Contexte organisationnel

La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire au monde, avec un réseau de 191 Sociétés nationales membres. L’objectif général de la Fédération internationale est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires menées par les Sociétés nationales en vue de prévenir et d’atténuer les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ». le monde.” La FICR s’efforce de répondre aux besoins et d’améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.

La Fédération internationale fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Mouvement), aux côtés de ses Sociétés nationales membres et du Comité international de la Croix-Rouge (CICR). Le travail de la FICR est guidé par les principes fondamentaux suivants : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, service volontaire, unité et universalité.

La Fédération internationale est dirigée par son secrétaire général et a son siège à Genève, en Suisse. Le siège est organisé en trois divisions principales : (i) la coordination du développement et des opérations de la Société nationale ; (ii) Relations mondiales, diplomatie humanitaire et numérisation ; et (iii) Politique de gestion, stratégie et services généraux.

La Fédération internationale compte cinq bureaux régionaux en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, en Europe et dans les Amériques. La FICR dispose également de délégations sectorielles nationales et de délégations nationales dans le monde entier. Ensemble, le siège de Genève et la structure sur le terrain (régionale, cluster et pays) constituent le Secrétariat de la Fédération internationale.

Un séisme de magnitude 6,8 a frappé le Maroc le 8 septembre 2023, tuant et blessant des milliers de personnes et provoquant d’importantes destructions. La Société du Croissant-Rouge marocain (MRCS) est intervenue immédiatement, en fournissant les premiers secours et un soutien psychosocial, en aidant à transporter les blessés vers les hôpitaux, en évacuant les personnes des bâtiments endommagés et en assurant une gestion digne des enterrements. Grâce à cet appel, la FICR soutient le MRCS pour répondre aux besoins immédiats et précoces des personnes affectées en matière de relèvement. Les priorités comprennent la fourniture d’une aide d’urgence et de transition en matière d’abris, l’accès à l’eau potable, aux articles ménagers essentiels, aux services de santé et de santé mentale et à une aide en espèces.

Ce poste fait partie de l’équipe des opérations au Maroc et est situé à Rabat.

Objectif du travail

Le coordonnateur des finances et de l’administration est chargé de gérer efficacement une équipe de professionnels au sein des fonctions financières et administratives de la délégation nationale. Le titulaire mettra en œuvre les politiques, procédures, directives et processus financiers de la Fédération internationale, les Normes internationales d’information financière (IFRS), et fournira des services, des conseils et un soutien de qualité aux parties prenantes concernées. Le titulaire du poste est chargé de fournir des services efficients et efficaces en matière de comptabilité, de finance, de gestion de trésorerie et d’administration à la délégation nationale de la FICR au Maroc.

