ORGANISME RECRUTEUR ET CONTEXTE DU POSTE
Créé en 1976, le Geres est une ONG de développement international qui œuvre à l’amélioration des conditions de vie et lutte contre les changements climatiques et leurs impacts. En tant qu’acteur de terrain, la transition énergétique est un levier majeur de son action. Pour un changement sociétal ambitieux, le Geres encourage le développement et la diffusion de solutions innovantes et de proximité, il accompagne les politiques territoriales climat-énergie et il mobilise tous les acteurs autour de la Solidarité climatique en les incitant à agir et à soutenir les plus vulnérables.
L’ONG Geres intervient au Mali depuis 2007 sur l’accès à l’énergie en milieu rural à travers l’appui à la filière
locale de Jatropha (agro carburant) et l’électrification rurale. Le Geres apporte depuis 2010 un appui à la filière biomasse-énergie, dans le cadre notamment de la cuisson domestique, dans un premier temps aux acteurs de la filière à Bamako et depuis 2016 aux filières rurales dans les régions de Sikasso, Ségou, Kayes et Koulikoro.
Depuis 2014, le Geres développe le concept de la ZAE (Zone d’activité électrifiée) qui repose sur un principe de rapprochement des entreprises sur un même site pour pouvoir couvrir de manière optimale leurs besoins en électricité. Sur l’espace de la ZAE, les bâtiments bioclimatiques sont construits et adaptés aux entreprises rurales pour favoriser le développement de leur activité professionnelle. Un système de production hybride (solaire photovoltaïque et groupe électrogène fonctionnant à l’huile végétale pure) répond 24h/24 à la demande énergétique des entreprises rurales installées dans la ZAE.
MISSION ET OBJECTIFS DU POSTE
L’Assistant (e ) de Direction apporte une assistance de haut niveau à la Direction de Geres Mali. Il/Elle assure la gestion administrative et organisationnelle du bureau de Geres Bamako, facilite la communication interne et externe, et participe à la mise en oeuvre des activités de Geres au Mali. Il/Elle participe à la capitalisation des savoir-faire liés aux différentes fonctions de son poste. Il/Elle est force de proposition pour améliorer la gestion administrative de Geres Mali.
Supérieur hiérarchique : Représentante Pays.
Lien fonctionnel : Les équipes comptable, administrative, l’équipe logistique, les managers, les responsables d’antenne et tout le staff de Geres Mali dans toutes les tâches précisées dans la présente fiche de poste.
Localisation
Le poste d’Assistant (e ) de Direction est basé à Bamako, dans les bureaux du Geres. Il/Elle peut être amené (e ) à intervenir sur le terrain sur les antennes régionales et dans la zone d’intervention des projets.
PRINCIPALES RESPONSABILITES DU POSTE :
- Assurer la gestion administrative et organisationnelle du bureau de Bamako :
- Accueillir et orienter les visiteurs ;
- Réceptionner, traiter et transmettre les courriers à la Direction Geres Mali ;
- Archiver les courriers traités ;
- Organiser les rendez-vous et préparer les réunions ; rédiger les comptes rendus de réunion ;
- Relire et éditer les rapports, les contrats, les conventions de partenariats etc dans le respect des circuits de validation ;
- Assurer la coordination administrative entre les services internes et les partenaires externes ;
- Rédiger les notes et courriers internes, les correspondances externes ;
- Participer à la gestion des relations et faire le suivi des dossiers avec l’administration malienne ;
- Participer à la gestion, au suivi et à l’archivage (électronique et physique) des contrats, accords, agréments et tous autres documents administratifs (baux, assurances, téléphonie et internet, etc.), en coordination avec l’AAC
- Veiller au respect des procédures bailleurs et des procédures internes dans l’ensemble des tâches qui lui sont confiées ;
- Contribuer aux actions nécessaires pour s’assurer de la conformité de l’antenne Geres Bamako à la loi malienne dans son périmètre de responsabilité, et participe aux relations avec les autorités administratives, notamment les organismes sociaux et fiscaux ;
- Contribuer à l’approvisionnement de l’équipe en documents-supports relatifs aux procédures internes ;
- Effectuer les travaux de reprographie administrative et comptable ;
- Contribuer à la mise à jour du suivi du temps de travail du personnel et des absences (papier et saisie informatique);
- Contribuer au suivi et à l’archivage des contrats de travail et à la bonne tenue des dossiers du personnel;
- Orienter les membres de l’équipe sur les procédures administratives et financières.
