Description du poste :
Poste : Chargé (e) d’Administration et de Finances
Lieu : Bamako, Mali
Durée de travail : temps plein
Nature du contrat : National CDD,
Superviseur : Conseillère Principale du projet au Mali
Contexte :
Le Centre des Programmes de Communication (CCP) de l’École de santé publique Johns Hopkins Bloomberg est spécialisé dans le développement et la mise en œuvre de programmes de Changement Social et Comportemental (CSC) qui améliorent les résultats de santé dans le monde entier. Dans le cadre de la suite de la mise en œuvre du projet Breakthrough ACTION (GHSA) au Mali, le Centre de Communication des Programmes de l’Université Johns Hopkins recherche un (e) Chargé (e) d’Administration et de Finances à temps plein.
Breakthrough ACTION est un accord de coopération de cinq ans financés par l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID) pour la mise en œuvre des programmes de Changement Social et de Comportement dans le monde entier. Sous le lead du Centre des Programmes de Communication de l’Université Johns Hopkins (CCP), les partenaires de Breakthrough ACTION comprennent Save the Children, ideas42, Think Place, Camber Collective et Viamo. Breakthrough ACTION /Mali se focalise sur la capacité du Mali à mettre en œuvre l’Agenda de la sécurité sanitaire mondiale (GHSA en anglais) afin d’accélérer les progrès du pays vers la mise en œuvre du règlement sanitaire international (RSI) de l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS) en mettant l’accent sur la communication des risques. En outre, le projet s’appuie sur l’investissement de l’USAID dans le changement social et comportemental (SBC) pour appliquer stratégiquement des pratiques et des outils éprouvés et fournir un nouvel apprentissage pour promouvoir le changement de comportement en matière de santé au Mali.
Les fonctions essentielles du poste :
Tâches et responsabilités :
Les fonctions et responsabilités spécifiques du Chargé d’Administration et Finances seront convenues avec le Directeur Financier Régional (DFR) sous la supervision technique duquel il/elle exercera une gamme complète de fonctions opérationnelles. Son superviseur hiérarchique est le Chef de projet Conseillère Principale. Il jouera un rôle de premier plan dans la réalisation des tâches suivantes et s’assurera que les ressources sont allouées et utilisées conformément aux exigences de l’accord, aux règlements applicables du gouvernement américain et aux normes et procédures appropriées :
- Assurer la relation avec les services de l’emploi notamment le Médecin du travail, la direction régionale du travail ;
- Préparer mensuellement les états nominatifs et de déclaration des cotisations sociales et de taxes à partir des états de salaires et soumettre pour revue et approbation ;
- Procéder mensuellement à la déclaration et paiement des cotisations sociales et fiscales ;
- Effectuer mensuellement les obligations déclaratives en matière sociale et fiscale et en effectuer le paiement dû à terme ;
- Assurer la relation avec les prestataires de service y compris les entretiens réguliers du bureau, la sécurité,
- Assurer le suivi et la gestion du parc automobile ;
- Suivre auprès de l’agence de l’INPS dont dépend le bureau, les allocations familiales dues au membre du personnel ;
- Assister le personnel ne bénéficiant pas de l’allocation dans la constitution de son dossier administratif en ce qui concerne les pièces et reçus à fournir en compléments d’information par le bureau nécessaire à son enrôlement ;
- Préparer les demandes de transfert des nouveaux employés pour la gestion de leur carrière auprès de l’INPS ;
- Examiner, faire approuver et surveiller les demandes d’achat, les factures, la demande de chèque et le virement (national et international). Ce virement peut être aussi fait de façon électronique et s’employer à respecter toutes les procédures de gestion des virements électroniques ;
- Tenir régulièrement la comptabilité du projet ;
- Superviser la préparation matérielle des ateliers et réunions y compris les paiements des participants et les prestataires de service ;
- L’émission et l’enregistrement des chèques ;
- Effectuer tous les enregistrements des écritures dans le logiciel QuickBooks dans le respect de la corrélation des codes et du plan comptable ;
- Archiver tous les rapports mensuels et s’assurer de l’envoi des pièces originales au siège ;
- Assurer pour le projet la préparation des demandes de cotation et la publication des avis d’appels d’offres et de manifestation d’intérêts, la collecte des réponses et leur soumission à l’analyse et approbation conformément aux politiques et procédures de JHU-CCP, du manuel opérationnel standard pour le Pays, du bailleur et des règlements et lois locaux régissant les passations de marché ;
- Préparer les bons de commande et suivre l’exécution avec le staff de programme ;
- Assurer les relations avec les prestataires dans l’exécution des livraisons et services commandés. Ceci inclut leur orientation, la réception et la transmission des livrables, la réception et transmission des Bons A Tirer BAT pour des services d’impression ;
- Appuyer le Directeur Financier Régional dans la préparation des rapports spécifiques et des rapports périodiques dus au siège ;
- Assister le Directeur Financier Régional en coordination avec le Chef de projet dans l’organisation et la coordination des audits à la demande du siège ;
- Assister le Chef de projet et le personnel du programme dans la préparation et la constitution des rapports spécifiques à sa demande ;
- Assister le Chef de projet en coordination avec le Directeur Financier Régional dans la mise en œuvre des recommandations des audits le cas échéant ;
- Traiter les demandes de paiement des avances pour les activités et des avances pour voyage, et en assurer le suivi ;
- Examiner les pièces justificatives des avances pour assurer une bonne réconciliation et en soumettre un rapport mensuel de suivi ;
- Examiner et vérifier périodiquement tous les comptes comptables pour assurer le suivi et réconciliation si nécessaire ;
- Soumettre les demandes de régularisation diverses au DFR pour approbation et saisie dans le logiciel comptable QuickBooks.
Qualifications et expériences minimales requises :
Essential :
- Être titulaire au minimum d’un diplôme de BAC+3 en gestion ; Finance-comptabilité ou d’un diplôme équivalent ;
- Avoir une expérience de travail d’au moins deux (02) ans dans un poste similaire ;
- Avoir une très bonne connaissance des procédures financières et la maîtrise des écritures comptables ;
- Être disposé au fréquent déplacement sur le terrain ;
- Avoir une grande capacité de travail en équipe ;
- Avoir une bonne connaissance des règles et règlements des bailleurs ;
- Avoir une très bonne connaissance des Microsofts Word, Excel, Access, PowerPoint ; et internet ;
- Avoir une bonne maîtrise des logiciels comptables QuickBooks, SAP…
Desirable :
- Avoir une expérience de travail avec des ONG internationales et en particulier celles mettant en œuvre des projets financés par l’USAID ;
- Avoir une expérience de travail dans les situations d’urgence et prôner pour qualité la rigueur ;
- Avoir des bonnes compétentes rédactionnelles en Français et la connaissance de l’anglais est un atout.
Candidature :
Les candidats intéressés à cet avis devront envoyer une lettre de motivation et un CV détaillé mis à jour à [email protected] au plus tard le Vendredi 23 Octobre 2020 à 17h00, heures GMT avec comme objet : « Candidature au poste de Chargé (e) d’Administration et de Finances ».
Les candidatures qui ne comporteront pas l’objet indiqué ci-dessus, qui n’incluront pas les documents demandés ou reçues après la date limite ne seront pas prises en compte.