Tâches et responsabilités du poste

Gestion des risques, contrôles internes et conformité réglementaire

• Examiner l’application des politiques, processus et procédures financières et administratives. Fournir des commentaires au supérieur hiérarchique sur les améliorations apportées aux politiques, processus ou procédures
• Valider l’examen des politiques, des processus et des procédures en vue de maintenir un environnement de contrôle interne solide tout en créant un environnement favorable au programme.
• Veiller, grâce à des contrôles, au maintien d’un environnement de contrôle interne rigoureux, notamment :
  • Maintenir une séparation appropriée des tâches dans le programme ;
  • Veiller à ce que les signataires bancaires reflètent la séparation autorisée des tâches et que les signataires bancaires connaissent et respectent leurs responsabilités et autorités ;
  • Gérer les capacités et les droits d’accès au système financier ;
  • Examiner, conseiller, valider et approuver tous les contrats en matière de conformité et de risque financier ;
  • Veiller à ce qu’une évaluation des risques financiers soit effectuée pour les propositions de projets ;
  • Conseiller sur les risques pouvant avoir des conséquences opérationnelles et/ou financières ;
  • Réaliser un examen des capacités et une évaluation des risques pour la Société nationale
  • Mettre en œuvre des modalités de travail financier pour gérer les risques identifiés et permettre la mise en œuvre des opérations et des programmes.
• Surveiller les changements réglementaires pertinents dans la zone du programme.
• Assurer en permanence la conformité réglementaire dans les domaines du programme, en particulier en ce qui concerne les réglementations bancaires, fiscales et autres réglementations financières.
• Examiner et fournir des conseils sur le registre des risques financiers et conseiller la direction en conséquence.
• Dans une perspective de gestion matricielle, travailler avec le coordonnateur financier pour assurer le déploiement en temps opportun de professionnels financiers qualifiés en soutien aux programmes et aux opérations.
• Assurer un examen en temps opportun des budgets de fonctionnement, du budget de fonctionnement et des autorisations de dépenses associées.
• Travailler avec l’équipe régionale des finances et de l’administration, au besoin, pour assurer des transferts de fonds accélérés à l’appui des programmes et des opérations.
• Veiller à ce que les évaluations des risques liés aux programmes et aux opérations ainsi que les cadres de gestion abordent les principaux domaines de risque financier, y compris le risque réglementaire.
• Guider la mise en œuvre du programme et des opérations conformément aux procédures opérationnelles standard.
• Conseiller le personnel sur l’interprétation appropriée des politiques ou procédures financières.

Prestation et amélioration des services

Gestion financière et contrôle

• • Gérer les fonds et les actifs financiers de la délégation sous la direction générale du gestionnaire des opérations, du chef de la délégation et sous la supervision du chef régional des finances et de l’administration. – Accompagner les chefs de projets dans l’élaboration et le suivi des budgets de fonctionnement et/ou des plafonds. – Gérer le cycle budgétaire (besoins de financement, budgets de fonctionnement et demandes d’approbation des dépenses du projet). – Fournir des conseils aux gestionnaires sur des questions financières (ex. : budgétisation, analyse financière, etc.).
• Gérer le traitement quotidien des transactions conformément aux politiques et procédures établies.
• Superviser la gestion de la trésorerie et la prestation des services comptables.
• Effectuer le processus de clôture financière de fin de mois dans les délais établis.
• Fournir une expertise et des conseils sur la gestion financière du projet.
• Fournir une analyse des dépenses réelles par rapport aux budgets avec ses commentaires respectifs sur les écarts (le cas échéant) et ses recommandations.
• Surveiller le niveau d’exécution des budgets et des contributions/dons et fournir des commentaires aux responsables de projet ou d’appel respectifs.
• Préparer des perspectives à partager avec les responsables des opérations et les responsables de secteur.

Analyse financière

• Assister le gestionnaire des opérations et le personnel de l’unité dans l’interprétation précise de l’analyse financière des projets.
• Préparer une analyse financière ad hoc selon la demande.
• Recueillir les informations pour la préparation du rapport de gestion mensuel (si nécessaire)
• Présentez des recommandations, mettez en évidence les risques, les opportunités ou identifiez les domaines à améliorer.
• Suivi des indicateurs financiers clés de performance pour garantir qu’il existe un soutien adéquat pour une bonne gestion financière du projet.
• Analyser les écarts budgétaires importants, les dépenses supérieures au budget ou les déficits dans le but de proposer des actions correctives.

Rapport financier

• Effectuer un examen périodique des transactions enregistrées dans les projets pour garantir l’exactitude des transactions.
• Surveiller la liste des rapports des donateurs pour soumettre les rapports des donateurs avant les dates d’échéance.
• Vérifiez que les transactions ont été traitées conformément aux normes IFRS (International Financial Reporting Standards), aux politiques et procédures de la FICR et aux exigences des donateurs.
• Soumettre les rapports financiers exempts d’erreurs ou d’omissions à l’analyste financier principal pour validation finale.
• Soyez prêt à fournir des informations sur l’état des rapports financiers lors des réunions mensuelles.
• Préparer les réaffectations des revenus ou des dépenses pour garantir que les rapports peuvent être envoyés au donateur avec exactitude.
• En étroite collaboration avec les équipes de partenariats et de développement des ressources (PRD) et de planification, de suivi, d’évaluation et de reporting (PMER), surveiller le taux de mise en œuvre des promesses/appels, contrôler le respect des exigences des donateurs et soutenir la production en temps opportun de promesses/d’appels précis. faire appel des rapports financiers.

