Plan International recrute un(e) Chargé(e) d’approvisionnement et de logistique en Mozambique.

 

 

 

 

RESPONSABILITÉS ET PRINCIPALES ACTIVITÉS

  • Fournir un soutien dans le développement et la gestion de la mise en œuvre efficace des politiques d’approvisionnement de Plan et des donateurs
  • Fournir un soutien et des conseils au projet sur les questions liées aux procédures d’approvisionnement et toute mise à jour des procédures est communiquée et comprise par le personnel du programme et les homologues de l’approvisionnement
  • Fournir des commentaires réguliers au chef de projet concernant l’état de leurs demandes d’achat toutes les deux semaines.
  • Soutenir le supérieur hiérarchique en fournissant des rapports sur l’état de l’approvisionnement de tous les achats.
  • Organiser et prioriser les achats en fonction des besoins (urgents, petits articles, achats internationaux, services, etc.) conformément aux plans d’approvisionnement.
  • Tenir des registres des achats, des prix et d’autres données importantes à des fins de budgétisation par les programmes.
  • Un suivi de tous les documents d’expédition (lettre de transport aérien, connaissement, facture commerciale, certificats d’assurance, lettres de voiture) est disponible pour toutes les marchandises reçues et expédiées
  • Procéder à l’ouverture et à l’analyse des offres. Cela impliquera la préparation de résumés d’offres, l’analyse des offres et la compilation des données contenues dans les offres pour examen en vue de l’attribution des contrats.
  • Préparer des rapports, des procès-verbaux et aider à la compilation des données pour le reporting mensuel
  • Produire les documents d’appel d’offres, c’est-à-dire les demandes de prix, les demandes de propositions et les demandes d’informations sous la direction du SC, responsable de la sécurité.
  • Extrayez périodiquement des rapports de SAP et signalez les écarts si nécessaire, tout en assurant le nettoyage des données.
  • Fournir un renforcement des capacités au personnel du programme sur la gestion des plans d’approvisionnement et la création de PR.
  • Entreprendre avec succès tout le traitement des achats et le suivi des biens et services demandés pour les opérations d’intervention d’urgence et de développement ou d’autres demandes ;
  • Effectuer des transactions, des achats et des livraisons de biens et de services transparents et efficaces dans les délais préalablement convenus et s’assurer que tous les achats sont correctement documentés.

Assistance à la gestion des fournisseurs

  • Améliorer et élargir les relations de travail avec le fournisseur conformément aux politiques PIMz, aux meilleures pratiques et aux lois du Mozambique.
  • Sur la base des demandes passées, de la consommation réelle et de la demande attendue de produits spécifiques (tels que des outils, de la papeterie, du matériel de visibilité, de l’hébergement, des agents de voyage, etc.), établissez des contrats et/ou des accords juridiquement contraignants avec les fournisseurs ayant fait leurs preuves en matière de prix bas et de qualité biens, services et livraison rapide,
  • Rechercher et s’assurer que la base de fournisseurs est élargie si nécessaire et que les opportunités de remises sont suivies,
  • Prévenir et résoudre les réclamations clients et les litiges avec les fournisseurs
  • Créer et maintenir une base de données principale des fournisseurs ou vendeurs existants et potentiels
  • Conduire les performances des fournisseurs et fournir des recommandations sur l’engagement futur des fournisseurs

Gestion des contrats

  • Préparer et maintenir la base de données des contrats et surveiller le renouvellement des contrats ou le nouveau processus d’appel d’offres et conseiller le supérieur hiérarchique direct sur les actions à entreprendre en temps opportun.
  • Préparer et tenir à jour les dossiers de contrats pour tous les contrats conclus par PI. Les dossiers de contrats doivent être complets et les informations supplémentaires mises à jour
  • Préparer les bons de commande pour les contrats dans SAP, assurer l’apurement budgétaire et suivre également leur statut
  • Rapprocher les registres des contrats et les comptes, c’est-à-dire surveiller les dépenses du contrat par rapport au budget et aux plafonds contractuels

Audit des processus achats

  • Assurer la liaison avec le service financier pour s’assurer que toutes les actions appropriées (par exemple, payées, annulées, etc.) sont prises en compte
  • Veiller à ce que toutes les avances des fournisseurs soient comptabilisées en temps utile
  • Aider le supérieur hiérarchique direct à mener des enquêtes périodiques auprès des clients pour évaluer la satisfaction et prendre les mesures correctives appropriées au besoin

