Le Conseil Danois pour les Réfugiés recrute un assistant des Ressources Humaines H/F, Niamey, Niger

Le Conseil Danois pour les Réfugiés recrute un assistant des Ressources Humaines H/F, Niamey, Niger

Bande : N/A

Superviseur hiérarchique : Chef des Services Supports Niger

Superviseur technique : Chargé des Ressources Humaines (RH)

Supervise (exerce une supervision sur) : N/A

Unité/département : RH & Administration

Lieu : Niamey

Objectif général du poste :

Sous le management direct du Chef des Services Supports et sous la supervision du Chargé RH puis en collaboration avec les autres départements, l’Assistant Ressources Humaines est chargé de participer à l’ensemble des missions administratives liées au recrutement, au classement des dossiers du personnel national, à l’archivage de l’ensemble des documents du Département ainsi qu’à la gestion de certaines démarches administratives relatifs au personnel international.

Responsabilités :

(liste non exhaustive)

L ‘assistant RH & Administration travaillera en étroite collaboration avec les chargés RH & Administration.

Suivi opérationnel et archivage des dossiers des collaborateurs nationaux

Gestion administrative et mise à jour des dossiers du personnel national

Y compris pour les travailleurs journaliers

• Assurer la gestion et le suivi de la collecte des informations et des documents de l’ensemble du personnel nouvellement recruté ;
• Assurer la gestion du suivi des documents manquants devant être communiqués par les (nouveaux) collaborateurs ;
• Assurer la gestion du classement et la mise à jour de l’ensemble des dossiers du personnel selon la procédure de classification ;
• Assurer la gestion du classement des documents dans les dossiers du personnel ;
• Assurer la gestion des réception et transmission des demandes du personnel au Chargé RH (demande de congé, virement bancaire, etc…) ;
• Assurer la gestion de la collecte et du transfert des documents RH (notamment les timesheets mensuels) des bases vers la capitale au plus tard le 10 ème jour suivant de chaque mois ;
• Assurer l’archivage électronique au sein de dossiers individuels les documents spécifiques à chaque collaborateur DRC ;

Gestion de l’archivage des dossiers des anciens collaborateurs nationaux

• Assurer la gestion du classement et la mise à jour de l’ensemble des dossiers du personnel selon la nouvelle procédure de classification ;
• Assurer la vérification et le classement des documents de fin de contrat dans les dossiers du personnel avant archivage.

Gestion de la paie

• Assister le Chargé Ressources Humaines avec le traitement de la paie sur Homère, notamment en appui pour les bases ;

Organisation des recrutements et suivi opérationnel des procédures liées aux différentes étapes du contrat de travail

Recrutement

Y compris pour les travailleurs journaliers

• Participer aux processus de recrutement (proposition aux managers concernés d’un calendrier mentionnant les différentes étapes de recrutement, suivi et échanges sur le process avec les managers concernés, longlisting des CV’s reçus, surveillance des tests écrits et participation aux entretiens) ;
• S’assurer de l’élaboration des rapports et procès-verbaux de recrutement ;
• Assurer la vérification des références ;
• Assurer le draft des nouveaux contrats et avenants ;

• Assurer la gestion de la création et la complétude des dossiers physiques et électroniques des nouveaux collaborateurs ;
• Suivre directement en lien avec les départements concernés et assurer la gestion du recrutement des travailleurs journaliers et l’établissement de leur contrat.

Reporting

• Assurer la mise à jour du tableau de suivi des recrutements ;
• Assurer la mise à jour hebdomadaire du tableau de suivi des contrats et alerter en cas de situations particulières ;
• Soumettre les états et rapports de situation selon les demandes de la hiérarchie ;
• Assurer le suivi des états de présence des employés au bureau de Niamey (fiches de présence)

Gestion administrative de certaines thématiques liées au personnel international

Sous la supervision directe du Responsable du Département RH & Administration :

• Assurer le classement et la mise à jour de l’ensemble des dossiers du personnel international selon la nouvelle procédure de classification ;

• Assurer la mise à jour du tableau de suivi comportant les informations relatives aux contrats de travail des collaborateurs internationaux en cours.

Gestion et suivi des activités RH

• Appuyer la mise en œuvre des politiques et procédures RH ;
• Appuyer les équipes Finances et RH Administration dans la clôture des comptes en fin de chaque mois ;
• Enumérer les difficultés hebdomadaires rencontrées et proposer des solutions pour leur résolution ;
• Toute autre mission demandée par le Chef des Services Supports ou

Ethique et conformité

• Se conformer et respecter toutes les procédures (administratives, RH et Finances) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC ;
• Respecter et faire respecter les procédures en vigueur au sein du DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs ;
• Faire preuve de flexibilité afin de répondre à des impératifs et instruction de son superviseur/ manager pour les besoins du service ;
• Exécuter toutes autres tâches en dehors de celles mentionnées ci-dessus demandées par sa hiérarchie et conformes à son domaine de responsabilité ;
• Être en relation avec les autres départements techniques de sa base dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles.

Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle)

• Minimum d’une année d’expérience professionnelle en Ressources Humaines de préférence avec une ONGI ;
• Bon niveau de connaissances en ressources humaines ;
• Expérience dans l’exécution de tâches administratives ;
• Compétences développées en matière d’organisation et de planification afin de respecter les échéances ;
• Des connaissances en législation sociale est un atout supplémentaire ;
• Très bon niveau de maîtrise des outils Word et Excel ;
• Très bon niveau de maîtrise Internet ;
• Très bonnes aptitudes à la communication ;
• Honnêteté, intégrité, conscience professionnelle, sens de confidentialité ;
• Rigueur, sens aigu de l’organisation et grande capacité d’adaptation ;
• Grande capacité d’écoute, force de proposition et réactivité ;
• Qualités relationnelles et bonne communication ;
• Capacité à travailler sous pression ;
• Ouverture d’esprit, sens de l’humanitaire ;
• Bonne présentation.

Details pratiques

Niveau

• Grade : NM. I2
• Echelon de départ : 0 (pourra varier en fonction de l’expérience)

Duree du contrat

• CDD de 12 mois

Date limite pour les candidatures

• 13/07/2021 à 18h00

Date de début

• Le Plutôt Possible

Adresse a laquelle postuler ou personne à contacter en particulier

[email protected]   avec pour objet la mention « Assistant (e) Ressources Humaines »