GIZ recherche un secrétaire caissier, H/F, Tahoua, Niger
Description :
Le cabinet COSEF recherche pour le compte du Bureau de la Coopération Allemande GIZ au Niger, un(e) Secrétaire Caissier (e) pour servir au niveau de son Programme PROMAP à Tahoua.
1. Responsabilités et tâches
Sous l’autorité hiérarchique du Responsable d’Antenne, le/la Secrétaire Caissier (e) aura pour principales missions : (i) Assurer la gestion de la caisse du projet, le bon fonctionnement du secrétariat (accueil, réception et enregistrement des courriers) ; (ii) Assurer la bonne communication et transmission de l’information au sein du projet ; et enfin, (iii) Assurer le classement des documents dans des dossiers papiers conformément aux règles d’archivage de la GIZ.
De façon spécifique, il/elle est chargé (e) d’assurer les tâches suivantes :
- Organiser et coordonner le planning du Responsable ;
- Répondre au téléphone, vérifier les appels, les transférer ou les traiter;
- Gérer le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organiser le traitement selon les priorités ;
- Elaborer les PV de réunions, lettre standard ;
- Veiller au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices du projet et consultants en leur proposant des journaux, rafraîchissements, etc. ;
- Etablir les ordres de mission ;
- Scanner et archiver les documents en fonction des besoins ;
- Enregistrer, documenter, organiser le traitement et distribuer ;
- Etablir et organiser les supports d’information pour le Responsable d’Antenne ou pour les réunions ;
- Effectuer les achats mineurs (fournitures de bureau) ;
- Soutenir la préparation de programmes de visite, gérer le planning des déplacements, organiser le transport des visiteurs/visiteuses, gérer les réservations d’hôtels et l’achat de billets d’avion ;
- Assurer la gestion des stocks cuisine / nettoyage ;
- Dresser régulièrement une liste des réunions / événements à venir ;
- Signaler les vices / dommages constatés sur les équipements de bureau au service d’administration des projets et organiser et contrôler leur entretien / réparation ;
- Gérer les opérations de la caisse conformément aux procédures en vigueur ;
- Constituer un fichier d’adresses faisant apparaître les principales coordonnées de contact et le tenir à jour en permanence ;
- Aider à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le bureau ou le projet, traiter les informations de manière confidentielle, en particulier dans les domaines de l’administration et de la comptabilité ;
- Exécuter d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.
2. Profil
- Avoir un diplôme du niveau BAC + 2 ans en Gestion, Comptabilité, Administration, Assistanat de Direction ou équivalent ;
- Avoir une expérience professionnelle de trois (3) ans minimum à un poste similaire ;
- Avoir une connaissance pratique de l’utilisation du logiciel Cash Book ;
- Avoir une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office);
- Avoir une très bonne connaissance de la langue véhiculaire européenne du pays, connaissances en allemand souhaitées ;
- Avoir de bonnes capacités de gestion et d’organisation ;
- Avoir une attitude centrée sur les clients et les services ;
- Etre disponible immédiatement.
Composition et lieu de depot des dossiers de candidatures
Les dossiers de candidature comprenant : une lettre de motivation, un curriculum vitae détaillé, des copies des diplômes et des attestations de travail non légalisées, et toute pièce pouvant justifier l’aptitude et l’expérience du candidat doivent être déposés ou envoyés au Cabinet COSEF sis au Quartier Plateau – 468 rue des Dallols – Niamey (Anciens locaux de la société COTECNA, près de la garde présidentielle) – Tel : 20 73 64 80 – Email : [email protected] avec copie à [email protected] au plus tard, le Mardi 23 Novembre 2021 à 17 Heures 30 minutes.
NB : – Les candidatures sont respectivement reçues par email aux adresses : [email protected]
avec copie à [email protected]
– Cette offre peut également être consultée sur le site web : www.cosef.ne
Tout dossier de candidature déposé ne peut être retiré.