Validation des transactions

• S’assurer que toutes les transactions sont dûment validées conformément aux politiques et procédures.
• Assurez-vous que toutes les transactions comptables sont correctement autorisées et appuyées par des pièces justificatives valides.
• Fournir des commentaires aux chefs de projet lorsque les résultats ont été identifiés.
• Faire le suivi auprès des chargés de projet ou du personnel de l’unité pour que les prévisions, le journal des dépenses, les demandes de remboursement et autres documents soient présentés correctement dans les délais établis.
• Fournir des informations analytiques sur l’état des transferts ou des avances de travail de la Société nationale.

Gestion de la trésorerie

• Fournir un soutien aux initiatives basées sur les espèces (si nécessaire).
• Surveiller les transferts de fonds en temps opportun à la Société nationale et les paiements aux fournisseurs.
• Préparer et soumettre mensuellement l’analyse des demandes de trésorerie à l’analyste financier principal.
• Assurez-vous qu’il y a suffisamment de ressources financières dans les comptes bancaires, la petite caisse et le fonds d’urgence.
• Veiller à ce qu’il existe une séparation appropriée des tâches au sein de la fonction de trésorerie.
• Assurez-vous que le trésorier traite les paiements dans les délais.
• Fournir des conseils pour minimiser le risque de pertes de change.
• Assurer la déclaration et la facturation en temps opportun aux Sociétés nationales membres, le cas échéant.
• Mettre à jour les politiques de trésorerie de la délégation nationale.

Frais de bureau et de service partagés

• Fournir un soutien technique aux chefs de projet lors de la préparation des budgets des coûts du bureau partagé et des services.
• Rassemblez les informations requises pour remplir la feuille de calcul (budget fédéral).
• Expliquer à chaque chef de projet de la fonction concernée les résultats de l’analyse.
• Assurez-vous que les réservations appropriées ont lieu mensuellement.
• Coordonner les révisions lorsque cela est nécessaire.
  Fournir des conseils sur la façon d’optimiser les ressources.

Revue et rapprochements des postes du bilan.

• Assurez-vous que les transactions sont validées en temps opportun.
• Veiller à ce que les responsables des finances fournissent des relevés de compte réconciliés des soldes impayés du personnel et de la Société nationale.
• S’assurer que les autres postes du bilan sont rapprochés (par exemple, les paiements anticipés, les dépôts de garantie, les soldes des fournisseurs, etc.)

Routines de clôture de fin de mois.

• Assurez-vous que toutes les routines liées à la clôture du mois ont été exécutées avec succès.
• Assurer l’achèvement des routines de clôture de fin de mois dans les délais.
• Effectuer la préparation des listes de contrôle requises et l’examen des rapports d’exception.

