Avis de recrutement : Oxfam recrute un(e) Responsable Finance Pays Mali basé à Bamako.
Principales responsabilités et obligations
Audit et gestion des risques
S’assurer que toutes les procédures financières sont conformes aux normes de l’organisation et de la région, qu’elles sont clairement définies et comprises et qu’elles sont appliquées efficacement.
S’assurer que les mécanismes de contrôle interne sont en place et suivis.
Assurer une gestion efficace des actifs en liaison étroite avec la logistique.
Informer la direction du programme de tout changement/développement dans les politiques gouvernementales, les exigences statutaires et légales au Mali en ce qui concerne la fonction financière.
Maintenir une vue d’ensemble de la politique, des systèmes et des procédures d’Oxfam concernant les finances et s’assurer que les développements sont communiqués et mis en œuvre de manière appropriée par le biais de revues régulières.
Conduire la préparation des audits, trouver des auditeurs externes et soutenir le personnel du programme dans la préparation des audits externes et internes.
En coordination avec le responsable de l’appui aux entreprises, tenir un registre des risques pour le programme de pays, en prenant des mesures proactives pour éviter les erreurs.
Informer la direction sur les risques existants, identifier les risques nouveaux/potentiels et mettre en place des mesures d’atténuation en temps utile.
Se familiariser avec les lois du pays et s’assurer de leur respect, soutenir le Business Support Manager et le Directeur du pays pour s’assurer que les lois sont respectées.
Contrôle de la trésorerie, de la banque et des finances
Travailler avec le responsable des opérations et les responsables/coordinateurs de programme pour identifier les besoins financiers, les questions de gestion financière et développer des stratégies de contrôle financier.
Compiler les informations financières et les budgets des projets dans un budget/plan financier global pour le pays pour examen par l’équipe de direction du pays.
Assurer un fonctionnement et un suivi efficaces, opportuns et précis de l’ensemble des systèmes financiers (par exemple, le système de gestion générale), y compris le maintien de l’exhaustivité et de l’intégrité des données dans le système de gestion de projet.
S’assurer que les paiements sont libérés après une vérification approfondie en contrôlant la documentation, les codes budgétaires pertinents et en assurant l’exactitude des calculs.
Assurer la liaison avec les banques, les auditeurs, les donateurs et les organisations similaires (le cas échéant) et les autorités fiscales locales, etc.
les autorités fiscales locales, etc.
S’assurer que la gestion des actifs est conforme aux exigences de l’organisation/des donateurs ainsi qu’aux principes comptables généralement admis.
Analyse et rapports financiers
Développer des objectifs stratégiques financiers qui répondent aux besoins d’exécution des programmes.
Contribuer à la conception et superviser la préparation de rapports de gestion réguliers (mensuels/trimestriels) pour répondre aux besoins des gestionnaires de programmes dans le pays et de répondre aux exigences en matière de rapports réguliers fixées par la Région et le Siège, en veillant au respect des délais et l’exactitude.
Administration du programme
Compiler les informations financières et les budgets des projets dans un budget/plan de financement global pour le pays pour examen par l’équipe de direction du Mali.
Vérifier l’exactitude des budgets préparés par l’équipe du programme et donner des conseils sur la conception pour un suivi optimal. Approuver les budgets avant de les soumettre à l’autorisation du responsable des opérations et du directeur national.
S’assurer que le programme répond aux exigences des systèmes tels que le grand livre, la gestion des projets et le système de gestion des contrats. Aider les responsables à établir un budget précis et les prévisions budgétaires, tout en les contrôlant périodiquement.
Audit interne/externe – Prendre l’initiative de préparer les audits, participer à la sélection des auditeurs externes et aider le personnel du programme à préparer les audits externes et internes.
Soutenir le personnel du programme dans la préparation des audits externes et internes.
S’assurer que les plans d’action découlant des recommandations d’audit sont mis en œuvre en temps opportun.
Rapports aux donateurs
S’assurer que les exigences, les politiques et les procédures des donateurs sont respectées dans l’ensemble du programme.
Suivre de près le calendrier des rapports des donateurs et le cycle d’activité du programme pour s’assurer que les rapports financiers des donateurs sont préparés et soumis en temps voulu et avec précision, conformément aux rapports narratifs.
