BEFEN recrute un superviseur logistique base et wash, Niamey, Niger

Raison d’être du poste :

L’ONG médicale BEFEN (Bien Etre de la Femme et de l’Enfant au Niger) a été créée en 2002 avec pour objectif de «promouvoir le bien être de la femme et de l’enfant au Niger dans les domaines de la santé et de l’éducation». Née de la volonté d’un groupe de médecins de rendre accessibles les soins de santé à la population nigérienne, BEFEN a d’abord intervenu au sein d’une clinique à Niamey puis a choisi à partir de 2009 d’étendre ses activités dans d’autres localités du Niger en partenariat avec l’ONG médicale internationale ALIMA (The Alliance for International Médical Action).

Ainsi, en quelques années BEFEN/ALIMA est devenu la plus importante ONG du Niger et dans la sous-région concernant la prise en charge de la malnutrition aigüe et un acteur incontournable dans la prise en charge des pathologies prioritaires de la mère et de l’enfant (paludisme, diarrhée, IRA …). L’innovation médicale, la prise en charge hospitalière de qualité pour les cas les plus graves et la prise en charge / diagnostique au sein même des ménages sont pour BEFEN et ALIMA des axes opérationnels essentiels afin d’améliorer sans cesse la pratique de la médecine humanitaire et renforcer le système de santé national. C’est pourquoi BEFEN/ALIMA met en œuvre des programmes médicaux en étroite collaboration avec les équipes cadres de district où elle intervient, à travers la formation médicale du personnel et le renforcement de capacité des districts (fourniture et gestion des intrants, appui aux structures de santé…).

Travailler aujourd’hui avec BEFEN/ALIMA, relevant les défis de santé publique auxquels les populations les plus vulnérables sont confrontées, ouvre de nombreuses perspectives au Niger mais également dans la sous-région et permettra à terme l’intégration des programmes médico – nutritionnels dans le système de santé nigérien.

Mission principale :

Planification, l’exécution et du suivi de toutes les activités de gestion de la base et de transport, de la fourniture des consommables bureautiques, produits d’hygiène et de ménage, Gestion et maintenance du parc automobile, et des équipements, ainsi que la maintenance des infrastructures (Bureaux, maisons et stores), il est aussi suivi wash / en support aux projets.

Responsabilité et taches :

A. Gestion de la base maintenance et des infrastructures :

Assure et crée les conditions de travail pour avoir un environnement sain, agréable et efficient dans les locaux du bureau ;
Assure la maintenance permanente des infrastructures et la réparation immédiate et durable des pannes et dysfonctionnements dans les bureaux, maisons et stores à Niamey ;
Visite au moins 2 fois par semaine toutes les infrastructures de Niamey pour déterminer les pannes et les dysfonctionnements des équipements d’Energie et électro-ménagers, ainsi que les installations (Electricité, Plomberie, gaz, piscine, chaine de froid, climatisation etc…) ;
Etablit les bilans de puissance électrique du bureau, maisons et store ; et propose la taille des générateurs appropriés ;
S’assure de la sécurisation électrique et fait des devis pour la mise à niveau en cas de besoin ;
Propose des solutions durables et efficaces de la maintenance des infrastructures et équipements ;
S’assure que les mobiliers de bureau et maison sont bien entretenu ;
S’assure de la présence du stock des consommables électriques dans les bureaux et maisons pour le remplacement en cas de besoin (ampoules, adaptateurs, multiprises, régulateurs de tension, etc…) ;
Procède immédiatement aux interventions qui lui sont signalées ou demandées par son superviseur ou les occupants des bureaux, maisons et stores dans les plus brefs délais ;
Proposition, Devis, mise en exécution et suivi des travaux de réhabilitation/remise en état/extension des bâtiments loués ;
Fait l’état des lieux des maisons louées avec les bailleurs et au besoin leur demander de faire les réparations qui incombent à leurs responsabilités et en fait le suivi.

