Programme Alimentaire Mondial (PAM) recrute un Associé Administratif (gestion des installations) G6, durée déterminée (H/F), Maputo, Mozambique

DESCRIPTION DE L’EMPLOI

Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires. La sélection du personnel se fait sur une base compétitive et nous nous engageons à promouvoir la diversité et la parité entre les sexes. Les candidates qualifiées sont particulièrement encouragées à postuler.

Le PAM ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement, offre, formation ou tout autre frais). Les offres d’emploi ou les offres d’emploi du PAM accompagnées de demandes de paiement de frais sont frauduleuses. Le PAM ne s’occupe pas des informations sur les comptes bancaires. Toute demande de paiement ou d’information doit être refusée et signalée aux autorités locales chargées de l’application des lois pour que les mesures appropriées soient prises et au PAM pour information.

À PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM œuvre dans le monde entier pour garantir qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

OBJECTIF DU POSTE :

Coordonner et fournir une administration de haute qualité, axée sur le client et axée sur l’optimisation des ressources.
L’assistant administratif sera responsable des tâches administratives liées au domaine de la gestion des installations au CO et de fournir des conseils aux SO dans le domaine de la gestion des installations.
La mission doit être orientée vers l’amélioration continue des normes des installations et des projets d’ingénierie du pays en ce qui concerne les normes de qualité, la durabilité financière et environnementale.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Éducation : achèvement des études secondaires. Un certificat d’études postsecondaires/diplôme universitaire en commerce/administration publique ou dans un domaine pertinent lié à la gestion et à l’administration de bureau est un plus.

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Expérience : Au moins 6 (six) années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine de la gestion des installations et de la gestion de bureau ou dans un domaine connexe.

Langue : Maîtrise de la communication orale et écrite en portugais et en anglais.

EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L’ENTRÉE DANS LE RÔLE

• A démontré une bonne compréhension des normes opérationnelles administratives du PAM et une sensibilisation aux questions de développement humanitaire international dans le cadre de son travail quotidien.
• A fourni des conseils ponctuels aux nouveaux membres du personnel.

RESPONSABILITÉS CLÉS PARTIE I (non exhaustive, ni exhaustive) :

1. Vérifier la fourniture d’une gamme de services, y compris la gestion des installations et la maintenance des informations, pour contribuer à la fourniture d’un environnement de travail sûr et confortable ;
2. Coordonner et gérer tous les services d’entretien du bureau et toutes les réparations requises dans les locaux du CO ;
3. Administrer et superviser les fournisseurs/prestataires de services externes pour l’entretien des bureaux, le nettoyage des bureaux, l’approvisionnement en eau potable, les fournisseurs de papeterie, les produits de nettoyage, etc. Y compris l’évaluation des performances et la gestion des bons de commande relatifs ;
4. Rassembler et traiter les informations, y compris leur diffusion, pour soutenir la production de documents et de rapports standard pour l’unité, afin de permettre la prise de décision et la gestion efficace des ressources ;
5. Gérer et conserver les dossiers papier et électroniques dans la zone de responsabilité conformément aux procédures établies, pour garantir un accès rapide et facile aux données selon les besoins ;
6. Entreprendre des recherches et effectuer des analyses de base des données, pour contribuer à la fourniture d’informations précises et à une gestion efficace des ressources ;
7. Être un premier point de contact pour les requêtes internes du CO (demandes d’entretien du bureau, de papeterie, de mobilier, d’attribution d’espace de bureau, etc. afin de faciliter la fourniture d’une résolution efficace et efficiente des problèmes administratifs quotidiens ;
8. Point focal pour le fournisseur/MPO création et paiements au sein de l’Unité de gestion des installations ;
9. Point focal pour l’exercice annuel de reporting sur la durabilité environnementale du PAM dans les domaines de l’utilisation de l’énergie/des combustibles, de l’utilisation de l’eau et de l’élimination des eaux usées, de la production et de la gestion des déchets, y compris la contribution à la mise en œuvre éventuelle de la gestion environnementale. système (EMS) dans le pays ;
10. Soutien à l’amélioration de la performance environnementale de l’opération du PAM au Mozambique, y compris des procédures d’élimination sûres des déchets, des mesures d’efficacité énergétique et en termes de déchets solides municipaux (MSW) et de déchets électroniques (déchets électroniques) en identifiant les meilleures options en termes de possibilités de recyclage dans le pays et à l’extérieur ;
11. Gérer le système de suivi de l’unité FM (maintenance générale, MPO, etc.) ;
12. Gérer les activités liées à la planification, au suivi, au contrôle et à la mise à jour du système de gestion budgétaire au sein de l’unité FM pour les CO et SO ;
13. Coordonner les activités liées à la planification, au suivi et au traitement des actions de gestion des installations liées aux achats, aux finances, etc., y compris les contrats avec des fournisseurs externes, pour garantir que toutes les données sont enregistrées avec précision et en temps opportun, traitées dans le système institutionnel du PAM et que tout problème opérationnel est résolu ;
14. Coordonner, superviser et soutenir les SO dans le domaine de la gestion des installations, y compris la gestion des SOP/Manuels ;
15. Soutenir Compound dans toutes les activités de gestion, y compris la création de SOP ;
16. Fournir une formation et des conseils au personnel dans l’interprétation des procédures, processus et activités de gestion des installations, et utiliser un système de suivi pour garantir la cohérence et l’efficacité des services fournis à tous les clients ;
17. Adapter, coordonner, superviser et mettre à jour les processus de gestion des installations, en soutenant la mise en œuvre des procédures opérationnelles afin de continuer à améliorer les services de gestion des installations dans le domaine de responsabilité ;
18. Coordonner avec le chef des SO dans toutes les activités FM et contribuer à l’amélioration continue des services FM au niveau des SO ;

