Il/ Elle est Responsable du suivi financier et administratif de la mission, doit coordonner et diriger l’équipe admin fin de la mission en capitale et sur les bases opératives. Garantir et mettre en place les procédures administratives et financières de la mission sur la base de directives d´ACF Espagne et le normatif local.
Objectif 1 : Supervision de la comptabilité et contrôle de la trésorerie de la mission :
- Superviser et valider la clôture mensuelle de la compta dans le respect du délai et selon les contrôles définies dans le « Contadoc ».
- Assurer le respect aux procédures administratives et financières établies par ACF ou par les bailleurs des fonds.
- Définir le schéma des flux de trésorerie de la mission dans le “Cash Management Policy » et superviser son accomplissement.
- Contrôler le niveau de trésorerie de la mission au minimum opérationnel.
- Valider le prévisionnel de trésorerie de la mission et en assurer l’envoi au Siège;
- Préparer les demandes d’avances de trésorerie sur les budgets non signés (Z2) et en assurer l’envoi au siège.
- Suivre les paiements des contrats signés sur le terrain ;
- Gérer les relations avec les banques.
Objectif 2 : Gestion financière :
- Assurer une balance financière globale pour la mission selon les objectifs financiers définis pour la mission annuellement.
- Actualiser avec périodicité mensuel la planification financier de la mission à travers de l’outil « Financial Management Tool».
- Créer et actualiser le budget structure annuel (CCP ou plan de couverture) avec périodicité mensuel ;
- Analyser et réviser le suivi financier des contrats bailleurs en cours et garantir l’accomplissement des règles bailleurs sur la gestion financière des contrats ;
- Assurer la diffusion des suivis budgétaires à l’équipe de coordination et aux responsables programmes (suivis budgétaires préparés par le Responsable des Finances);
- Trainer aux équipes Admin, log et technique sur l’utilisation et compréhension de l’outil de planification et suivi financier (FMT, CCP et BFU)
- Participer à la création et modification des propositions et budgets sur la base de guidelines bailleurs et plan de financement ;
- Préparer les rapports financiers prévus par les bailleurs en collaboration avec l’équipe de coordination ;
- Analyser, communiquer au siège et suivre les possibles risques financiers ;
- Superviser le suivi budgétaire de partenariats et l’accomplissement des accords signé avec eux.
- Responsable de la résolution des requêtes de bailleurs sur les contrats en cours ou déjà finis.
Objectif 3 : Gestion administrative de la mission :
- Vérifier le respect du circuit d’autorisation des dépenses
- Contrôler et superviser le respect des règles pour la qualité et l’archivage de la documentation admin et financière selon les règles ACF-E et bailleurs ;
- Représenter la mission devant les responsables administratifs des organisations nationales et internationales dans le pays ;
- Assurer que la mission respecte la législation locale et les obligations fiscales. Assurer le renouvellement de la convention avec le gouvernement ;
- Initier et / ou développer les relations avec les autorités locales pour les questions financières (banques, ministère des finances) et les administrations ;
- Planifier et suivre les audits internes et externes en collaboration avec le siège.
Objectif 4 : Travailler avec les Partenaires du Consortium :
- Former les partenaires sur les procédures comptables & financières d’ACF E ;
- Superviser trimestriellement la vérification des factures des partenaires ;
- Superviser la saisie des factures des partenaires dans SAGA ;
- Consolider les rapports financiers des partenaires dans le cadre du projet sécurité alimentaire financé par l’Union Européenne ;
- Suivre les demandes de trésorerie des partenaires et en assurer l’envoi au siège ;
- Assurer l’application des procédures comptables & financières « du manuel de suivi de projet » par tous les partenaires du Consortium dans le cadre du projet sécurité alimentaire financé par l’Union Européenne.
Objectif 5: Gestion de l’équipe Administrative et Financier de la mission:
- Assurer une structure de personnel Admin et fin adéquate et trainée pour la mission ;
- Assurer la motivation, communication et coordination dans l’équipe admin fin ;
- Résoudre des possibles conflits interpersonnels, si c’est le cas;
- Faire des évaluations de personnel de son responsabilité.
- Participer au recrutement de l’équipe á sa charge
- Contribuer à la rédaction et au suivi des plans d’actions individuels du département FIN ;
- Identifier les besoins de formation techniques des équipes nationales en collaboration avec Coordinateur RH.
- Identifier les ressources de formation techniques possibles locales et régionales en collaboration avec le département RH
- Respecter les règles de sécurité spécifiques du plan de sécurité de la mission et de la base, veiller à ce que le personnel à sa charge respecte le plan et assurer les tâches de gestion de la sécurité qui peuvent être ajoutées aux protocoles.
- Communiquer aux responsables de sécurité du lieu de travail toute information en lien avec la sécurité ou avec le non-respect du plan de sécurité.