Save the Children Mali : Nous recrutons Un(e) Chef de Secteur Subventions et Gestion Stratégique du Portefolio basé à Bamako.

Gestion des subventions : 

• Fournir un appui stratégique et opérationnel aussi bien que le leadership au sein de l’équipe de Direction et dans l’ensemble des aspects de la gestion des subventions ;
• Fournir des informations de gestion à l’équipe de Direction sur une base régulière sur le statut de chaque subvention, les progrès et les risques ;
• S’assurer de la fiabilité et de la mise à jour des informations fournies à l’équipe de Direction sur le pipeline de financement, le portefolio et les opportunités ;
• Assurer le suivi du portefolio du Bureau Pays ;
• Assurer que toutes les politiques, procédures, processus, systèmes, standards et outils applicables de SCI permettent de répondre aux exigences des donateurs ;
• Collaborer avec le Directeur financier pour assurer que le Bureau Pays a un cadre clair qui permettent d’élaborer le budget prévisionnel annuel, d’effectuer l’allocation des couts, de suivre les budgets des subventions, d’effectuer la planification financière, en particulier assurer l’alignement de ces budgets avec le tracker des subventions ;
• Collaborer avec le contrôleur interne chargé des audits, le Directeur de l’opérationnalisation des programmes, le Directeur financier, la Directrice des ressources humaines pour assurer que les audits réguliers et habituels des donateurs soient anticipés, bien préparés et effectués de la meilleure façon ;
• Travailleur avec les auditeurs internes et externes pour suivre et appliquer les exigences des donateurs ;
• Assurer que les risques anticipés et connus aient des plans de mitigation avec des actions appropriées ;
• Identifier, évaluer, faire des inputs et des recommandations sur les processus de réconciliations (mécanisme de rapportage) entre la finance, les paiements, les achats, les distributions et le suivi évaluation pour assurer de la cohérence des rapports aux donateurs. ;
• Assurer que le système de gestion de subventions (AMS) soit effectivement fonctionnel, mis à jour y compris le répertoire des audits (données et processus) pour toutes les subventions et les sous subventions ;
• Construire et maintenir des relations avec les représentants pays des donateurs, travailler étroitement avec les Bureaux des Membres de SCI pour assurer une communication cohérente, soutenue et régulière avec les donateurs à tous les niveaux ;
• Construire et maintenir de bonnes relations avec les réseaux appropriés et d’autres gestionnaires de subventions des autres organisations à l’intérieur du Pays ;
• Assurer que les processus clés en place pour l’écriture des projets et le reste du cycle de gestion de subventions (format, critères d’éligibilité, exigences, mécanisme de rapportage, suivi évaluation et assurance qualité) reçoivent une attention particulière de tous les acteurs dans un esprit de fidéliser le donateur et privilégier sa satisfaction ;
•  Travailler avec l’équipe finance pour apporter des conseils techniques pour des mécanismes d’allocation des couts des donateurs stratégiques dans une vision de minimiser les risques liés à leurs exigences autant que possible (fiche de temps, co-financement etc.) ;
• Assurer que les problèmes potentiels et les requête d’amendement soient signalés promptement aux donateurs à travers les canaux appropriés des Bureaux de Membres de SCI. Ceci peut inclure d’écrire des mémorandums /notes justificatives dans les cas où des dérogations sont nécessaires pour négocier avec le donateur ;

Rapportage aux donateurs:

• Appuyer le processus de rapportage en assurant que tous les staffs des projets soient capables d’obtenir et de comprendre les informations clés afin de produire des rapports de qualité ;
• Mettre en place et appliquer tous les outils et processus appropriés pour permettre au Bureau Pays de soumettre des rapports de qualité aux Bureaux des membres de SCI et aux donateurs, dans les délais en soutien à la mise en œuvre des indicateurs clés de performance du Bureau Pays ;
• Assurer une bonne coordination entre les Bureaux des Membres de SCI, les donateurs et l’équipe terrain du Bureau Pays sur le rapportage, la réactivité et la proactivité et l’adhésion aux schémas de rapportage ;
• Appuyer les revues systématiques des rapports des subventions critiques ou à risque.