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS PARTIE II (non exhaustives, ni exhaustives) :

19. Soutien à la gestion et à la coordination des événements internes et externes au sein de l’Unité et lors des visites VIP au CO ;
20. Développement, mise en œuvre et gestion d’un système de gestion du remplissage au sein de l’unité FM au niveau des CO et des SO ;
21. Fournir des contributions aux méthodes et pratiques de routine dans son propre domaine de travail, pour soutenir l’amélioration continue des services fournis ;
22. Coordonner et gérer la gestion des installations et le système de gestion du remplissage des composés ;
23. Effectuer d’autres tâches connexes requises par le chef de l’unité de gestion des installations ou le chef des services de soutien.

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM – NOS COMPORTEMENTS IMPORTENT

  • Montre l’exemple avec intégrité

Vit les valeurs du PAM et fait preuve d’humanité et d’intégrité en donnant l’exemple en prenant soin des autres.

  • Génère des résultats et respecte ses engagements

Tient ses engagements et s’adapte facilement au changement.

  • Favorise le travail d’équipe inclusif et collaboratif

Est inclusif et collaboratif, et contribue à une culture d’apprentissage et de croissance personnelle.

  • Applique la réflexion stratégique

Démontre un engagement à recueillir des points de vue, à analyser les options et les risques et à proposer de nouvelles façons de faire les choses.

  • Construit et entretient des partenariats durables

Établit et entretient des partenariats externes et collabore avec des partenaires pour atteindre des objectifs communs.

DÉCLARATION SUR LE HANDICAP, L’ÉQUITÉ ET L’INCLUSION (DEI)

Le PAM s’engage à favoriser la diversité, l’équité et l’inclusion. Notre processus de recrutement est conçu de manière inclusive pour accueillir des candidats de tous horizons, célébrant la diversité et garantissant un environnement respectueux pour tous. Nous visons un parcours de recrutement accessible et équitable. Si vous avez besoin d’aménagements raisonnables ou si vous avez des problèmes d’accessibilité, veuillez nous contacter de manière confidentielle à [email protected] . Notre équipe DEI est là pour assurer votre pleine participation à notre processus de recrutement.

TERMES ET CONDITIONS

Type de contrat : CDD, Niveau 6

Lieu d’affectation : Maputo

Durée : 12 mois (renouvelable)

Ce poste est ouvert uniquement aux ressortissants mozambicains.

Les candidates qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

DATE LIMITE DE CANDIDATURE

24 mai 2024

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés

Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Toute fausse déclaration sur les informations fournies lors du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités policières locales pour que les mesures appropriées soient prises.

 

 

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