L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour leur sauver la vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous œuvrons pour chaque enfant, partout et chaque jour, afin de construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.
Pour chaque enfant, un champion !
I. Objectif du travail
Sous la supervision directe du chef des opérations/responsable des opérations, il entreprend des services de soutien à la gestion administrative dans un bureau de pays ou sous-pays, le titulaire contribue à assurer des services de soutien administratif efficaces et rentables, en fournissant des conseils au personnel administratif ainsi qu’au personnel de soutien. dans des tâches administratives de bureau. S’assure que les opérations et les services administratifs du bureau sont conformes à la politique, aux procédures, aux règles et aux règlements administratifs de l’organisation.
II. Résultats finaux clés
1. Interprétation et application appropriées et cohérentes de la politique et des procédures administratives mises en œuvre en temps opportun pour soutenir les opérations au niveau du pays ou des sous-pays.
2. La préparation et l’exécution du budget sont correctement administrées dans le domaine de la gestion et des services administratifs.
3. Les opérations de fourniture de services de soutien administratif sont menées en temps opportun et de manière efficace, et les dispositions en matière de sécurité sont bien établies pour renforcer la sûreté et la sécurité.
4. La gestion immobilière des fournitures administratives, du matériel de bureau, des véhicules et autres propriétés est effectuée efficacement.
5. Toutes les transactions administratives et les arrangements contractuels satisfont aux exigences stipulées et sont conformes aux politiques, procédures, règles et réglementations applicables.
6. Les capacités du personnel sont renforcées grâce à des programmes actifs de formation et de développement du personnel dans le domaine du soutien et des services administratifs.
7. Des relations de travail efficaces sont entretenues avec d’autres agences, les autorités locales et les partenaires de mise en œuvre.
8. Toutes les autres responsabilités et services de soutien administratif assignés sont exécutés et fournis efficacement.
Comment pouvez-vous faire la différence ?
1. Interprétation et application appropriées et cohérentes de la politique et des procédures administratives mises en œuvre en temps opportun pour soutenir les opérations au niveau du pays ou des sous-pays.
Fournit une contribution pratique à la mise en œuvre des directives administratives, en étroite coordination avec le chef du bureau, le personnel opérationnel/le superviseur.
Soutenir le superviseur et le chef du bureau et informer le personnel des politiques administratives, des règles de procédures et de la réglementation. Met en œuvre l’application et l’interprétation appropriées des règles administratives, des réglementations, des politiques et des procédures. Informe et aide le personnel arrivant et partant sur les procédures et exigences administratives de base.
Contribue aux recommandations sur l’amélioration des systèmes de contrôle interne en tenant compte des conditions prévalant dans la localité.
Tient le superviseur au courant des problèmes potentiels et prépare des rapports sur les questions administratives, selon les besoins.
Fournit un soutien et des services administratifs aux bureaux des sous-pays (zones) et aux postes extérieurs, le cas échéant, y compris la préparation et le financement des contrats de service, la préparation des PGM pour toutes les fournitures administratives et des conseils sur les procédures administratives.
2. La préparation et l’exécution du budget sont correctement administrées dans le domaine de la gestion administrative et des services.
Aider le superviseur à préparer des estimations sur les locaux de bureau, les besoins en fournitures et en équipement à des fins de préparation du budget. Assiste les bureaux de zone dans la création et le maintien des services administratifs et du budget administratif.
3. Les opérations de prestation de services de soutien administratif sont fournies en temps opportun et efficacement, et les dispositions en matière de sécurité sont bien établies pour améliorer la sûreté et la sécurité.
Assiste le chef des opérations et/ou le chef des bureaux extérieurs dans la mise en place et le maintien des dispositifs de sécurité et des services administratifs associés.
4. L’assistance à la gestion immobilière des fournitures administratives garantit que le matériel de bureau, les véhicules et autres propriétés sont efficacement entretenus
Prend en charge la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et des véhicules, la mise à jour de l’inventaire des articles, en tant que membre d’office du Comité de contrôle foncier, le cas échéant. Aider le superviseur dans les soumissions au Comité d’enquête foncière, en préparant les procès-verbaux des réunions. Aide le superviseur à exécuter les recommandations du PSB approuvées par le chef du bureau.
Surveille et supervise l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S’assure que les prestations et l’entretien des locaux sont conformes aux normes organisationnelles.
5. Toutes les transactions administratives et les arrangements contractuels satisfont aux exigences stipulées et sont conformes aux politiques, procédures, règles et réglementations applicables.
Veiller à ce que toutes les transactions administratives et les arrangements contractuels soient conformes aux politiques, procédures, règles et réglementations applicables.
Contribue à l’examen des arrangements contractuels liés au soutien administratif (c’est-à-dire le courrier, l’entretien des locaux, le soutien administratif auxiliaire, l’entretien des véhicules, l’entretien de l’équipement, etc.) pour garantir que les termes et conditions de tous les contrats sont respectés par les fournisseurs de biens et de services. . Propose au superviseur tout changement qui pourrait être nécessaire.
Surveille les paiements par rapport aux obligations contractuelles.
6. Formation et développement du personnel
Développe des activités de formation pour assurer une performance efficace et efficiente dans la gestion des services administratifs. Met en œuvre des activités efficaces de programme d’apprentissage et de développement du personnel pour le renforcement des capacités. Contribue aux ateliers pour le renforcement des compétences du personnel, l’apprentissage et le développement du personnel, le développement de carrière.
7. Partenariat, coordination et collaboration
Soutenir des relations de travail efficaces avec d’autres agences, les autorités locales et les partenaires de mise en œuvre sur les questions liées aux questions administratives grâce à l’échange d’informations, à la collaboration et à l’harmonisation. Coopère avec d’autres agences des Nations Unies dans les initiatives de réforme de l’ONU (y compris le programme de services et de locaux communs, etc.).
8. Effectue toutes autres tâches et responsabilités assignées selon les besoins.
Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant, vous devrez…
III. Qualifications et compétences
- Éducation
– Avoir complété des cours de niveau secondaire ou universitaire en administration, en finance ou dans tout autre domaine connexe pertinent à l’emploi est un atout.
- L’expérience professionnelle
– 7 années d’expérience professionnelle pertinente avec une expérience professionnelle nationale et internationale dans la gestion de bureau, l’administration, la finance, la comptabilité, les TIC, les ressources humaines, l’approvisionnement ou toute autre fonction pertinente.
– Expérience professionnelle dans un lieu d’affectation d’urgence.
- Maîtrise de la langue
– La maîtrise du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (anglais, arabe, chinois, espagnol ou russe) ou d’une langue locale est un atout.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.