Avis de recrutement : Epicentre recrute un(e) Responsable Finances et Ressources Humaines, Niamey, Niger

 

 

 

 

 

 

Description de l’emploi

Epicentre est une organisation créée par Médecins Sans Frontières (MSF) en 1986. Nous menons des activités d’épidémiologie de terrain, de formation et de recherche pour les interventions MSF. L’ONG Internationale Epicentre recrute un.e Responsable (H/F) Finances et Ressources Humaines. Nos activités auprès des populations en situation précaire sont menées depuis l’Ouganda, le Niger et la France, et sur des programmes MSF et autres. Elles concernent essentiellement les maladies infectieuses et la dénutrition.

Epicentre mène au Niger des activités de recherche depuis 2003. Le pays connaît une situation d’insécurité alimentaire récurrente et présente une forte prévalence de maladies infectieuses. Dans ce cadre, Epicentre, en partenariat avec les sections de Médecins Sans Frontières et d’autres partenaires locaux, ainsi qu’avec les autorités locales et agences internationales, développe des projets de recherche répondant aux besoins sanitaires de la population.

  • Titre du Poste : Responsable Finances et ressources Humaines
  • Responsable Hiérarchique et Fonctionnel : Coordo Fin/RH Humaines
  • Contrat : CDD (12 mois renouvelables) basé à Niamey
  • Prise de poste : Dès que possible

Responsabilités Principales :

Le/La RESPONSABLE FINANCE ET RESSOURCES HUMAINES est garant(e) d’une gestion administrative RH et financière de qualité dans le respect du cadre législatif national et celui des procédures et normes d’Epicentre. A ce titre, Il/elle gère administrativement le personnel à Niamey, vient en support aux équipes administratives de Maradi pour la gestion qualitative du personnel et de la comptabilité en conformité avec les bonnes pratiques. Sous la supervision du Coordinateur RH/Finances, il/elle s’assure de la qualité des dossiers du personnel et de la base de données Homère. Il/Elle assure la mise en œuvre des procédures de gestion RH et de l’application des règles et procédures RH/Fin  sur la mission afin de garantir une équité et une continuité dans la gestion du personnel.

Principales activités :

Participation à la veille juridique & légale en matière de droit social (travail, sécurité sociale, Impôt(s) sur le revenu, etc.)

  • Maitriser la législation du travail en vigueur au Niger, se tenir informé de toute modification apportée à la législation du travail à travers la vérification régulière des sources d’information et/ou des rencontres régulières avec l’avocat conseil et les autorités locales concernées.
  • Être responsable de la bonne mise en œuvre, du respect et du suivi du règlement interne, du statut du personnel national. Il/Elle veille à ce que tout le personnel de Niamey soit employé selon le cadre des conditions de travail équitables et conformément à la législation locale, à la vision, aux valeurs et aux principes RH d’Epicentre.

Participation au développement, à la mise à jour, à l’implémentation et la communication des politiques, procédures et outils RH dans le cadre de la gestion administrative du personnel :

  • Alerter le Coordinateur RH/Finances de tout dysfonctionnement rencontré et/ou observé dans la gestion administrative du personnel.
  • Participer à la demande de son responsable (hiérarchique et/ou fonctionnel) à la rédaction et/ou la mise à jour et l’implémentation des politiques, procédures et outils RH.
  • Garantir le bon déroulement du processus de recrutement du personnel d’Epicentre à Niamey et appuyer les Responsables d’activité à Niamey dans leurs activités (recrutement, gestion des conflits, plannings, gestion des congés, rédaction des profils des postes).
  • S’assurer de la planification des évaluations du personnel et accompagner les équipes dans leur réalisation.
  • Veiller à ce que toutes les fonctions et les profils des postes au niveau de Niamey soient en conformité avec la grille des fonctions et correspondent aux profils des postes standards et à la grille des fonctions à Epicentre.
  • Veiller à ce que la rémunération du personnel national à Niamey (salaire, ajustements à posteriori, solde de tout compte, etc..) et les avantages (jours fériés, congés) correspondent à la grille des salaires d’Epicentre validée par Paris, au règlement interne et aux politiques RH, tout en s’assurant qu’Epicentre se comporte de façon responsable à tout moment.
  • Superviser les procédures de paie à Niamey en s’assurant que toutes les variables de paie mensuelles ont été prises en compte (heures fériées, prime de panier, heures supplémentaires et congés), les salaires des vacances ainsi que la paie pour les congés en cours et le paiement des salaires mensuels, pour répondre aux exigences légales avant la soumission pour validation à la coordination.
  • Garantir la bonne utilisation du logiciel Homère, sa correcte utilisation et la qualité des données. Proposer des mises à jour et/ou des axes de travail pour l’amélioration de son utilisation.

Gestion des relations avec les délégués du personnel

  • En collaboration avec le Coordinateur Finances/RH, organiser un cadre de fonctionnement avec les délégués du personnel de Niamey. Veiller à ce que des réunions du personnel soient régulièrement tenues afin que les employés soient au courant de leurs droits et devoirs et pour les informer de tout changement dans la législation du travail.

