Le Conseil Danois pour les Réfugiés recrute un(e) assistant(e) finance, administration et RH, N’Guigmi, Niger

Le Conseil Danois pour les Réfugiés recrute un(e) assistant(e) finance, administration et RH, N’Guigmi, Niger

Contexte :

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) est une organisation non gouvernementale Danoise qui travaille sur les problématiques concernant les réfugiés les personnes déplacées internes et les populations affectées par les conflits sur la base des principes humanitaires et des Droits Humains pour promouvoir des solutions durables.

DRC/DDG est implanté au Niger depuis 2014 à travers un programme transfrontalier de gestion et sécurité aux frontières dans la région du Liptako Gourma (région transfrontalière Mali, Burkina Faso et Niger) ayant pour objectif de réduire la violence armée, améliorer la sécurité des communautés et renforcer la gestion et la sécurité des frontières en collaboration avec les communautés et les autorités frontalières.

Fin 2015, tenant compte de la crise humanitaire croissante dans la région de Diffa, DRC/DDG a mené une mission d’évaluation sur les besoins sécuritaires et humanitaires. Les résultats de cette mission ont permis à DRC/DDG de s’implanter dans la région et mettre en œuvre dès 2016, un programme de mécanisme de réponse rapide aux urgences (Rapid Response Mechanism – RRM) via des activités d’assistance en abris/kits BNA (biens non alimentaires), monitoring de protection, assistances de protection individuelles (API), formation et sensibilisation sur les droits humains, protection transversale, et sécurité alimentaire à travers des distributions générales de vivre.

En 2018, DRC consolide son positionnement d’acteur d’urgence sur Diffa et renforce son positionnement sur la région de Tillabéry, avec notamment un projet de monitoring de protection et l’extension géographique du projet RRM sur la zone. Trois bureaux, à Tillabéry, Ayorou et Bankilaré, sont actuellement fonctionnels.

Rôle et responsabilités :

L’Assistant Finance, Administration et RH est sous la supervision directe du Chef de Base de N’Guigmi et sous la supervision technique du Chef d’équipe Fin/Admin/RH.

L’Assistant Finance, Administration et RH est en charge de :

• D’assurer le bon déroulement des activités quotidienne dans les domaines des finances, de l’administration et des ressources humaines au sein de sa base ;
• D’appuyer et d’aviser techniquement les équipes déployées à N’Guigmi dans les domaines des finances, de l’administration et des ressources humaines ;
• De veiller à l’archivage en bon et dû forme de l’ensemble de la documentation dans les domaines des finances, de l’administration et des ressources humaines.

Finance :

Responsabilités générales :

• S’assurer de la tenue d’une comptabilité juste et honnête de la mission DRC Niger dans le respect des procédures financières de DRC à N’Guigmi ;
• S’assurer que les réglementations, procédures et documents financiers sont respectés dans les opérations de DRC ;
• S’assurer du bon paiement et du suivi des charges récurrentes sur N’Guigmi ;
• Préparer et utiliser des outils de contrôle budgétaire pour un suivi budgétaire régulier ;
• Vérifier constamment l’intégrité et la robustesse des procédures financières, les risques de mauvaise gestion et suggérer des actions correctives pour minimiser les pertes ;
• Créer et maintenir une interaction transparente et efficace avec les banques, institutions financières et autorités favorables à DRC et à ses bénéficiaires ;
• Veiller à ce que toutes les modalités de retenue et/ou versement des impôts de DRC (y compris l’exonération de la TVA) soient en place et tenus à jour conformément aux règles et réglementations nationales.

Responsabilités spécifiques :

• Constituer les dossiers de paiement dans un esprit de rectitude et complétude (montants, codes, liasses, validités, etc.) avec les procédures DRC/bailleurs ;
• Préparer l’enregistrement des dépenses pour sa base ;
• Préparer la réconciliation mensuelle sur N’Guigmi ;
• Préparer les paiements des taxes et autres charges ;
• Tenir la petite caisse ;
• Assurer la revue et la pertinence des allocations budgétaires ;
• En cas d’audit, collecter les documents financiers demandés, préparer un rapport d’analyse des risques encourus, superviser l’audit et préparer les réponses au rapport d’audit.

Administration :

Responsabilités générales :

• Assurer une exécution honnête, opportune et de qualité des opérations et des services administratifs à tous les niveaux de la hiérarchie de l’organisation, grâce à des contrôles et à des rapports internes stricts, à une coordination solide entre les projets et le personnel ;
• S’assurer que les réglementations, procédures et documents administratif sont respectés dans les opérations de DRC ;
• Veiller à ce que tous les accords, protocoles, autorisations, permis et licences nécessaires aux activités de DRC (y compris l’exonération de la TVA) soient en place et tenus à jour conformément aux règles et réglementations nationales ;
• Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de DRC.

Responsabilités spécifiques :

• Faciliter la mise en conformité règlementaire des contrats d’employé, contrat de services, protocole… et la mise à jour des données ;
• Assurer la mise à jour des documents de suivi administratif relatif au personnel national, aux bâtiments, aux véhicules, … ;
• Assurer la gestion des contrats de bail à N’Guigmi (suivi du paiement loyers, résiliation, renouvellement, …) ;
• En cas d’audit, collecter les documents administratifs demandés, préparer un rapport d’analyse des risques encourus, participer à l’audit et préparer les réponses au rapport d’audit.

Ressources humaines :

Responsabilités générales :

• S’assurer que les réglementations (Code du Travail, Convention collective, …), procédures et documents RH sont respectés dans les opérations de DRC ;
• S’assurer du bon respect des procédures dans tout le cycle de vie de l’employé au sein de DRC (recrutement, absence, évaluation, mesures disciplinaires, fin de contrat, …).

Responsabilités spécifiques :

• S’assurer de l’état de présence des salariés selon le planning existant (départ et retour de mission ou congés, maladies, …) ;
• Suivre et appuyer les recrutements, les évaluations, et la prise des congés en lien avec les différents managers au sein de DRC ;
• Tenir à jour les dossiers du personnel conformément aux procédures de DRC et à la législation locale ;
• Préparer les rapports mensuels concernant les ressources humaines ;
• Veiller aux arrangements nécessaires à la venue de nouveaux staffs incluant l’élaboration du programme d’induction avec les différents services/départements de DRC ;
• En cas d’audit, collecter les documents RH demandés, préparer un rapport d’analyse des risques encourus, participer à l’audit et préparer les réponses au rapport d’audit.

En raison de la nature particulière du poste et à cause de l’évolution des programmes de DRC au Niger, la liste des responsabilités ci-dessous n’est pas exhaustive. L’employé peut être amené à effectuer d’autres tâches non mentionnées dans ses termes de référence, pourvu que celles-ci ne le détournent pas du descriptif de son poste.

Exigences clés :

Qualifications : Licence en finance, administration ou ressources humaines

Expériences :

• Minimum 2 années d’expérience en comptabilité/administration/RH ;
• Excellente connaissance de la préparation des rapports des principaux donateurs internationaux et connaissance des principales règles régissant les grands donateurs, notamment le HCR, le PAM, ECHO et le DFID ;
• Compétences éprouvées en gestion des personnes ;
• Solides compétences en comptabilité et en analyse ;
• Expérience de travail dans un système informatique financier et RH (connaissance d’un ERP serait un plus) ;
• Connaissance de l’anglais serait un atout.

Qualités personnelles :

• Esprit d’équipe ;
• Sens de la communication orale et écrite ;
• Volonté d’apprendre et recherche de l’excellence.