BEFEN recrute un responsable administratif et financier, Niamey, Niger

Présentation de BEFEN

Bien Etre de la Femme et de l’Enfant au Niger (BEFEN) est une ONG nigérienne reconnue par l’arrêté ministériel N°369/MI/D/DGAPJ/DLP du 18 Septembre 2002. BEFEN est une organisation apolitique, humanitaire, non confessionnelle à but non lucratif composée exclusivement de médecins ; son  objet social est de « promouvoir le bien être de la femme et de l’enfant au Niger dans les domaines de la santé et de l’éducation ».

 

Raison d’être du poste :

Le financement de BEFEN dépend principalement de la confiance de ses donateurs institutionnels ainsi que de la transparence de ses procédures et de sa comptabilité.

Le Responsable finance est garant, par délégation  du coordinateur Finances et RH, de la qualité, de la fiabilité et de la transparence de la comptabilité et de la gestion de trésorerie. Il est responsable de la comptabilité générale de la mission, incluant la gestion des coffres et banques et la vérification des comptabilités terrains avant transmission à son responsable hiérarchique.

Il assure la gestion administrative du personnel de la capitale et contribue à la veille juridique e la mission.

 

Liens fonctionnels et hiérarchiques : Il rend compte au Coordinateur Financier et RH, et au Contrôleur interne (responsabilité technique).

 

Mission et activités principales :

Gestion et sécurité de l’argent :

Activité 1 : Garant du respect des procédures de gestion de l’argent :

  • Contrôle la gestion des caisses de coordination (contrôle le cahier de suivi des avances, inventaires physiques et rapprochements,…) ;
  • S’assure du respect des procédures d’achats (bons de commandes systématiques signés par les personnes autorisées, devis suivant les montants) ;
  • Est garant du système de paiement fournisseurs (suivi des baux etc) ;
  • Gère et contrôle le paiement des avances sur salaires, des salaires et des taxes d’après les fiches de paye et les bordereaux de paiement dûment validés par le coordinateur financier ou le responsable RH ;
  • Paiement des perdiems et enveloppes de sécurité selon les règles fixées ;
  • Il fait le suivi des comptes en banque, en particulier suit quotidiennement les soldes et alerte le coordinateur financier dès qu’un transfert s’avère nécessaire ;
  • Briefing initial sur la gestion de l’argent pour tous les personnels bénéficiant d’une prise en charge particulière (perdiem, logement,…) et/ou d’avances de fonctionnement.

Activité 2 : Garant du respect des procédures comptables :

  • Vérification de la validation des factures par les responsables ;
  • Conformité des justificatifs, selon les règles BEFEN / et spécifiques au pays ;
  • Contrôle le classement et archivage des pièces, organisation des envois vers le siège ;
  • Préparation des audits nationaux et internationaux ;
  • Briefing spécifique sur la gestion comptable pour le coordinateur Projet et/ou les logisticiens, ainsi que pour les administrateurs projet.

Activité 3 : Veille sur les législations nationales

  • Se documente sur la législation fiscale (impôts, taxes douanières, TVA, taxes sur contrats de location, déclarations annuelles, etc) et transmet les informations au coordinateur financier. Si besoin, lien avec des consultants externes (avocat, …)  ;
  • Propose des adaptations spécifiques des règles BEFEN si besoin et les soumet à la validation du coordinateur financier ;
  • Rédige les déclarations nécessaires et les soumet au coordinateur financier pour validation ;
  • S’assure que les originaux des documents officiels sont en possession de l’administration.

Activité 4 : Demande de trésorerie

Sous la supervision du coordinateur Finances et RH, il réalise la demande de trésorerie de la capitale en collaboration avec les départements techniques. Il renseigne les dépenses courantes, identifie les possibles demandes exceptionnelles.

Consolidation et clôture comptable :

Activité 5 : Dépenses réalisées dans la mission financière

  • Vérification des comptabilités (terrains et coordination) ;
  • Vérification des pièces et des imputations (codes projets, comptables et codes budgétaires) ;
  • Vérification des documents justificatifs et de leur conformité (bons de commandes, factures, inventaires,…) ;
  • Sous la responsabilité du coordinateur financier, analyse des problèmes d’écarts de caisse et aide techniquement à la résolution (propositions de réorganisation).

Activité 6 : Clôture mensuelle

  • Préparation check list et pack comptable à envoyer au siège après lettrage ;
  • Réalisation et suivi des lettres de clôtures mensuelles ;
  • Renvoi des comptabilités définitives aux terrains avec commentaires, et plan d’action en fonction des erreurs constatées.

Activité 7: Logiciel SAGA

  • Résolution des bugs éventuels sur les terrains ou en Coordination ;
  • Mise en place des dernières versions sur les terrains ;
  • Préparation et diffusion des informations nécessaires à l’utilisation de ces nouvelles versions ;
  • Mise à jour régulière des paramètres (taux de change, codes projets, etc) ;
  • Vérification de la conformité des comptabilités entre terrain et coordination.

Activité 8: Suivi budgétaire

  • Met à jour le suivi budgétaire détaillé de la capitale en concertation avec la coordination logistique ;
  • Alerte la coordination en cas d’évènement particulier (dépense exceptionnelle, sous consommation).

Autres :

Activité 9 : Collaboration au suivi des budgets et des trésoreries

  • Participe à la réalisation des budgets en aidant au recueil d’informations (notamment sur les achats locaux) ;
  • Suit les volumes de dépenses locales au quotidien et reporte au coordinateur financier.