- Assister la Représentante Pays dans toutes les tâches administratives.
- Soutenir les équipes comptables dans la gestion de la trésorerie de l’antenne de Bamako En collaboration avec l’équipe comptable :
- Assurer le suivi des flux de trésorerie dans le périmètre qui lui sera attribué et dresser les procès-verbaux en fin de période.
- Préparer les documents nécessaires pour les opérations bancaires ;
- Participer à la gestion des archives comptables; Cette liste n’est pas exhaustive et l’Assistant(e) de Direction effectuera toutes autres tâches demandées par sa superviseure en rapport avec ses activités.
PROFIL RECHERCHE
- Bac +3 minimum en Assistanat de Direction/Gestion des entreprises (Exigé) ;
- Expériences professionnelles de travail de 5 ans en assistance de direction (Exigé) ;
- Expérience minimum de travail de 1 an en ONG (Exigé) ;
- Bonnes connaissances et/ou expériences techniques dans le domaine de l’assistanat de direction (comptable, financière…)(Exigé) ;
- Excellentes capacités de rédaction administrative et de prise de note de réunion ( Exigé) ;
- Excellentes Capacités en communication professionnelle ( Exigé) ;
- Maitrise des techniques et règles de gestion de la caisse ( Exigé) ;
- Maitrise de la gestion administrative ( Exigé) ;
- Connaissance de l’administration malienne ;
- Maîtrise des logiciels de bureautique / Très bon niveau de français et assez bon niveau d’anglais ;
- Capacité à convaincre et à travailler en partenariat, autonomie, honnêteté, diplomatie, rigueur, capacité à travailler au sein d’une équipe multiculturelle ;
- Rigueur, persévérance, réactivité et esprit d’initiative ;
- Responsabilité et autonomie dans son travail ;
- Savoir s’organiser et planifier son travail (respect des délais) ;
- Être polyvalent, flexible et savoir travailler sous pression, ;
- Capacité analytique, logique et pédagogique ;
- Savoir transmettre rapidement des informations à caractère financier ou administratif de manière claire, synthétique et pédagogique ;
- Être disponible en fonction des tâches et de l’importance du travail à réaliser.
CONDITIONS ET CANDIDATURE
Statut : Contrat malien à durée déterminée
Rémunération : Conformément à la grille salariale du Geres Mali selon profil et expériences
Durée du contrat : 12 mois (renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants) ;
Temps de travail: temps plein avec congés payés;
Début souhaité : dès que possible ;
Veuillez envoyer un CV et une lettre de motivation à l’attention de Aïssata TALL, Représentante du Geres au Mali, à l’adresse mail suivante : [email protected], en précisant dans l’objet de l’email « Candidature Assistant (e) de Direction Bamako », au plus tard le 28 Février 2025 à 18h (heure Mali).
Veuillez pré-remplir obligatoirement le formulaire en ligne : https://forms.gle/VojJP4jQ2VfiUQYW8 (toute candidature n’ayant pas rempli ce formulaire ne sera pas étudiée).
N.B :
- Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
- Seuls les candidat·e·s présélectionnées seront contactées pour des entretiens.
- Les candidatures seront traitées au fur et à mesure.
Le Geres se réserve le droit de clôturer le recrutement avant la date limite de réception des candidatures.