B. Intendance des bureaux, maisons et stores :

Détermine avec les lavandiers et cuisiniers des maisons et bureaux, les besoins mensuels ou occasionnels en produits, matériels et équipements de ménage et café, établit et fait valider les IRs, puis les transmet au Logisticien appro; et fait le suivi de leur achat et livraison à destination ;
Surveille le stock et la consommation des produits de ménage dans les bureaux et maisons et anticipe les commandes tout en évitant des ruptures de stock de l’un ou l’autre fourniture En collaboration avec le Gestionnaire des stocks, Evalue les besoins mensuels et trimestriels des fournitures bureautiques établit et fait valider des IRs, puis les transmet au Log Appro et fait le suivi de leur achat ;
Veille sur le stock et la consommation des fournitures de bureau et anticipe les commandes tout en évitant des ruptures de stock de l’un ou l’autre fourniture ;
Veille sur les dates d’expiration des abonnements dans les bureaux et maisons et le bon fonctionnement (Canal+ ; Internet, Crédits Satphones…) et anticipe aux réabonnements avant coupure ou expiration ;
Anticipe à la demande et paiement des factures d’eau et d’électricité du bureau, maisons et store avant toute coupure ;
Fait un inventaire mensuel des malles bouffe sécu des maisons et bureaux et veille à ce qu’il n’y ait pas de péremption.

C. Transport et gestion du parc roulant :

Organise et assure le suivi étroit du transport aérien ; des départ et arrivées de ou vers l’aéroport ; remet aux visiteurs le mémo sécu et un téléphone pendant leur séjour sur la mission ;
Assure la bonne utilisation des véhicules BEFEN et de location dans le respect total des procédures d’usage et de sécurité conformément aux règles en vigueur ;
Explique le guide de gestion du parc aux chauffeurs et aux utilisateurs et veille à son strict respect ;
Planifie et gère étroitement les mouvements des véhicules, conformément aux besoins et programmes des utilisateurs ;
Contrôle chaque fois que les documents administratifs et permis de conduire sont à jour et que les documents de bord des véhicules sont correctement et régulièrement complétés ;
Contrôle si un inventaire régulier des équipements de bord et la passation des véhicules entre chauffeurs sont fait régulièrement ;
S’assure de la propreté des véhicules et qu’ils sont régulièrement nettoyés ;
Planifie les besoins réels en véhicules de location (Véhicules légers et camions) ; organise leur déplacement et prépare le paiement des factures de location ;
Effectue les contrôles techniques sur les véhicules à louer ; et choisit les véhicules en parfait état de fonctionnement ;
Organise le transport des biens et des personnes entre les projets et la Coordination ;
Demande l’établissement des ordres de mission à l’administration et les remets aux chauffeurs en mission ;
Supervise le chargement et déchargement des véhicules et vérifie la complétude et les signatures des documents des frets ;
Définit avec le mécanicien les besoins en lubrifiant en pièce de rechange des véhicules et moto et transmet au log appro pour traitement ;
Planifie et assure le ravitaillement en carburant de tous les véhicules et suit de près leur bonne consommation ;
Suit la maintenance régulière à temps (A-B-A-C) et la réparation des véhicules conformément aux termes du contrat de maintenance en place ; et s’assure que toutes les maintenances et réparations sont enregistrées et signées dans le Logbook.

D. Support aux projets dans le domaine de Wash :

En support aux projets sur la mission :

Donne un appui à la supervision des activités logistiques liées à la mise en œuvre du projet WASH ;
Assure le suivi avec les projets dans la maintenance des infrastructures et équipements WASH ;
Donne un support à la réalisation de la construction des ouvrages et infrastructures WASH selon les normes techniques ;
Assure le suivi et la gestion du stock des kits EPREP à la coordination et des Projets ;
Accorde un appui en formation dans le domaine de WASH sur l’ensemble de la mission ;
Participe aux missions explos et à l’ouverture des nouveaux projets dans le domaine WASH.

E. Gestion du parc informatique, Générateurs, et équipements en général :

Parc informatique :

Assure le suivi de l’utilisation, l’entretien régulière, la réparation et le changement du matériel informatique ;
Centralise les demandes d’intervention sur les ordinateurs et fait appel au maintenancier informatique ;
S’assure que tous les ordinateurs ont en permanence un antivirus à jour et que les données sont sécurisées ;
S’assurer que tous les ordinateurs sauf exception sont verrouillés par un code standard ALIMA.

