Marie Stopes International recrute un manager logistique et sécurité, Niamey, Niger

La  Fonction :

Marie Stopes International (MSI) est l’une des 20 plus grandes organisations caritatives au Royaume-Uni offrant des services de santé de la reproduction à travers le monde. MSI fonctionne comme une entreprise sociale et les revenus sont répartis presque également entre les fonds des donateurs et les revenus des services offerts aux clients.

De millions de femmes parmi les plus pauvres et les plus vulnérables au monde font confiance à Marie Stopes International pour leur fournir des soins de santé sexuelle et reproductive de qualité. Nous fournissons la contraception, les soins après avortement sans risque et les soins de santé maternelle et infentile depuis plus de trente ans et travaillons dans 42 pays à travers le monde. En fournissant des services de haute qualité là où ils sont le plus nécessaires, nous évitons les décès inutiles et avons un impact durable sur la vie de millions de personnes chaque année.

La responsabilité principale de ce poste est de promouvoir l’objectif de MSI: la prévention des naissances non désirées et sa mission de garantir le droit de l’individu à: des enfants par choix et non par hasard.

Le titulaire du poste doit impérativement respecter, promouvoir et respecter les valeurs fondamentales de MSI : Le Manager Logistique et Sécurité est un membre clé de l’équipe cadre de MSI Niger. Son rôle est d’assurer que les canaux d’offre de services ont les moyens matériels (équipements, produits, véhicules, moyens de communication) nécessaires à leur fonctionnement, à temps, au meilleur coût possible.

Principales responsabilités :

Leadership d’équipe et développement :

  • Fournir un leadership global et une direction au département logistique pour garantir la réalisation de la mission et les objectifs stratégiques de MSI Niger. Identifier les priorités et assurer une bonne coordination de l’équipe ;
  • Assurer le recrutement, le suivi de la performance et le développement des Gestionnaires Achats et Stocks, Assistants Flotte et IT et autres membres de l’équipe ;
  • Collaborer avec le département de finances pour garantir le respect des procédures comptables et la conformité aux règles MSI et bailleurs (achats, inventaires, gestion des stocks) ;
  • Assurer la mise à jour et le partage périodique des procédures du département ;
  • Assurer la bonne communication avec les autres départements supports (Programmes, Qualité) ;
  • Élaborer et mettre en application des pratiques et des procédures administratives responsables et transparentes ;
  • Organier et dérouler des sessions de formations ;
  • Assurer la mise à jour des manuels logistiques, SOP logs (achats, stock, flotte, IT) et faire la valider par le Sahel ;
  • Identifier les besoins de formation de l’équipe logistique et organiser l’apprentissage nécessaire ;
  • Connaître et diffuser les ressources techniques disponibles (intranet, kit logistique) aux logs et non logs ;
  • Assurer la mise à jour du workplan annuel de l’équipe logistique et l’évaluation semestrielle/annuelle.

Achats :

  • Organiser la planification des achats (élaboration et mise à jour trimestrielle du plan d’achat Annuel) avec les autres départements et le gestionnaire des achats ;
  • À travers l’analyse des plans d’achats annuels, identifie les catégories d’achat où un groupage pourrait être pertinent et orienter la stratégie d’achat ;
  • Intégrer l’approvisionnement et la logistique à la planification opérationnelle, fournissant l’expertise et communiquant les délais ou les risques potentiels sur les achats spécifiques lors de réunions mensuelles et trimestrielles de planification ;
  • Superviser le travail du Responsable Achats et notamment veiller :
    • Au traitement des requêtes en conformité avec les procédures de MSI Niger et les exigences des bailleurs, dans des délais raisonnables, et en satisfaisant les besoins des demandeurs ;
    • A la transmission dans les délais de la documentation correcte et requise vers le département des Finances ;
    • A la mise à jour périodique et au partage de l’outil de suivi des demandes d’achat ;
    • A ce que le responsable des achats actualise trimestriellement le catalogue d’achat (données prix / fournisseurs) chaque fin de trimestre ;
    • A ce que le responsable des achats actualise annuelment la base de donnée fournisseurs à travers un appel à manifestation d’interet sur le marché local et suivre une fréquence de mise à jour trimestrielle.
  • Assurer l’archivage physique et numérique des supports achats ;
  • A ce que le responsable des achats clôture les points d’audits (internes/externes) ;
  • Appuyer le Gestionnaire d’achats pour : La sélection de fournisseurs préférentiels, l’établissement de contrats cadres et l’évaluation périodique des fournisseurs.
  • Les appels d’offres, les achats complexes etc…;
  • La liaison avec le service achats du Sahel et du Siège pour les achats internationaux.

Gestion des Stocks :

  • Identifier les systèmes de distributions et stockages les plus adaptés aux activités ;
  • Superviser le travail du Gestionnaire Stock et notamment veiller :
    • Au respect des politiques de gestion de stock ;
    • La bonne tenue de l’entrepôt (propreté, rangement, accessibilité, suivi de température etc…) ;
    • La mise à jour quotidienne du logiciel de gestion de stock ;
    • La validation des rapports de stock mensuels des équipes.
  • Appuyer le Gestionnaire Stock pour :
    • Le développement du forecast pharmacie annuel et sa mise à jour trimestrielle ;
    • La révision périodique des CMMs et des seuils d’alerte, maximum et minimum pour chaque produit et chaque équipe ainsi que pour le magasin central.
  • Collaborer avec le département qualité pour assurer que les normes et directives concernant les produits pharmaceutiques soient intégrées ;
  • Organiser des inventaires physiques semestriels et annuels des stocks des équipes et du magasin central ;
  • Assurer la formation et mise à jour des équipes terrain sur la gestion des stocks ;
  • Assurer l’archivage physique et numérique des supports stocks ;
  • Assurer que le gestionnaire de stock clôture les points d’audits (internes/externes).