Travailler avec l’équipe de financement pour gérer la préparation des rapports financiers des donateurs selon les délais fixés. Assurer une piste d’audit complète depuis la documentation primaire jusqu’au système de comptabilité pour un rapport précis et rapide aux donateurs.et de la tenue des registres généraux. Assurez la conformité avec les règles des donateurs pour chaque transaction.
Veiller à la bonne gestion des contrats des donateurs, y compris les exigences des systèmes, par exemple le système de gestion des contrats du point de vue des finances.
Budget (Propositions/Partenaires)
Travailler sur la planification annuelle et diriger la préparation du budget annuel et de projet du programme de pays et soutenir l’équipe, y compris les programmes de terrain, dans ce processus.
Appuyer le responsable des opérations et d’autres membres du personnel du programme dans la préparation des budgets des programmes, des projets et des projets, ainsi que du budget annuel d’Oxfam, et gérer la préparation des projections et prévisions sur une base régulière, nécessaires à un suivi et à un examen efficace.
Gestion des partenaires
En collaboration avec le responsable des opérations, préparer et soumettre le rapport annuel du conseil et autres rapports des ONG partenaires.
Renforcer la capacité de gestion financière des organisations partenaires nationales afin de répondre aux exigences de conformité du gouvernement, des donateurs et d’Oxfam.
Assurer des visites régulières de suivi financier des organisations partenaires et assurer le suivi des recommandations des visites de suivi.
Gérer l’équipe financière du pays et les partenaires financiers si nécessaire.
Autre
Visiter les bureaux de terrain pour renforcer les capacités et apporter un soutien tout en vérifiant la conformité.
Représenter le département finance du pays dans les forums financiers régionaux et nationaux.
Effectuer d’autres tâches à la demande du superviseur.
Compétences techniques, expérience et connaissances
Essentielles:
Master en économie, finance, responsabilité ou études similaires ;
Au moins 5 à 10 ans d’expérience au même poste ou à un poste similaire dans une grande et/ou complexe organisation non gouvernementale de même niveau, travaillant dans un contexte humanitaire financé par des donateurs individuels et institutionnels.
Expérience du travail avec des partenaires de mise en œuvre et du renforcement de leurs capacités ;
Capacité à travailler avec un système financier en ligne, de préférence PeopleSoft ;
Solides compétences en matière de préparation et de gestion du budget, avec une grande aptitude au travail sur les chiffres.
Expérience en matière de renforcement des capacités, compétences en matière de formation et d’encadrement et volonté de soutenir le développement des autres.
Qualités de leadership et expertise en matière de gestion des personnes afin de fournir une direction et un soutien efficace à un groupe multidisciplinaire et multiculturel avec une capacité avérée à faire preuve de souplesse dans des situations exigeantes.
Expertise dans l’application de la gestion financière stratégique et expérience dans l’optimisation de l’utilisation des ressources.
Expérience de la mise en œuvre d’améliorations opérationnelles et de la persévérance pour réaliser des changements dans un environnement difficile.
Expérience de la gestion matricielle du personnel fonctionnel afin de garantir la réalisation efficace des objectifs fonctionnels.
Compréhension approfondie du système financier et de la manière dont il interagit avec d’autres systèmes opérationnels afin de maximiser ses capacités de production d’informations.
Capacité à acquérir et à appliquer des connaissances sur les exigences statutaires du pays ;
Compétences efficaces en matière de communication orale et écrite, y compris des capacités interpersonnelles et de représentation de haut niveau ; la maîtrise de l’anglais écrit et parlé est essentielle.
Capacité à opérer et à penser de manière stratégique, associée à des compétences analytiques avérées et à l’utilisation de celles-ci pour résoudre des problèmes et prendre des décisions fermes.
Souhaitable :
Connaissance de la programmation des ONG dans le domaine du développement et des urgences ;
La connaissance ou l’expérience des programmes d’Oxfam est un avantage ;
Expérience de la gestion et du travail au sein de consortiums ;
Capacité à travailler sous une pression intense ;
La maîtrise de l’anglais sera très appréciée
Approche flexible des horaires de travail – capacité et volonté de travailler en dehors des horaires habituels, si nécessaire.
Date de clôture : 31 octobre 2023