Générateurs :

Contrôle la bonne tenue du cahier de suivi de la consommation, de la maintenance et de l’utilisation des générateurs ;
Forme les gardiens sur les règles de démarrage et d’arret des générateurs et s’assure régulièrement qu’ils le font correctement ;
Assure l’entretien régulier (A-B-A-C) des générateurs et leur nettoyage complet en collaboration avec l’Agent de maintenance ;
S’assure de la présence permanente des pièces détachées et lubrifiants pour l’entretien des générateurs, ainsi qu’une réserve de carburant pour chaque générateur.

Equipements en général :

S’assurer que tous les détenteurs des équipements individuels (téléphone portable, ordinateur etc…) ont signé une fiche de décharge et que ces équipements sont récupérés à la fin de leur mission ;
S’assurer régulièrement que les extincteurs sont bien chargés et les soumet à un entretien chaque semestre ;
Inventorie tous les 3 mois et étiquette tous les équipements d’investissement conformément aux règles ;
Inventorie tous les 3 mois les mobiliers et autres équipements dans les maisons et bureaux.

Gestion des RHs :

Etablit le planning hebdo de ses activités, complète l’état d’avancement et le transmet à son superviseur chaque semaine ;
Etablit le planning des chauffeurs et gardiens avant la fin de chaque mois ;
Panifie les congés avec son staff et fait le suivi de la mise en exécution ;
Prépare les PoP et établit les bilans de son staff au moins une fois les 6 mois ;
Met à la disposition de son équipe les outils nécessaires de travail ;
Supervise, suit et contrôle étroitement le travail de son staff et en documente.

Reporting et archivage

Informe immédiatement son superviseur de toute situation nécessitant son intervention ;
Met à jour la liste de contact pays et la transmet à son superviseur trimestriellement ou lorsqu’il y a des ajouts ou retraits ;
Tient à jour le fichier de suivi des dates d’expiration des antivirus et le transmet mensuellement à son superviseur ;
Tient les rapports d’entretien et de réparation du parc informatique et les transmets mensuellement à son superviseur ;
Met à jour régulièrement le fichier de gestion des crédits Satphones et le transmet mensuellement à son superviseur ;
Met à jour régulièrement le fichier de suivi des malles bouffe sécu du bureau et maisons et le transmet mensuellement à son superviseur ;
Met à jour régulièrement le fichier de bilan de puissance que supporte chaque générateur et le transmet mensuellement à son superviseur ;
Met à jour et transmet mensuellement à son superviseur le fichier de suivi consommation et de maintenance des véhicules et générateurs ;
Met à jour le fichier d’inventaire des équipements d’investissement et autres et le transmet mensuellement à son superviseur ;
Met à jour le fichier de suivi des congés de son équipe (Chauffeurs et gardiens) et le transmet à son superviseur.

Assure l’archivage physique et électronique de toute la documentation de son ressort conformément au protocole en place.

Composition du dossier :

Lettre de motivation adressée au coordinateur de finances et ressources humaines ;
Curriculum vitae avec au moins deux contacts téléphoniques des personnes de référence ;
Avoir un diplôme en logistique avec des compétences en Wash ;
Avoir une carte ANPE à jour ;
Avoir au moins 4 ans Expériences dans le domaine de la logistique des ONG humanitaires ;
Une expérience en wash serait un atout.

Dépôt des dossiers :

Toute personne intéressée par cette annonce devra soit déposer son dossier de candidature aux bureaux de l’ONG BEFEN, en précisant sur l’enveloppe la mention « Superviseur Logistique base & Wash » à : Niamey, ou l’envoyer à l’adresse électronique suivante : [email protected]

Dakoro, ancien bureau MSF Belgique, 100 m de la banque BAGR/Dakoro ;
Niamey, au quartier Foulani Koira, Rue Fk127, en allant vers CES Kokaranta ;
Zinder, au quartier Charé Zamna, ex Bureau de l’ONG GOAL ;
Maradi , au quartier Bourja derrière la nouvelle tribune ;
Abala , derrière Ecole Medersa ;
Tchinta, au quartier Elevage non Loin du bureau de la Nigelec.

La clôture de dépôt de dossier est prévue pour le 18 Mai 2020 à 13 h00mn.

BEFEN recrute un superviseur logistique base et wash, Niamey, Niger