Avis de recrutement : L’Organisation Internationale du Travail (OIT) recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et financier(ère) – G5(DC), Mali

L’Organisation internationale du Travail (OIT) est l’institution des Nations Unies qui a pour mission d’améliorer l’accès des hommes et des femmes à un travail décent et productif, dans des conditions de liberté, d’équité, de sécurité et de dignité. Ses principales tâches consistent à promouvoir les droits au travail, encourager la création d’emplois décents, développer la protection sociale et renforcer le dialogue dans la recherche de solutions aux problèmes du monde du travail.

Le Bureau international du Travail (BIT) s’est engagé à accompagner le Mali dans le renforcement du cadre institutionnel de coordination, de pilotage, de suivi de l’éradication du travail forcé, ainsi que dans l’amélioration de la base de connaissances et le renforcement des capacités des organisations locales qui fournissent de l’assistance aux victimes. Cet appui s’inscrit dans le cadre de la coopération entre l’OIT et ses mandants au Mali à travers le Programme pays pour le Travail décent.

Le BIT exécute, sur financement du Département d’Etat américain (US-DOS), un projet intitulé « Combattre l’esclavage fondé sur l’ascendance au Mali ». Ce projet, d’une durée de 22 mois, et a officiellement démarré en septembre 2023.  Le but du projet est de contribuer aux efforts nationaux pour combattre l’esclavage fondé sur l’ascendance au Mali. Le BIT et ses partenaires Anti-Slavery International et TEMEDT proposent des actions pratiques et durables pour amener des bénéfices immédiats, tangibles et mesurables aux victimes et pour contribuer à des réformes systémiques dans le long terme.

Supervision

Le poste est placé sous la responsabilité du Directeur du Bureau de l’OIT à Abidjan et la supervision directe du Coordonnateur National de Projet « Combattre l’esclavage fondé sur l’ascendance au Mali  MLI/23/03/USA ».

Principales tâches et responsabilités

L’Assistant (e) administratif (ive) et financier (ère) assurera les principales tâches suivantes:

Tâches administratives

1. Effectuer le travail administratif y compris l’interprétation, le maintien des documents officiels et des fichiers ; fournir au supérieur hiérarchique du projet des conseils sur les procédures administratives.
2. Participer à l’organisation et la préparation des réunions spéciales et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l’organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces réunions, séminaires et ateliers ; élaborer des rapports des réunions et suivre la mise en œuvre des décisions prises lors de ces réunions.
3. Préparer la documentation nécessaire pour les contrats des experts et les contrats de de services.
4. Faire les arrangements de voyage, les réservations d’hôtel et préparer les formulaires d’autorisation de voyage et de Security clearance pour le personnel du projet.
5. Maintenir et actualiser le répertoire des partenaires du projet, les agences des Nations Unies, et fournir le service de protocole tel que requis.
6. Préparer, de sa propre initiative, les correspondances, les rapports et les justifications d’ordre administratifs (qui peuvent être de nature confidentielle), attacher les informations nécessaires, maintenir un système de suivi et porter à l’attention du superviseur les questions qui nécessitent une attention immédiate et /ou personnelle.
7. Assurer un flux régulier de la communication des activités du projet par la collecte, la traduction et l’archivage des documentations, des informations et des correspondances et des articles de presse.
8. Assurer la gestion du matériel et équipement du projet.
9. Examiner les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique et fixer les rendez-vous en fonction de l’urgence et de l’importance des requêtes.
10. Préparer des rapports et d’autres documents (qui peuvent être de nature confidentielle), attacher des informations nécessaires, maintenir un système de suivi et porter à l’attention du superviseur les questions qui nécessitent une attention immédiate et /ou personnelle.
11. Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur hiérarchique.

Tâches financières

1. Tenir les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; Elaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers.
2. Préparer les spécifications et les estimations des couts des activités prévues.
3. Préparer et vérifier les pièces justificatives et assurer le suivi des paiements du projet.
4. Préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins.
5. Conseiller et assister le personnel du projet, les experts et consultants sur les questions financières.
6. Travailler en étroite collaboration avec le personnel du projet ainsi que le Bureau de l’OIT à Abidjan.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en gestion, comptabilité ou une autre formation dans le domaine des tertiaires.

Expérience

Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière dans la gestion des projets.

Langues

Excellente maîtrise du français. Une bonne connaissance de l’anglais serait un atout.

Aptitudes professionnelles

• Capacité avérée dans l’utilisation les logiciels de traitement de texte, des feuilles de calculs, Powerpoint et d’autres logiciels requis pour l’accomplissement des tâches.
• Aptitude à rédiger des rapports et des correspondances.
• Bonne faculté d’analyse.
• Aisance dans la communication orale et écrite.
• Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions.
• Aptitude à travailler en équipe et sous pression.
• Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps.
• Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion.
• Avoir le sens de la responsabilité et posséder un sens du détail.
• Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie.
• Faire preuve d’honnêteté et d’intégrité.
• Aptitude à effectuer des recherches sur Internet et dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports.
• Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement afin de décider de la démarche à suivre.
• Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions.
• Faculté d’encadrement.
• Aptitude d’adaptation aux changements,
• Aptitude à se déplacer dans les zones de post conflits.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

Date limite : 27 décembre 2023

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