Avis de recrutement : UNHCR recrute un Associé administratif (h/f), Niamey, Niger

Avis de recrutement : UNHCR recrute un Associé administratif (h/f), Niamey, Niger

Associé administratif

Cadre organisationnel et relations de travail
L’associé administratif est responsable de la gestion du bureau en assistant le gestionnaire concerné dans la mise en œuvre des tâches administratives générales et de gestion des ressources.

L’associé administratif est normalement supervisé par un agent administratif (supérieur) ou un agent administratif national qui définit les objectifs généraux de travail et fournit les conseils et l’orientation nécessaires. Le titulaire du poste peut superviser certains membres du personnel de soutien. Il/elle entretient des contacts fréquents avec le personnel à différents niveaux du bureau et occasionnellement avec le personnel du même niveau dans d’autres lieux d’affectation et/ou au Siège ; avec des fournisseurs et/ou des responsables locaux et/ou des partenaires de mise en œuvre (IP) sur des sujets qui peuvent être importants pour l’Organisation.

Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de s’acquitter de leurs fonctions comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Fonctions

– Aider le superviseur à fournir les ressources (humaines, matérielles et services) nécessaires pour soutenir les activités quotidiennes du personnel du bureau.
– Aider le superviseur à garantir que les locaux du bureau du HCR offrent un environnement de travail sain, sûr et respectueux.
– Fournir un soutien administratif dans les domaines des finances, de l’administration et des ressources humaines ainsi que des données et des enregistrements à jour et précis dans le MSRP et d’autres systèmes.
– Fournir l’interprétation des règles, réglementations et procédures administratives. Effectuer le travail du personnel, y compris le traitement des droits, l’émission de contrats, la maintenance de divers dossiers et dossiers du personnel.
– Aider au recrutement du personnel des services généraux pour des travaux non spécialisés, y compris l’évaluation des candidatures, l’administration des examens de recrutement le cas échéant, la conduite d’entretiens préliminaires avec les candidats ; affecter du personnel des services généraux pour répondre aux exigences du travail.
– Recueillir des informations et aider à la réalisation d’enquêtes sur le coût de la vie local, les critères d’indemnité journalière de subsistance, les salaires locaux du personnel de bureau et de service, les locations de maisons.
– Informer le personnel international sur les questions administratives générales liées aux visas, licences et sécurité ; fournir des conseils et assurer un soutien administratif au besoin.
– Organiser et/ou assister à des réunions sur les questions administratives quotidiennes, participer aux discussions sur les procédures et pratiques nouvelles ou révisées, interpréter et évaluer l’impact des changements et formuler des recommandations pour des mesures de suivi.
– Préparer, de sa propre initiative, la correspondance, les rapports, les évaluations et les justifications, selon les besoins, sur des tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné.
– Aider à la préparation des budgets de bureau applicables aux coûts de personnel et de service et tenir les registres de contrôle budgétaire nécessaires.
– En plus des responsabilités d’administration générale, peut également superviser directement ou indirectement les activités liées à l’entretien des bureaux et des terrains, à la sécurité, aux transports et aux services similaires.
– Organiser la réquisition des fournitures et équipements de bureau et organiser le contrôle de la distribution et la tenue des registres d’inventaire appropriés.

– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en matière de risques basée sur le domaine fonctionnel de travail. Faire part des risques, des problèmes et des préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
– Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications minimales

Éducation et expérience professionnelle
Années d’expérience/niveau de diplôme
Pour G6 – 3 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études secondaires ; ou 2 ans d’expérience professionnelle pertinente avec un baccalauréat ou un ou

plusieurs domaines d’études équivalents ou supérieurs
Sans objet.

Certificats et/ou licences

Administration des affaires, finances,
gestion de bureau, ressources humaines ou autres domaines connexes. ;
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)

Expérience professionnelle pertinente

Essentiel
Non précisé

Souhaitable
Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.

Compétences fonctionnelles

*Connaissances en informatique
Règles, réglementations et procédures administratives de l’ONU/HCR
BU-PeopleSoft EPM/Budget
Règles et procédures d’approvisionnement SC-ONU/HCR
(les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)

Exigences linguistiques

Pour les professionnels internationaux et Emplois du Service sur le terrain : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est l’anglais.
Pour les emplois d’administrateur national : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon de l’anglais et de la langue locale.
Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.

Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela inclut le fait de ne faire preuve d’aucune tolérance à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels, du harcèlement, y compris du harcèlement sexuel, du sexisme, de l’inégalité entre les sexes, de la discrimination et de l’abus de pouvoir.

En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs pour prévenir et répondre aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.

Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Toutes ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.

Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.

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Contexte opérationnel

Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :

Nature du poste :

Conditions de vie et de travail :

Qualifications supplémentaires

Compétences

BU-PeopleSoft EPM/Budget, informatique et maîtrise de l’informatique, règles et procédures d’approvisionnement SC-ONU/HCR, règles, réglementations et procédures administratives ONU-ONU/HCR

Certifications

Administration des affaires – Autres, Finances – Autres, Ressources humaines – Autres, Gestion de bureau – Autres

Compétences

Responsabilité, Pensée analytique, Capacité de changement et adaptabilité, Orientation client et résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Gestion des ressources, Conscience organisationnelle, Planification et organisation, Travail d’équipe et collaboration

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Date limite : 18 décembre 2023

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