Avis de recrutement d’un coordonnateur de la protection (PSA-Log) H/F, Tillabéri, Niger

Réf du poste: LOG/PSA/19/2021

Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.

Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Concern dispose d’un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles. Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires.

Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern,

    I.        Rôle principal :

Sous la supervision hiérarchique du Chef de Projet Education de la région de Tillabéri et celle technique de la Coordinatrice Logistique, Le/la Programme Support Assistant-Logistics est responsable de la gestion efficace des fonctions logistiques d’appui opérationnel au bu bureau et aux programmes et projets de Concern Worldwide mis en œuvre dans la région de Tillabéri conformément aux politiques et procédures logistiques de Concern Worldwide.

Le but de ce poste est d’assurer un appui logistique opérationnel efficace et de proximité aux programmes et projets de la région de Tillabéri.

Il/elle devrait exécuter toute activité liée aux besoins des opérations de Concern Worldwide qui pourront lui être assignées par son superviseur.

Les responsabilités spécifiques de ce poste sont notamment (liste non exhaustive) :

• Achats;
• Gestion de véhicules de location, de cargaison et mouvements de personnes ;
• Communications et sécurité ;
• Gestion des équipements (Garder et rapporter les assets) ;
• Gestion administrative de la logistique et appui aux programmes.

Responsabilité 1 : Gestion des achats locaux

• Collecter les cotations et analyser de celles qui ne nécessitent pas un comité d’achat ;
• Transmettre et récupérer de bons de commandes/contrats aux fournisseurs / prestataires ;
• Suivre les délais des livraisons des commandes auprès des fournisseurs / prestataires ;
• Suivre la livraison des commandes de Tillabéri au Magasin Concern Worldwide Niamey et faire le point avec le Chef de projet éducation Tillabéri et la Coordinatrice Logistique ;
• Suivre les bons de commande et contrats liés aux approvisionnements de la région de Tillabéri et s’assurer que les fournisseurs respectent les délais des livraisons ;
• Tenir un répertoire d’articles et un catalogue des prix proposés par chaque fournisseur ;
• En concertation avec la Coordinatrice Logistique, actualiser les listes des prix locaux dans la région de Tillabéri chaque trimestre : ces listes seront communiquées aux équipes programmes pour fin de planification budgétaire et usage lors de la préparation des demandes de fournitures ;
• Transmettre à l’Assistant Logistique Chargé des logistique Niamey les demandes de fournitures nécessitant un traitement au niveau de la coordination ;
• Réceptionner les factures et préparer les demandes de paiement à soumettre à l’approbation des responsables habilités ;
• S’assurer que des copies doubles de tous les dossiers d’achats de Tillabéri traités sont conservées au sein du bureau Logistique, et que les chronos sont numérotés.
• Etc.

Responsabilité 2 : Gestion de véhicules de location, des cargaisons et mouvements de personnes

• Conjointement avec le programme, préparer le planning consolidé des mouvements et faire le suivi de sa mise en application, remonter l’information en rapport avec toutes les modifications ;
• En consultation et coordination avec le Mécanicien Automobile Itinérant, participer dans la sélection des véhicules de location pour les programmes de Tillabéri, préparer les contrats de location et les soumettre à la Coordinatrice Logistique pour revue, suivre les contrats de location et la collecte des factures, et préparer les demandes de paiements à soumettre à la Coordinatrice Logistique pour revue;
• S’assurer que tous les chauffeurs de location appliquent les normes et politiques de Concern en rapport avec la conduite des véhicules et les règles de sécurité;
• Maintenir les dossiers contenant tous les fichiers/ documents des véhicules de location, log-sheet et bons de consommation de carburant (fuel voucher) ;
• Organiser le ravitaillement du carburant des véhicules de location utilisés par les programmes dans la région de Tillabéri ainsi que le générateur du bureau de Tillabéri et en faire le suivi ;
• Mettre en application et assurer les procédures efficaces pour la livraison et la réception des marchandises et des matériaux des programmes de Tillabéri à Niamey et sur les sites dans la région de Tillabéri;
• Maintenir le journal de mouvements de cargaison et de personnel et mettre à jour le tableau de mouvements de personnel ;
• Préparer les rapports mensuels de transport pour les véhicules de location de Tillabéri, y compris le rapport du générateur, renseignant sur l’utilisation du carburant, le kilométrage et les coûts de réparation/entretien par véhicule et générateur, et les partager avec la Coordinatrice logistique pour consolidation ;
• Préparer le chronogramme des mouvements hebdomadaires du personnel dans la région de Tillabéri en consultation avec l’EiE Project Manager, et le partager avec OCHA chaque jeudi avant 12h, en gardant en copie la Coordinatrice Logistique, la Conseillère Education, le Directeur des Programme et le Directeur des Opérations.
• Etc.