Gestion de la comptabilité et de la finance

  • Sous la supervision du Coordinateur Finances/RH, s’assurer de la compilation de la clôture mensuelle du Niger (Niamey + Maradi) (vérification exhaustive des documents comptables) et annuelle des comptes en collaboration avec la responsable comptable de Paris (Est responsable d’une exécution de qualité et dans les délais des tâches comptables du Niger, aussi bien les documents comptables que la saisie électronique des données (codification dans le logiciel comptable), la consolidation et l’archivage des journaux comptables.
  • S’assurer d’une gestion de trésorerie qui permet un déroulement des opérations efficient et sécurisé à Niamey.
  • Définir le niveau minimal de l’encaisse.
  • Anticiper les dépenses prévues (mandats, etc.).
  • Gérer le compte bancaire à Niamey et s’assurer de l’approvisionnement du compte de Maradi, selon la demande (transferts internes).
  • Participer à l’exécution des audits locaux concernant la comptabilité, la main d’œuvre, la gestion des actifs et des stocks. Dans le cas où un risque juridique est détecté dans son domaine de compétences (fin ou RH), Il/elle en informe le Coordinateur finance/RH et suggère des actions à prendre pour le prévenir.
  • Vérifier que les procédures administratives relatives à la fiscalité et au paiement des charges de sécurité sociale soient bien suivies afin de se conformer à l’environnement juridique du pays.
  • Assurer la conformité de la coordination aux directives, normes, politiques et procédures d’Epicentre, en particulier en ce qui concerne les normes et procédures financières et RH nationales et internationales et les engagements de dépenses (procédures d’achat et de paiement).
  • Préparer la demande de trésorerie de Niamey pour l’envoi au Coordinateur Fin/RH.
  • Supervise les activités de l’Assistant Coordo Fin/RH de Niamey ;
  • Être responsable du coffre de Niamey : gère l’approvisionnement du coffre dans les limites fixées par la procédure trésorerie du Niger, effectue des inventaires mensuels avec le responsable du centre du Niger ou le Coordinateur Fin/RH.
  • S’assurer de la bonne gestion de la petite caisse de la coordination par des inventaires hebdomadaires et mensuels avec l’assistant Coordinateur Finances et ressources Humaines.

Support à l’assistant COFIRH de Niamey et aux Responsables RH et Finance de Maradi

  • Assister l’Assistant COFIRH de Niamey dans la préparation de la paie à travers une vérification avant la soumission à la validation du Responsable RH.
  • Effectuer la vérification des Soldes de tout compte préparés par l’Assistant COFIRH avant la validation du Responsable RH et proposer les corrections, si besoin.
  • Se rassurer de la bonne rédaction (fond et forme) des contrats de travail et Avenants avant leur signature par le Responsable RH.
  • Aider l’Assistant COFIRH à Niamey et les Responsables RH et Finance à Maradi à trouver des solutions en cas de problèmes avec la base de données HOMERE, SAGA/ UniField.

Garantir un système de classement et d’archivage administratif pertinent et efficace en conformité aux bonnes pratiques cliniques

  • Assurer l’archivage des documents comptable du centre selon la politique Epicentre/MSF.
  • S’assurer du bon archivage et de la mise jour des dossiers du personnel selon les bonnes pratiques d’administration de la recherche en vue d’éventuels audits.
  • Alerter son responsable sur toute déviation et proposer des mesures de correction.
  • Garantir, selon les dispositions, la confidentialité des dossiers personnels des employés et autres documents administratifs privés.
  • Participer à la définition, à l’implémentation et au suivi de la procédure à suivre en cas d’évacuation.

Participer à la rédaction et au suivi des rapports d’activité RH et finance.

Conditions requises : 

  • Assurer la mise à jour de l’organigramme de la mission.
  • Participer au SITREP finances et RH pour Niamey.
  • Diplôme de Licence en Finances/Comptabilité et ou Gestion Administrative ou tout autre diplôme en gestion.
  • Avoir au moins 3 ans d’expériences dans un poste similaire?serait souhaitable ;
  • Expérience de travail pertinente avec MSF / Epicentre ou toute autre ONG internationale de préférence.
  • Maîtrise du français obligatoire et de l’anglais souhaitable.
  • Maîtrise de l’informatique indispensable (Word, Excel, internet).
  • Maitrise d’un logiciel de SIRH (Système d’information RH) en l’occurrence Homère et SAGA/UniField.
  • Connaissances des normes de comptabilité locales, des logiciels de comptabilité Epicentre, des lois locales souhaitée.
  • Gestion et développement du personnel.
  • Organisé, rigoureux et précis.
  • Capacité à travailler dans l’urgence et à faire preuve de flexibilité.
  • Leadership d’équipe efficace et novateur.

Pour nous rejoindre

Merci d’envoyer votre candidature (CV + lettre d’accompagnement adressée au Coordinateur Ressources Humaines) au plus tard le 16/02/2024 via ce lien : https://smrtr.io/jdHD6

Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.

Epicentre tient à la protection des données personnelles de ses membres, de ses salariés et des personnes souhaitant rejoindre l’association. Les données collectées lors de cette candidature seront strictement transmises, pour un traitement équitable et de qualité, aux personnes intervenant dans le processus de recrutement, quel que soit l’endroit où se trouve la structure Epicentre à laquelle elles appartiennent