Activité 10: Formation et encadrement d’équipe

  • Forme les comptables et assistants administratifs à la comptabilité et à la gestion de l’argent ;
  • Forme les comptables et assistants administratifs au guide d’imputation spécifique au pays et à son budget ;
  • Identifie les erreurs et aide à leur résolution ;
  • Participation à l’évaluation technique des assistants (comptabilité) ;
  • Visite régulières sur les terrains (avec reporting), proposition de formations supplémentaires si besoin ;
  • Remplacements éventuels (en cas de congé ou d’absence, …).

Activité 11: Archivage comptable

  • Réalise un classement des fichiers informatique permettant de retrouver facilement toutes les données et s’assurer de la mise à jour du back up des ordis admin de la mission ;
  • Réaliser un classement clair et logique de toutes les pièces comptables de la mission et tenir à jour un plan de classement de la mission ;
  • S’assure de répondre de manière rapide aux différents e-mails des terrains où il est en destinataire principal.

Gestion administrative du personnel :

Activité 12 : Il participe au recrutement

  • Rédige et affiche les appels d’offre en lien avec le COFIRH ;
  • Reçoit les candidatures et effectue un premier tri, vérifie les pièces apportées (diplôme, état civil…) ;
  • Affiche les personnes sélectionnées pour les tests / entretiens organisés ;
  • Inscrit les personnes reçues dans le pool adéquat et prend acte de leurs coordonnées et disponibilité.

Activités 13 : Il effectue les formalités d’embauche des personnes salariées

  • Reçoit la demande de contrat de travail et s’assure d’avoir toutes les pièces nécessaires à disposition ;
  • S’assure que le superviseur du nouvel employé lui aura expliqué son profil de poste ;
  • Accueille les nouveaux embauchés, leur présente le contrat de travail et le règlement intérieur ;
  • Constitue et met à jour les dossiers individuels des salariés ;
  • Crée la fiche du salarié dans Homère, rentre les informations, et les tient à jour.

Activités 14 : Il effectue le suivi administratif du contrat de travail

  • Reçoit les demandes de modifications et explique les changements au salarié concerné ;
  • Suit les échéances des contrats et en avertit le responsable administration terrain ;
  • Il participe à la rédaction du plan de formation de la mission en collaboration avec le COFIRH et de tous les terrains.

Activités 15 : Il informe les salariés de leurs droits au regard de la législation et des règles applicables dans l’association :

Au quotidien, il renseigne les salariés sur les questions concernant leur bulletin de paie, leurs droits au regard de la législation du travail.

Activités 16 : Il assure le suivi des congés

  • Informe l’employé de ses droits aux congés ;
  • Participe avec le COFIRH à l’élaboration du planning des congés annuels suivant les requêtes du personnel ;
  • Suit les soldes de congés non pris sur Homère et anticipe les régularisations à mener.

Gestion de la paie :

Activités 17 : Il saisit les éléments variables du bulletin de paie dans Homère

  • Il met à disposition des salariés les demandes de quinzaine, les fait valider par le COFIRH et les enregistre sur Homère ;
  • Il recueille auprès des responsables de service les feuilles de présence et note les diverses absences, collecte les fiches d’heures supplémentaires et contrôle leur validité, et il saisit ces divers éléments dans le logiciel de paie Homère ;
  • Il collecte les plannings pour s’assurer de la cohérence entre les demandes de congés, arrêts maladies, absences non justifiées …

Activités 18 : Il établit les bulletins de paie mensuels

  • Il génère les bulletins et rentre les variables pour chaque fiche salarié et il vérifie que chaque bulletin est correctement établi ;
  • Il fait contrôler et viser les listings de salaires par le COFIRH ;
  • Il imprime les bulletins et clôture la paie du mois.

Activités 19 : En fin de contrat, il établit les soldes de tout compte

  • Il vérifie les droits à congés payés, saisit les éléments variables du salaire dans le logiciel de paie ;
  • Il édite le bulletin de paie, le certificat de travail ;
  • Il fait viser ces éléments et les transmet au salarié.

Gestion administrative de la mission :

  • Suivi et archivage administratif de la mission ;
  • Tient à jour, de façon organisée et logique l’archivage administratif (dossiers RH, documents légaux,…).

 

Composition du dossier :

  • Lettre de motivation adressée au Coordinateur Général de l’ONG BEFEN ;
  • Curriculum vitae avec au moins deux contacts telephoniques des personnes de référence ;
  • Avoir au moins une licence en comptabilité et /ou Finance /Administration ;
  • Avoir une carte ANPE à jour ;
  • Avoir au moins 4 ans d’expérience dans le domaine des finances et faire joindre les attestations  de  travail ;
  • Maîtrise du logicielle comptable Saga est une exigence.

Toute personne intéressée par cette annonce devra déposer son dossier de candidature, au plus tard le 25 Septembre 2020, aux bureaux de l’ONG BEFEN, en précisant sur l’enveloppe la mention « RESPONSABLE ADMINITRATIF ET FINANCIER » à : Niamey

Dakoro, ancien bureau MSF Belgique, 100 m de la banque BAGR/Dakoro

Niamey, au quartier Foulani Koira, Rue Fk127, en allant vers CES Kokaranta

Zinder, au quartier Charé Zamna, ex Bureau de l’ONG GOAL.

Maradi, au quartier Bourja  derrière la  nouvelle tribune

Vous pouvez aussi postuler en envoyant vos dossiers   de candidature à l’adresse suivante : [email protected]