Responsabilité 3 : Communications et sécurité

• Fournir l’appui dans la gestion et le suivi du Thuraya affecté aux mouvements dans la région de Tillabéri et s’assurer de son bon fonctionnement permanent ;
• Suivre les mouvements du personnel et des véhicules de location à l’intérieur de la région de Tillabéri, assurer que les communications sont faites toutes les heures et qu’elles sont enregistrées sur la fiche de suivi des mouvements qui doivent être partagées avec l’EiE Project Manager, la Coordinatrice Logistique et le Directeur des Opérations à la fin de chaque journée, ensuite archivées convenablement;
• Appuyer le/la point focal sécurité de Tillabéri dans la collecte d’informations sécuritaires dans la région de Tillabéri et dans suivi de la mise en application de règles de sécurité. Ceci inclue de participer aux réunion du Groupe Focal de Sécurité (GFS) de Tillabéri ;
• Participer activement dans la collecte des infirmations de sécurité pour la région de Tillabéri et rapporter les incidents de sécurité au Point Focal de Tillabéri pour enregistrement dans le SIRT.
• Etc.

Responsabilité 4 : Gestion des équipements (Garder et rapporter les assets)

• Surveiller tous les mouvements des assets de Tillabéri et les signaler à la Coordinatrice Logistique pour actualisation du registre des assets ;
• S’assurer de la bonne gestion et utilisation des assets affectés à Tillabéri pour utilisation par le personnel et le bureau ;.
• Rapporter à la Coordinatrice Logistique toute perte ou anomalie sur les équipements de Tillabéri pour des actions appropriées ;
• Maintenir à jour le registre des biens autres que les assets, notamment les meubles affectés dans le bureau de Tillabéri, et le partager trimestriellement avec la Coordinatrice Logistique et l’EiE Project Manager ;
• Etc.

Responsabilité 5 : Gestion administrative de la logistique et appui aux programmes

• Identifier les acteurs locaux faisant partie de son environnement de travail (prestataires de services, fournisseurs, etc.), créer et maintenir des relations favorables de travail avec ces interlocuteurs ;
• En consultation avec l’EiE Project Manager et la Coordinatrice Logistique, identifier les besoins en supports (maintenance, d’approvisionnement, énergie, éclairage, eau, matériel, consommables) pour le bureau de Tillabéri et les sites de projet ; organiser et suivre les réparations au bureau de Tillabéri ; collecter les factures d’eau et d’électricité et les transmettre à l’Administration de Niamey pour préparation des paiements ;
• Participer à d’éventuelles missions d’évaluation (projets, sécurité, logistique, etc.);
• En coordination avec le Magasinier de Niamey, assurer l’expédition des biens des programmes vers les sites des projets dans la région de Tillabéri, organiser leur réception et assurer que la documentation (GRN/GDN) est adéquatement complétée et archivée.
• Participer aux activités de distribution de cash, de distribution de denrées alimentaires, de distribution de NFI et autres types de distributions organisées pour le compte des programmes et projets mis en œuvre dans la région de Tillabéri, et s’assurer que toute la documentation requise est correctement remplie et archivée. Ceci implique de vérifier l’exactitude des quantités réceptionnées et distribuées en comparaison avec celles commandées ;
• En appui au Manager et au Chargé d’infrastructures, aider dans le suivi de la mise en œuvre effective des contrats de construction des infrastructures dans la région de Tillabéri et s’assurer de l’effectivité du respect des clauses contractuelles par les constructeurs ;
• Assurer un archivage ordonné et sécurisé de toute la documentation logistique liée à la région de Tillabéri.
• Etc.