Développement des sociétés nationales

• En tant qu’expert en la matière, conseiller l’équipe des finances sur l’engagement stratégique avec le renforcement et le développement des capacités de la Société nationale en matière d’expertise (tenue de dossiers, comptabilité, rapports financiers, gestion financière, etc.), notamment :
  • Évaluation de leurs capacités (en coordination avec les équipes du bureau pays et des finances régionales) ;
  • Diriger l’identification et l’accord avec les SN sur les domaines nécessitant un soutien direct pertinent ;
  • Fournir des conseils d’experts sur les politiques, procédures et processus clés ;
  • Partager des informations pertinentes sur les normes et standards internationaux, les bonnes pratiques, etc. dans les domaines clés de la gestion financière et de la responsabilité ;
  • Présenter les dirigeants de la Société nationale aux partenaires externes susceptibles de soutenir le développement de la Société nationale ;
  • Promouvoir le soutien entre pairs en vue du développement des Sociétés nationales dans la région ; et
  • Assurer le suivi auprès de la Société nationale de la mise en œuvre de leurs plans de développement de leurs capacités ;
• Aider les Sociétés nationales à renforcer leurs environnements de contrôle interne, tout en trouvant des moyens constructifs de collaborer, en permettant les programmes et opérations humanitaires tout en respectant les normes de responsabilité envers les donateurs.
• Sensibiliser les SN concernées aux principaux domaines de risque financier, y compris la fraude et guider les SN vers des formations et des orientations politiques connexes.
• Organiser des formations/ateliers ad hoc pour le personnel de la Société nationale sur des questions liées aux finances.

Assistance aux audits

• Coordonner avec les équipes financières concernées la fourniture de la documentation et des réponses pour l’audit interne et externe ;
• Examiner les projets de lettres de recommandations/rapports d’audit interne et donner des conseils sur les mesures appropriées, après consultation avec le responsable régional des finances et de l’administration,
• Effectuer le suivi de la mise en œuvre des observations sur les déficiences de contrôle et l’amélioration des performances résultant des rapports d’audit externe et interne, et fournir des rapports de mise à jour en temps opportun ; et,
• Conseiller les auditeurs internes sur les domaines qui méritent une attention particulière en raison du risque élevé. En soutien à la mise en œuvre des recommandations d’audit interne et externe.

Gestion efficace et développement du personnel

• Construire et maintenir une structure qui offre des services de qualité à toutes les parties prenantes concernées.
• Améliorer périodiquement les connaissances et les compétences du personnel de l’unité (par exemple, formation, coaching)
• Développer une culture d’esprit de résolution de problèmes, de responsabilité et d’intégrité parmi les membres de l’équipe.
• Faciliter le déploiement de personnel dans les missions pour apporter un soutien aux autres et améliorer leurs expériences.
• Veiller à ce que le personnel de l’unité financière du pays accomplisse ses tâches dans les délais et respecte la qualité et le budget attendus.
• Recruter, superviser, former et coacher les membres de l’équipe financière sur les questions financières.
• Poursuivre l’évolution professionnelle du personnel (ex. : postes de délégués).

Relations avec les autres parties prenantes

• Assurer la liaison avec les chefs de projet et le personnel de l’unité pour fournir des services efficaces afin de contribuer à la réalisation du plan et du budget.
• Assurer la liaison avec les analystes financiers assignés pour obtenir des conseils, une orientation, un soutien sur les questions techniques et fournir des commentaires sur les résultats observés dans les déclarations mensuelles sur le terrain, les questions comptables et financières.
• Assurer la liaison avec les responsables financiers pour obtenir du soutien pour accomplir les tâches et les objectifs généraux et le tenir informé des progrès ou des défis.
• Assurer la liaison avec le responsable régional des finances et de l’administration pour mettre en évidence les questions urgentes, fournir des solutions et assurer la conformité aux politiques, procédures et processus de la Fédération internationale ainsi qu’aux IFRS.
• Accompagner les auditeurs en termes de clarification ou de fourniture de pièces justificatives.
• Assurer la liaison avec le délégué à la gestion des risques pour surveiller l’identification des risques, la classification et la mise en œuvre des mesures d’atténuation (si nécessaire)
• Assurer la liaison avec la Société nationale membre sur les questions financières.
• Organiser des briefings et des débriefings avec le personnel de l’unité.