Gestion des sous-subventions:

• Gérer le cycle de d’attribution de sous-subventions, en travaillant étroitement avec tous les autres Départements pour assurer que les partenaires de SCI suivent un mécanisme d’évaluation de capacités et de vérification anti-terroriste et fraude (vetting préalable à la contractualisation et au début de la mise en œuvre des activités), de contractualisation et de suivi régulier afin d’assurer que ces partenaires appliquent ou sont en conformité avec les exigences des donateurs ;
• Assurer que les accords de sous-subvention, les termes de références et les modalités de partenariats, les politiques et procédures internes sont en conformité avec les procédures des organisations partenaires y compris la politique de sauvegarde de l’enfant, et plaider pour des ajustements / alignements là ou nécessaire ;
• Assurer que SCI Mali applique systématiquement le principe de rencontres de démarrage de nouvelles subventions avec tous les partenaires de sous-subvention impliquant les staffs programmes, finance, les gestionnaires de Bureaux de SCI ;
• Collaborer avec le Directeur de l’opérationnalisation des programmes, l’équipe de la sauvegarde de l’enfant et l’équipe programme pour la planification et la mise en œuvre des activités de développement des capacités des partenaires de subvention y compris dans un esprit de partenariat sûr (partenariat ne créant pas des incidents aux communautés, aux enfants, aux staffs et autres tiers).

Renforcement de capacités :

• Recruter, former et gérer les staffs du Département ;
• Appuyer les efforts de renforcement de capacité au sein de SCI Mali à travers les formations, les apprentissages, le développement des outils et des manuels ;
• Appuyer l’équipe de gestion de subvention dans le renforcement des connaissances et des capacités des staffs dans tous les départements sur la gestion des gestions des subventions, les exigences des donateurs selon les postes et rôles. Ceci inclut les inductions, les formations, le coaching etc. ;
• Renforcer les capacités des partenaires dans la gestion des sous-subventions et des donateurs.

Représentation

• Assurer la représentation du SCI mali, instaurer la confiance et l’influence auprès des structures et autorités étatiques, des donateurs, des ONG, des Agences UN et d’autres parties prenantes clés, en lien avec le portefolio du Bureau Pays ;
• Représenter le programme dans les fora pertinents et rencontres des donateurs potentiels de SCI Mali à l’intérieur du Pays ;
• Représenter le Bureau Pays aux réunions organisées par SCI et auprès des Bureaux des Membres de SCI sur la gestion des subventions.

Exécuter toutes les autres tâches liées à la fonction et sur demande du superviseur hiérarchique 

Responsabilité :

• Se tient responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l’exemple des valeurs de Save the Children
• Tient l’équipe et les partenaires responsables de s’acquitter de leurs responsabilités – en leur donnant la liberté de livrer de la meilleure façon qu’ils jugent appropriée, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer les performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition :

• Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour eux-mêmes et leur équipe, assume la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
• Tourné vers l’avenir, pense stratégiquement et à l’échelle mondiale.

Collaboration:

• Établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes
• Valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
• Accessible, bonne écoute, facile à qui parler.

La créativité:

• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
• Prêt à prendre des risques disciplinés.

Intégrité:

• Honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; démontre les plus hauts niveaux d’intégrité

Essentielles

• Diplôme de Master ou équivalent dans le développement international, les sciences sociales, gestion ou équivalent.
• 5 à 8 ans d’expériences professionnelles dans une Organisation de taille similaire ou ayant des enjeux similaires.
• 5 à 8 ans d’expériences en opérationnalisation de programmes, supports aux programmes comme la finance, gestion de subvention, gestion de programmes ou l’administration
• Expériences prouvées dans les ONGs à des niveaux de responsabilités croissantes incluant la mise en place et la gestion de subvention ou équivalent.
• Très bonnes expériences des exigences des donateurs institutionnels majeurs sur la budgétisation, l’éligibilité, la gestion des situations, la gestion des exigences et le rapportage
• Très bonnes expériences dans les stratégies et mécanismes d’interactions avec les donateurs à un niveau stratégique ;
• Très bonnes expériences dans la contribution active et l’appui stratégique à une équipe de Direction.
• Excellente capacité de planification, de coordination et de gestion avec une habileté à organiser des demandes cumulées comprenant des défis et des taches difficiles.
• Expérience et capacité avérée dans la gestion et la supervision de staffs avec une grande capacité de coaching et de renforcement de capacités.
• Très bonne capacité dans la résolution des problèmes, l’analyse des tendance et l’attention soutenue aux détails.
• Très bonne capacité en informatique et en applications de gestion de subvention (Outlook, système financier, plateformes de gestion).
• Sensibilité à la diversité culturelle et habileté à construire des relations rapides avec des personnes d’horizons divers.
• Patient, adaptable, flexible, capable d’improviser, réactif et communique clairement et efficacement sous pression.
• Grande capacité de communication en français et en anglais (écrit et parler).

Désirables

• Expérience antérieure dans la gestion de subvention et dans l’utilisation des plateformes de gestion de subvention dans d’autres organisations;
• Savoir produire ou extraire des rapports financiers des systèmes de comptabilité;
• Expérience en gestion de projet, suivi ou coordination de financement;
• Expérience en contexte humanitaire ou sécuritaire fragile.