DRC recrute un assistant finance, administration et RH, Maradi, Niger

Contexte :

DRC/DDG s’est implanté au Niger depuis 2014 avec un programme transfrontalier de Gestion et Sécurité aux frontières avec comme objectif la réduction de la violence armée, l’amélioration de la sécurité des communautés et le renforcement de la gestion et sécurité des frontières en collaboration avec les communautés et les autorités frontalières. Dès 2016, DRC mets en œuvre des programmes d’urgences de mécanisme de réponse aux déplacements, de monitoring de protection et de sécurité alimentaire avec comme bailleurs principaux : le service d’aide humanitaire et de protection civile de la Commission européenne (ECHO), le haut-commissariat aux Nations Unies pour les réfugiés (UNHCR), le Programme Alimentaire Mondial (PAM) et OFDA/USAID. En 2018, DRC renforce son expertise d’acteur d’urgence et notamment étend sa présence sur la région de Tillaberi, avec du Monitoring de Protection et l’extension du programme de Réponse Rapide aux Mouvements de Population (RRM) au niveau national. Afin de réduire les risques et vulnérabilités liés au déplacement dans la région, DRC vise à mener un projet financé par DANIDA (Coopération Danoise, Ministère d’Affaires Etrangers) pour promouvoir la résilience et initier la récupération économique de certains groups de la société civile. Ce projet fait partie d’une proposition cadre d’ampleur régional (Mali, Niger, Burkina Faso) et au Niger se focalise sur l’aspect de développement et résilience économique. En plus de cela, DRC dispose, depuis mai 2020 d’un financement UNHCR pour mitiger les vulnérabilités des personnes à besoin spécifique dans des zones affectées par les mouvements de populations.

Rôle et responsabilités :

L’Assistant Finance, Administration et RH est en charge :

• D’assurer le bon déroulement des activités quotidienne dans les domaines des finances, de l’administration et des ressources humaines au sein de son bureau ;
• D’appuyer et d’aviser techniquement les équipes déployées sur les bases dans les domaines des finances, de l’administration et des ressources humaines ;
• De veiller à l’archivage en bon et dû forme de l’ensemble de la documentation dans les domaines des finances, de l’administration et des ressources humaines.

Finance :

Responsabilités générales :

• S’assurer de la tenue d’une comptabilité juste et honnête de la mission DRC Maradi dans le respect des procédures financières de DRC ;
• S’assurer que les réglementations, procédures et documents financiers sont respectés dans les opérations de DRC ;
• S’assurer du bon paiement et du suivi des charges récurrentes sur Maradi ;
• Préparer et utiliser des outils de contrôle budgétaire pour un suivi budgétaire régulier ;
• Vérifier constamment l’intégrité et la robustesse des procédures financières, les risques de mauvaise gestion et suggérer des actions correctives pour minimiser les pertes ;
• Créer et maintenir une interaction transparente et efficace avec les banques, institutions financières et autorités favorables à DRC et à ses bénéficiaires ;
• Veiller à ce que toutes les modalités de retenue et/ou versement des impôts de DRC (y compris l’exonération de la TVA) soient en place et tenus à jour conformément aux règles et réglementations nationales.

Responsabilités spécifiques :

• Constituer les dossiers de paiement dans un esprit de rectitude et complétude (montants, codes, liasses, validités, etc.) avec les procédures DRC/bailleurs ;
• Préparer l’enregistrement des dépenses pour sa base ;
• Préparer la réconciliation mensuelle sur Maradi ;
• Préparer les paiements des taxes et autres charges ;
• Assurez-vous que tous les relevés de compte sont rapprochés ;
• Contrôler le coffre et la petite caisse ;
• Assurer la revue et la pertinence des allocations budgétaires ;
• En cas d’audit, collecter les documents financiers demandés, préparer un rapport d’analyse des risques encourus, superviser l’audit et préparer les réponses au rapport d’audit.

Compiler la cash request mensuelle de la base de Maradi et la soumettre au responsable finance nationale

Appuyer la mise à jour de BFU mensuellement

Etablir le rapport comptable mensuelle.

Administration :

Responsabilités générales :

• Assurer une exécution honnête, opportune et de qualité des opérations et des services administratifs à tous les niveaux de la hiérarchie de l’organisation, grâce à des contrôles et à des rapports internes stricts, à une coordination solide entre les projets et le personnel ;
• S’assurer que les réglementations, procédures et documents administratif sont respectés dans les opérations de DRC ;
• Veiller à ce que tous les accords, protocoles, autorisations, permis et licences nécessaires aux activités de DRC (y compris l’exonération de la TVA) soient en place et tenus à jour conformément aux règles et réglementations nationales ;
• Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de DRC.

Responsabilités spécifiques :

• Faciliter la mise en conformité règlementaire des contrats d’employé, contrat de services, visas des expatrié, protocole… et la mise à jour des données ;
• Assurer la mise à jour des documents de suivi administratif relatif au personnel national, au personnel expatrié, aux bâtiments, aux véhicules, ordre de mission … ;
• Assurer la gestion des contrats de bail au Niger (paiement loyers, résiliation, renouvellement, …) ;
• En cas d’audit, collecter les documents administratifs demandés, préparer un rapport d’analyse des risques encourus, participer à l’audit et préparer les réponses au rapport d’audit.

Ressources humaines :

Responsabilités générales :

• S’assurer que les réglementations (Code du Travail, Convention collective, règlement intérieur …), procédures et documents RH sont respectés dans les opérations de DRC ;
• Sensibiliser le personnel RH pour développer les capacités dans les bureaux DRC.

Participer aux préparatifs des mission terrain des personnels DRC Maradi.

Responsabilités spécifiques :

• S’assurer de l’état de présence des salariés selon le planning existant (départ et retour de mission ou congés, maladies, …) ;
• Suivre et appuyer les recrutements, les évaluations, et la prise des congés en lien avec les différents managers au sein de DRC ;
• Tenir à jour les dossiers du personnel conformément aux procédures de DRC et à la législation locale ;
• Préparer les rapports mensuels concernant les ressources humaines ;
• Veiller aux arrangements nécessaires à la venue de nouveaux staffs incluant l’élaboration du programme d’induction avec les différents services/départements de DRC ;
• Appuyer la gestion administrative du personnel international et des visiteur étranger (visa, permis de séjour, …) ;
• En cas d’audit, collecter les documents RH demandés, préparer un rapport d’analyse des risques encourus, participer à l’audit et préparer les réponses au rapport d’audit.

En raison de la nature particulière du poste et à cause de l’évolution des programmes de DRC au Niger, la liste des responsabilités ci-dessous n’est pas exhaustive. L’employé peut être amené à effectuer d’autres tâches non mentionnées dans ses termes de référence, pourvu que celles-ci ne le détournent pas du descriptif de son poste.

Profil :

Qualifications : Licence en finance, administration ou ressources humaines.

Expériences :

• Minimum 2 années d’expérience en comptabilité/administration/RH ;
• Excellente connaissance de la préparation des rapports des principaux donateurs internationaux et connaissance des principales règles régissant les grands donateurs, notamment le HCR, le PAM, ECHO et le DFID ;
• Compétences éprouvées en gestion des personnes ;
• Solides compétences en comptabilité et en analyse ;
• Expérience de travail dans un système informatique financier et RH (connaissance d’un ERP serait un plus) ;
• Connaissance de l’anglais serait un atout.

Qualités personnelles :

• Esprit d’équipe ;
• Sens de la communication orale et écrite ;
• Volonté d’apprendre et recherche de l’excellence.