Avis de recrutement : FAO recrute une Assistante Achats à Lusaka, Mozambique.
Le titulaire du poste coordonne et exécute l’ensemble des tâches de soutien au bureau, de soutien à la gestion et d’administration, assurant ainsi le fonctionnement harmonieux et efficace du Bureau. Il/elle veille à la qualité et à la cohérence des flux de travail de bureau et d’informations dans l’unité de travail.
Tâches et responsabilités
Le titulaire du poste sera responsable des opérations quotidiennes conformément aux règles, procédures et pratiques pertinentes de l’Organisation, en mettant l’accent sur la qualité des résultats du travail et le respect des délais. En particulier, le titulaire du poste effectuera les tâches suivantes :
• Exécuter les fonctions opérationnelles liées au processus d’approvisionnement, y compris la préparation des documents liés aux actions d’approvisionnement assignées, l’émission des appels d’offres et des bons de commande, l’évaluation des offres, le suivi auprès des fournisseurs, la présence lors du panel d’ouverture des offres, rédiger des modifications simples et/ou des renouvellements des contrats et des commandes de services sous la direction du superviseur, en appliquant une connaissance approfondie des demandes et des réglementations en matière de passation des marchés, etc. ;
• Examiner les demandes d’achat, les commandes, les contrats et les offres pour s’assurer qu’ils sont techniquement complets et conformes aux règles et procédures établies de la FAO ; approuver les transactions dans les systèmes concernés jusqu’à un montant maximum délégué ;
• Veiller à ce que les actions de passation des marchés soient achevées dans les délais, conformément aux règles et procédures pertinentes ; garantir des informations opportunes sur l’état des activités de passation des marchés et toutes les questions connexes ;
• Tenir à jour et surveiller les enregistrements de la base de données relatifs aux actions d’approvisionnement entreprises, aux appels d’offres attribués et aux contrats ; coordonner la collecte d’informations statistiques sur les actions de passation de marchés et garantir que les informations conservées dans les systèmes concernés sont exactes et mises à jour ;
• Préparer, examiner et analyser des rapports de suivi périodiques, formuler des recommandations et prendre les mesures nécessaires ;
• Participer aux réunions avec les fournisseurs;
• Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du Service grâce à la formation du personnel et à l’information des collègues sur l’utilisation du module Oracle Procurement et d’autres applications informatiques utilisées dans le Service des achats ;
• Agir en tant que point focal de l’unité des contrats pour GRMS, UNGM et Intend ;
• Examiner les processus actuels et faire des recommandations pour améliorer les systèmes et procédures d’achat ;
• Présenter les dossiers de passation des marchés au LPC pour examen, tout en agissant en tant que secrétaire des procédures ;
• Soutenir les chefs de projet dans la préparation des plans d’approvisionnement ;
• Gestion de la base de données des fournisseurs ;
• Effectuer d’autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du bureau.
Exigences minimales
Les candidats doivent remplir les conditions suivantes :
• Au minimum, un diplôme universitaire en agro-industrie, en économie agricole, en sciences sociales, en administration des affaires ou dans d’autres domaines liés au mandat de la FAO.
• Au moins 2 ans d’expérience pertinente dans la mise en œuvre sur le terrain des activités de projet, des opérations de projet et du soutien impliquant l’agro-industrie et la promotion du développement des entreprises.
• Connaissance pratique de l’anglais.
• Un ressortissant de la Zambie.
Date limite : 07 novembre 2023