Fonctions administratives

• Développer et maintenir des procédures administratives claires et efficaces pour le bureau de pays.
• Assurer la supervision globale du personnel de soutien administratif du bureau de pays.
• Assurer la fourniture en temps opportun de services administratifs aux délégués de la Fédération internationale (à la fois au bureau et dans les résidences) et au personnel national sur demande.
• Assurer la fourniture en temps opportun des services administratifs au PNS, comme l’exigent les accords d’intégration ou de service, le cas échéant.
• Coordonner et gérer des systèmes efficaces de gestion de l’information, y compris le classement (électronique et papier), les ressources de la bibliothèque, les lignes directrices/politiques, les bases de données et la correspondance.
• Assurer une gestion efficace de tous les contrats, accords, protocoles d’accord et autres documents juridiques.

Fonctions applicables à tout le personnel

1. Travailler activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat de la Fédération internationale
2. Respecter et travailler conformément aux principes de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
3. Effectuer toute autre tâche et responsabilité liée au travail qui peut être assignée par le supérieur hiérarchique

Éducation

• Diplôme universitaire pertinent (Master en administration des affaires ou équivalent) – Obligatoire.
• Qualification professionnelle en comptabilité (Expert-Comptable, CPA ou équivalent) – Obligatoire.

Expérience

• Minimum de 7 ans d’expérience professionnelle pertinente – Obligatoire.
• Minimum de 3 à 5 ans dans un poste de gestion financière et administrative – Requis.
• Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans une organisation internationale, une organisation non gouvernementale internationale, une ONG et/ou une agence gouvernementale de développement – Obligatoire.
• Expérience de travail avec le Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge – De préférence.
• Expérience en gestion d’équipe et assistance à distance – Requis.
• Expérience en matière de plan et de budget, d’analyse et d’états financiers, de reporting et de gestion de trésorerie, d’audit financier externe – Requis.
• Expérience de travail dans un environnement multiculturel – Requis.

Connaissances, compétences et langues

• Esprit de service, capacité à diriger, déléguer et gérer – Requis.
• Orienté vers les résultats, capacité à diriger des transitions au sein d’une structure de gestion matricielle – Requis.
• Bon jugement avéré et capacité à travailler en toute intégrité et confidentialité, agissant comme un modèle de la plus haute intégrité à titre personnel et au niveau de l’équipe – Requis.
• Haut degré de discrétion, de tact et de sensibilité avec les parties prenantes internes et externes – Requis.
• Bonnes compétences en représentation, en négociation, en réseautage, en relations interpersonnelles et en communication – Requis.
• Compétences avancées dans les applications de productivité informatique (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) – Requis.
• Connaissance avancée des concepts comptables – Requis.
• Connaissance des normes internationales d’information financière ou équivalent – Requis.
• Connaissance avancée des applications de gestion financière et de reporting (par exemple CODA et Business Objects) – Requise.
• Compréhension des concepts de contrôle interne et de gestion de trésorerie – Requis.
• Compétences en gestion financière – Requises.
• Capacité à fournir efficacement une formation sur les questions de gestion financière et administrative, en contribuant à une culture d’apprentissage, en partageant les connaissances et en engageant les partenaires – Requis.
• Compétences en supervision et en coaching (c.-à-d. capable d’identifier les domaines d’amélioration et de bon fonctionnement collectif) – Requis.
• Compétences en formation et en développement du personnel – Un atout.
• Capacité à travailler et à diriger dans un environnement multiculturel, multilingue et interfonctionnel – Requis.
• Anglais et français parlés et écrits couramment – Obligatoire.
• Bonne maîtrise de l’arabe – De préférence.

Compétences, valeurs et commentaires

• Valeurs : Respect de la diversité ; Intégrité; Professionnalisme; Responsabilité.
• Compétences de base : Communication ; Collaboration et travail d’équipe; Jugement et prise de décision ; Société nationale et relations clients ; Créativité et innovation; Construire de la confiance.
• Compétences fonctionnelles : Orientation stratégique; Construire des alliances ; Direction; Donner du pouvoir aux autres.
• Compétences managériales : Gérer la performance du personnel ; Gérer le développement du personnel.

La FICR garantit l’égalité des chances en matière d’emploi.