Responsabilité 6 : Rapports

• Maintenir à jour quotidiennement le rapport de suivi des achats (SRTS) pour tous les achats locaux de la région de Tillabéri et le partager hebdomadairement avec la Coordinatrice Logistique chaque vendredi matin ;
• Tenir un tableau de suivi des contrats d’achat et de livraison, des contrats-cadres et des contrats de prestation de service (services et travaux) pour la région de Tillabéri, et le partager avec la Coordinatrice Logistique, et l’EiE Project Manager mensuellement ;
• Travailler en étroite collaboration avec les bureaux de Niamey, des autres régions opérationnelles et le des programmes pour assurer un partage régulier d’informations sur les achats et approvisionnements ;
• Participer aux réunions locales hebdomadaires de l’équipe programme et rapporter les informations relatives aux achats.
• Etc.

Autres tâches :

En dehors de ses responsabilités et tâches mentionnées ci-dessus, le titulaire du poste pourrait être demandé à :

• Changer temporairement de lieu d’affectation suivant les exigences du programme pour une couverture de poste, si nécessaire ;
• Participer aux formations et ateliers organisés/identifiés par le supérieur hiérarchique ;
• Effectuer des tâches supplémentaires en dehors de ces responsabilités pour diverses de raisons et en fonction des nécessités, (besoin urgent, un collègue absent, etc.) ;
• Dénoncer au supérieur hiérarchique approprié, toute violation du Code de Conduite et politiques associées; cette tâche est une obligation de tout un chacun ;
• Maintenir la confidentialité de toutes les informations acquises à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et responsabilités, soit par des collègues ou concernant toute autre activité menée par Concern en général, qui n’ont pas encore été rendues publiques par la Direction ;
• Effectuer toutes autres tâches qui seront confiées par la hiérarchie dans le cadre de ce poste ;
• Conformément à l’engagement de Concern sous la norme humanitaire fondamentale de qualité et de redevabilité (CHS) :

• Promouvoir activement une participation et une consultation significatives de la communauté à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) ;
• Travailler avec les collègues pour s’assurer que notre mécanisme de plainte et de réponse (CRM) est fonctionnel et accessible, que les retours d’information et les plaintes sont bien accueillis et traités ;
• Travailler avec les collègues pour s’assurer que les informations sur le CRM, le Safeguarding et le comportement attendu du personnel de Concern sont diffusées auprès des participants aux programmes et des communautés.

Qualifications et compétences requises :

Qualifications/Profil:

• Minimum un diplôme universitaire en logistique, en achat/approvisionnement international, ou en gestion de transport, ou en sciences sociales. Un diplôme d’études techniques couplé d’un certificat de formation professionnelle en achat/logistique et d’une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine serait acceptable ;
• Minimum 2 ans d’expérience en logistique, ou en gestion des achats, ou en gestion de transport, ou encore en gestion des distributions, de préférence avec les ONG Internationales humanitaires ;
• Etre capable de suivre et de respecter les consignes de sécurité, et à sensibiliser les autre sur leur respect ;
• Etre prêt à travailler avec un degré minimum de supervision, sous pression et capable de prendre et de proposer des initiatives ;
• Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français et en anglais ;
• Excellent niveau de communication en langues locales (Zarma, Haoussa, etc.) ;
• Connaissance du secteur humanitaire ;
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines ;
• Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps;
• Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité;
• Bonnes compétences informatiques et maîtrise du pack Office: MS World, Excel, PowerPoint, Outlook et utilisation de l’Internet ;
• Une très bonne connaissance de la région de Tillabéri et une expérience avec le contexte opérationnel de la région ;
• Une précédente expérience de travail avec Concern Worldwide serait un atout.

Compétences :

Dépôt et composition des dossiers de candidature:

Les dossiers comportant un CV détaillé d’un maximum de 4 pages avec les références du candidat, une lettre de motivation, une copie de la carte ANPE, un casier judiciaire datant de moins de trois mois et une copie de la nationalité devront parvenir par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard le 11 Août 2021 à 12H00.

Veillez mettre comme sujet de messagerie la référence du poste : Réf du poste: LOG/PSA/19/2021

Les dossiers ne comportant pas la référence du poste ne seront pas étudiés.

Concern est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à tous les candidats qui pensent qu’ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu à Concern n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Ceci est contre la politique de Concern et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon à faire partie du processus, prière de bien vouloir porter votre plainte auprès du CD, ou à quelqu’un d’autre en qui vous avez confiance.