Flotte :

  • Superviser le travail du Gestionnaire de flotte et notamment veiller ;
  • Au respect des politiques de gestion de flotte ;
  • L’optimisation des coûts des maintenances/entretiens ;
  • Un planning de mouvement et rotation des chauffeurs à jour en place ;
  • Réunion mensuel avc les chauffeur ;
  • Rapportage mensuel via le logiciel tracpoint (finance & pack log) ;
  • Réconciliation de la consomation de carburant entre tracpoint et log books, les écarts sont constatés et corrigés avant le prochain reporting ;
  • Assurer l’archivage physique et numérique des supports flotte ;
  • Suivre l’implantation des recommandations des différents audits.

IT :

  • Superviser le travail du charger IT et notamment veiller à :
  • la mise à disposition des outils IT pour chaque employé ;
  • La Prise en charge des incidents ou requêtes du personnel MSI ;
  • Le Suivi de chaque article du parc informatique et la mise à jour des logiciels, licences, Antivirus, pare-feu etc…
  • Le bon fonctionnement des serveurs, y compris le system de backup ;
  • La bonne connectivite (réseau interne et internet) pour le personnel (siège et sur le terrain).

Assurer un reporting logistique mensuel (pack log mensuel) :

Assurer que le « Pack Reporting logistique mensuel » soit transmis chaque mois au Représentant pays et au Contrôleur logistique Sahel :

Rapport narratif :

  • Suivi des demandes d’achats ;
  • Outil de suivi de stock ;
  • Base de données de fournisseur ;
  • Catalogue de prix (Mise à jour trimestrielle) ;
  • Plan d’approvisionnement des projets et chronogramme d’achat global (Mise à jour trimestrielle) ;
  • Forecast Pharmacie (mise à jour trimestrielle) ;
  • Triangulation des données (services et stocks) ;
  • Rapport de consommation de carburant ;
  • Registre des assets.

En tant que responsable de la sécurité, aiderez le directeur à veiller à ce que les mesures de sécurité efficaces pour les programmes soient à la fois correctement planifiées et traitées dans le contexte national. Diriger l’optimisation de la sécurité organisationnelle et l’atténuation des risques opérationnels en établissant des systèmes et des mécanismes de sécurité pour institutionnaliser une culture organisationnelle et des pratiques de sûreté et de sécurité. Il s’agira particulièrement de :

  • Effectuer une analyse des risques de sécurité conformément aux normes de sécurité de MSI ;
  • Diriger et surveiller la mise en œuvre et la conformité de la politique de gestion des risques de sécurité de MSI et réduire les risques en recherchant des solutions créatives d’atténuation pour le personnel, les programmes, les clients et les actifs de MSI ;
  • Entreprendre régulièrement des missions sur le terrain et fournir un soutien technique et des conseils de sécurité aux responsables des canux et aux coordinateurs de terrain ;
  • Identifier les conditions de sécurité spécifiques aux zones géographiques où MSI intervient et les facteurs de sécurité susceptibles d’entraver l’accès aux clients de MSI et proposer des solutions au CD pour décision ;
  • Veiller à ce que les solutions respectent à la fois les règles et les principes de la politique de gestion des risques de sécurité de MSI, ainsi que les principes humanitaires, de neutralité, d’impartialité etd’indépendance ;
  • S’assurer que le personnel de MSI respecte les règles et directives de sécurité ;
  • Coopérer avec INSO et d’autres agences pertinentes / appropriées pour des mises à jour surles questions de sécurité ;
  • Produire des rapports sécuritaires de façon mensuelle et proposer des améliorations nécessaires ;
  • Aider le personnel dans l’élaboration des rapports d’incidents sécuritaires et faire le suivi des incidents ;
  • Informer régulièrement tous les membres du personnel sur ​​l’évolution de la situation, sur les incidents récents ;
  • et les faits majeurs, et leur donner des conseils sur la sécurité ;
  • Faire le briefing de sécurité et l’orientation à l’intention des nouveaux membres du personnel et des visiteurs dès leur arrivée ;
  • Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des documents de la sécurité ;
  • Former le personnel à la sûreté et sécurité personnelle avec l’appui du Conseiller régional sécurité.

Qualifications et Expérience :

Qualifications et expériences :

  • Avoir au minimum une maîtrise en logistique/opérations et/ou diplôme connexe ;
  • Avoir au minimum 5 ans d’expériences dans un poste de coordination logistique dont 3 dans l’humantaire (ONGs, organismes internationaux…) ;
  • Leadership fort dans la gestion d’équipe ;
  • Une excellente maîtrise des logiciels informatiques, surtout MS Excel ;
  • Maîtrise des principes logistiques ;
  • Connaissance des bailleurs de fonds ;
  • Etre rigoureux avec une attention permanente aux détails et respect des procédures ;
  • Etre capable d’organiser, prioriser les tâches selon les besoins actuels de l’organisation et de travailler de manière autonome ;
  • Des compétences dans la résolution des problèmes ;
  • Force de proposition pour améliorer les procédures ;
  • Bon niveau d’anglais serait un atout.

Candidature :

Les dossiers de candidature comportant le CV détaillé maximum 2 pages expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste et la Lettre de Motivation doivent être reçus par courriel au plus tard le 03 Juillet 2020 à 17h à l’adresse suivante : [email protected] 

L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle le candidat(e) postule, soit «Manager Logistique et Sécurité »

Tout candidat pour un poste au sein de MSI doit avoir un fort engagement en faveur des droits sexuels et reproductifs. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Tout candidat ne répondant pas aux critères ‘Essentiels’ ne seront pas considérés. Tout dossier incomplet sera rejeté.