièces justificatives de la base sont bien au format A4 (faire ou faire faire le collage si nécessaire);
  • D’effectuer le classement de toutes les pièces justificatives de la base après vérification de la présence du cachet d’imputation conforme à la politique d’archivage de la mission;
  • D’assurer que toutes les pièces sont scannées et chargées sur One Drive avant envoie en coordination;
  • D’assurer que toutes les pièces justificatives de la base sont transmises à la coordination;
  • De corrigés les non-conformités (entre comptabilité et pièces physiques);
  • D’assurer le suivi des pièces manquantes de la comptabilité de la base;
  • D’appuyer la coordination dans la préparation des audits.

5/ Appui au département Finances :

  • Travailler en collaboration avec les autres financiers de la mission, remplace ceux-ci en cas de nécessité ou sur demande (congé ou indisponibilité) ;
  • Apporter son expertise technique financière dans la gestion courante du département finance ;
  • Suggérer toutes améliorations susceptibles de renforcer le Département finances.

II- Appui à la gestion Administrative et Ressource Humaine de la Base :

1/ Recrutement :

  • S’assurer d’un recrutement impartial lors de la sélection de candidats en se basant sur les différentes étapes de la procédure de recrutement de MdM-BE en vigueur;
  • De ce fait, préparer les autorisations de recrutement ; afficher les avis de recrutement dans les bases et tous les endroits appropriés ;
  • Organiser les tests, entretiens, vérification des références et tout autre acte nécessaire pour le recrutement des agents;
  • Suivre les briefings de prise de poste de tout nouvel employé, assure le briefing admin/RH;
  • Appuyer dans la rédaction des profils de poste du personnel de Kita, suivre l’organisation du recrutement, les évaluations périodiques et les formations.

2/ Contrat de travail :

  • S’assurer que tout travailleur possède un contrat en bonne et due forme, un profil de poste, que les objectifs SMART et le plan d’actions ont été convenus avec le superviseur;
  • Suivre les contrats du personnel de la base dans le respect du code de travail au Mali et vérifier si tous les documents sont signés par les intéressés lors de la signature de leurs contrats ;
  • Préparer les projets de contrat à soumettre au coordinateur.trice de projet pour approbation et validation finale du Coordinateur des RH ;
  • Tenir une fiche de suivi des contrats des journaliers ;
  • Tenir à jour un fichier de suivi du personnel;
  • Assurer la gestion administrative des contrats du personnel de la Base de Kita et avertir en avance le Coordinateur des Ressources Humaine et le Coordinateur.trice de projet de leurs dates d’expiration ainsi que celles des périodes d’essai ;
  • Procéder à l’immatriculation de tout employé à l’INPS et l’AMO après validation du contrat par l’Inspection du Travail.

3/ Administration :

  • Suivi de signature des rapports MATD ;
  • Préparer les avances sur salaires et les enregistrer dans le fichier de paie (récap et variables salaires) ;
  • Etablir les demandes Etas de paiements canevas MdM (Prime ASACO,
  • Prime CSCref, Stratégie avancées des CSCOM, Clinique Mobile.) ;
  • Assurer le suivi des signatures des nouvelles conventions des partenaire/Contrat bailleur loyer bureau ;
  • Assurer l’archivage des documents administratif (RH, ordre de mission staff, demandes des congés, conventions partenaire……) ;
  • Assurer les taches d’information sur les procédures administrative lors des atelier, formations et autres rencontres avec les partenaires.

III- Diplôme et expérience professionnelle : 

  • Être titulaire d’un Diplôme BAC+3 minimum en Administration, Finance et/ou Droit/Gestion des Administrations, ou tout autre diplôme en lien avec ce poste ;
  • Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Word – Excel – Power Point, Internet Explorer) et des logiciels spécifiques SAGA ;
  • Expérience indispensable dans un poste similaire d’au moins 3 ans, dont 2 expériences professionnelles internationales concluantes dans une ONGI ;
  • Bonne connaissance des dispositions légales du Mali ;
  • Connaissance des politiques et procédures de base de l’administration ;
  • Avoir une expérience deux (2) ans minimums dans un poste similaire ;
  • Expérience dans une ONG ou autre organisation internationale.

CONTACTS :

Si vous êtes intéressé-e, veuillez nous adresser :

  • votre cv
  • votre lettre de motivation par mail à l’adresse : [email protected] en Objet du message :« Administrateur Financier et Ressources Humaines »

NB : le processus de tri des CV se fera au fur et à mesure de la réception des dossiers de candidature ; MdM-BE se réserve le droit de clôturer l’avis avant la date limite de dépôt de dossiers.

Date limite :  Vendredi 18 octobre 2024 à 13h00 mn.

Seuls les candidats présélectionnés sur base du dossier seront convoqués pour un test et un entretien.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées et sollicitées.

NB : aucun dossier incomplet ne sera accepté

 

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