Médecins Sans Frontières recrute un(e) Responsable Finance/Ressources Humaines Projet pour le bureau Téra (Tillabery), Niger

But principale

• Conseiller le coordinateur du projet pour la mise en place (organigramme) et conjointement avec le coordinateur des RH, mettre à jour l’organigramme de projet et les descriptions de postes.
• En étroite coordination avec le coordinateur du projet et les coordinateurs des RH et Finance, calculer les besoins opérationnels des RH et le budget correspondant afin d’assurer efficacement le dimensionnement nécessaire et les capacités du projet et faciliter le suivi budgétaire.
• Se charger de l’embauche, effectuer les modifications et gérer les formalités de résiliation du contrat pour les employés au niveau des projets, conformément aux lois locales du travail, l’archivage et la mise à jour des dossiers individuels des employés, en les informant sur leurs droits et en préparant toutes les déclarations fiscales obligatoires, afin d’assurer la conformité légale.
• Aider le coordinateur du projet, et/ou les chefs d’équipe et les superviseurs dans l’élaboration de la planification des congés annuels et des mouvements de personnel afin de prévoir les besoins en RH et d’assurer leur disponibilité pour les activités du projet en selon le contexte.
• Superviser/effectuer les procédures de paiement, faire en sorte que toutes les données relatives au calcul du salaire mensuel des employés nationaux du projet soient correctement entrées dans Homère (jours de congé, congés sans solde, congés maladie, heures supplémentaires, avance de salaire, etc.), afin d’assurer le versement ponctuel de la paie et son exactitude.
• Sous la supervision du coordinateur des RH, assurer le processus d’indexation des grilles de salaires du personnel national afin d’assurer l’équité en interne, les ajustements du coût de la vie et l’application adéquate des conditions d’emploi au sein des sites du projet.
• En étroite coordination avec le coordinateur RH, apporter un soutien aux responsables de ligne de projets dans la détection des besoins de formation, dans l’évaluation correcte des résultats du personnel et l’identification de potentiel, afin d’améliorer les capacités des personnes et leur contribution aux résultats finaux d’objectifs de mission.
• En coordination étroite avec le coordinateur RH, planifier et superviser les processus associés (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection de potentiel, développement et communication) du personnel placé sous sa responsabilité afin d’assurer à la fois la taille et la quantité de connaissances demandées
• En collaboration avec le coordinateur de projet, apporter son soutien aux responsables hiérarchiques dans l’application des politiques de communication interne afin de stimuler la participation active des employés et l’engagement MSF.
• En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et le coordinateur HR et Finance, appliquer les procédures administratives et financier présentes dans tout Protocole d’entente (MoU) en vigueur entre les partenaires locaux (par exemple, ministère de la Santé, etc.) et MSF.
• En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et le coordinateur HR, rechercher les meilleures options pour éviter et/ou résoudre les conflits de travail qui pourraient surgir au cours du projet.
• Veiller à ce que l’ensemble du personnel du projet (national, international, régional, visites, etc.) soit dûment informé et/ou intégré (Briefing Admin et Financier).
• Responsable de tous les déplacements et/ou hébergement du personnel au cours du projet.
• Mettre en œuvre des circuits et des flux (gestion de caisses d’argent, transferts, avances, procédures d’achat, validations de paiement, suivi des paiements réguliers, conciliation bancaire) afin d’anticiper les dépenses au niveau des projets et d’optimiser les besoins de trésorerie et la sécurité de celle-ci.
• Mettre en œuvre et superviser les procédures et les systèmes transactionnels, afin de garantir des pratiques comptables transparentes et la complète traçabilité documentaire (factures, reçus, relevés bancaires, etc.), et par là même, respecter les lignes directrices et les règles de MSF, en utilisant le logiciel ad hoc en place.
• Veiller à ce que la clôture comptable mensuelle se fasse sous contrôle, de façon intègre et en temps voulu.
• En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et le coordinateur financier, analyser et exercer le suivi budgétaire du projet afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.
• Coacher son ou ses assistants pour l’amélioration de leurs compétences techniques et organisationnelles
• Assure toute l’information des RH, administrative et financière relative au projet (Homère et clôture mensuelle FFC, rapports de situation, etc.)
• Participer à l’élaboration de la révision budgétaire.
• Mener une réunion mensuelle avec les délégués de personnel et gérer les possibles solutions aux doléances.
• Gérer en fonction du règlement intérieur et en concertation avec la coordination de la mission, les sanctions disciplinaires éventuelles.
• Actualiser les PdP en collaboration avec les responsables techniques, les superviseurs et assurer que tous les employés ont un profil de poste actualisé, signé avec copie dans leur dossier individuel.
• Responsable de la rédaction d’un rapport mensuel (SITREP)
• Gestion des contrats de bail et assurer le payement du loyer
• Administrer l’intendance de la maison Expats

NB : cette liste de responsabilités n’est pas exhaustive

Critères de sélection : Nous recherchons des personnes flexibles avec une capacité de travailler en équipe, sous pression en autonomie, Capacité à travailler sous pression avec de multiples échéances concurrentes, intègre des valeurs MSF.