Transport et gestion de flotte

  • Attribuer et gérer tous les véhicules et motos conformément à la politique de gestion de flotte PIMz
  • Organiser le transport des fournisseurs au bureau/entrepôt, si nécessaire ;
  • Vérifier et signer la fiche de chaque véhicule chaque semaine, développer un dossier historique pour chaque véhicule et moto.
  • Suivre l’entretien, la consommation de carburant, l’inspection annuelle et le renouvellement de la police d’assurance de chaque véhicule et faire rapport au CO
  • Approuver et signer le journal de bord hebdomadaire/mensuel, les registres de trajet et de carburant, surveiller l’utilisation, l’entretien et la consommation de carburant pour tous les véhicules
  • Analyse de l’utilisation du CO et des véhicules de location pour la prise de décision et tenue des registres des chauffeurs de taxi sélectionnés
  • Soutenir le projet dans le cadre d’initiatives de flotte étendues et du suivi de tous les actifs de véhicules dans tracpoint
  • Surveiller le mouvement des véhicules et signaler l’utilisation abusive des véhicules conformément à la politique de flotte PIMz
  • Préparer et soumettre un rapport de flotte sur une base mensuelle au responsable direct.
  • Surveiller et examiner les rapports hebdomadaires/mensuels du véhicule, les journaux de bord, les trajets et les registres de carburant, l’utilisation, l’entretien et la consommation de carburant, ainsi qu’effectuer une analyse mensuelle des dépenses de carburant et d’entretien et prendre des mesures opportunes et appropriées pour traiter les anomalies
  • Prendre des mesures pour protéger la flotte de Plan Mozambique à tout moment en s’assurant que la couverture d’assurance est à jour et que les véhicules sont équipés de dispositifs de suivi.

Gestion des stocks et du stockage

  • Garantir que les aires de stockage, les installations et les équipements répondent aux exigences et normes minimales
  • Être responsable de la gestion de tous les stocks, y compris la réception, le mouvement et l’expédition corrects, y compris l’utilisation de la documentation correcte, le contrôle, la surveillance, les vérifications, etc.
  • Vérifications et rapprochements périodiques des stocks, y compris le suivi des écarts
  • Produire des registres de stock hebdomadaires / mensuels pour tenir les utilisateurs informés des réceptions et de l’état des stocks
  • Produire des registres et des rapports sur les stocks des donateurs, y compris les exigences de fin de projet
  • Gérer les dossiers du personnel occasionnel
  • Faire le suivi avec les chefs de programme sur les plans de distribution et assurer la livraison en temps opportun des articles
  • Gérer les fournisseurs de transport, y compris la coordination avec le responsable des achats et les équipes de terrain pour assurer un service de transport efficace

Protection des enfants et des jeunes (protection) et égalité des genres et inclusion (GEI)

  • Comprendre et mettre en pratique les responsabilités en vertu des politiques de sauvegarde et de GEI et du Code de conduite (CoC) de Plan International.
  • Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International en matière de protection des enfants et des jeunes et d’égalité des genres et d’inclusion soient pleinement intégrées dans le travail quotidien.
  • Veiller à ce que Plan Mozambique contribue aux efforts mondiaux de Plan International pour assurer la sauvegarde et la GEI, notamment en s’assurant que les rapports et les données pertinents sont soumis.

COMPÉTENCES DE LEADERSHIP

  • Courageux à prendre les devants, concentré sur l’objectif de Plan International et apportant la contribution la plus efficace dans mon propre contexte de travail.
  • Se comporter conformément à nos valeurs et pratiques de protection, à l’intérieur et à l’extérieur du travail.
  • Remettre en question ses propres attitudes, préjugés et comportements inconscients et s’exprimer lorsqu’ils voient des actes répréhensibles, en particulier de la part de ceux qui utilisent leur pouvoir sur les autres pour créer de la peur ou des abus.
  • Comprendre et respecter les politiques, les processus, les pratiques et les normes applicables à son propre travail et tenir à jour ses connaissances et ses compétences.
  • Honnête et efficace dans l’utilisation des ressources, y compris le temps libre.
  • Assumer la responsabilité de sa propre performance et de son développement : réfléchir ; rechercher et écouter les commentaires ; apprendre de ses erreurs; trouver des personnes ou des ressources pour les aider à apprendre.
  • Constructif et optimiste face aux revers, aux défis et au changement, utilisant sa propre initiative pour analyser les problèmes et améliorer les choses.
  • Bon joueur d’équipe, communiquant efficacement et étant ouvert et solidaire envers son entourage.

COMPÉTENCES EN GESTION D’ENTREPRISE

  • Comprendre le contexte sectoriel pertinent, y compris la façon dont le secteur fonctionne en termes de financement et de gouvernance et la sensibilisation à l’objectif, aux valeurs et à la stratégie globale de Plan
  • Gérer les risques juridiques et de réputation, y compris l’évaluation des risques, la communication, la gestion des risques et les rapports en pleine conformité avec les normes relatives aux risques, y compris dans des domaines tels que la sauvegarde et la protection des enfants et des jeunes, l’égalité et l’inclusion des genres, la lutte contre la fraude, la sûreté et la sécurité.
  • Gérer les activités et les ressources, y compris les compétences en matière de réflexion stratégique, de planification et d’organisation, de planification et de suivi financiers, de négociation et de gestion de programmes et de projets.
  • Gérer les personnes et les informations, y compris les compétences en évaluation et en coaching, la gestion fondée sur des preuves, les compétences en communication, à la fois orales et écrites, et le travail numérique, y compris les compétences numériques personnelles.

Qualifications/expérience essentielles :

  • Diplôme en administration des affaires ou en gestion ou en gestion des achats et des approvisionnements, ou en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe
  • 3 (Trois) ans d’expérience dans le domaine des achats et de la logistique
  • Expérience dans l’environnement des Nations Unies ou des ONG impliquées dans les activités d’approvisionnement
  • Une expérience dans les achats d’urgence est un atout

Langues requises

  • La maîtrise du portugais et un niveau avancé d’anglais sont essentiels;
  • La connaissance des langues locales est un atout.

L’annonce se termine le 11 juillet 2023

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