PAM recrute un  Assistant de soutien aux entreprises (Administration) à Niamey, Niger.

 

 

 

 

DESCRIPTION DU POSTE

Fournir des processus standard de soutien aux entreprises pour un domaine de travail professionnel spécifique, afin de faciliter la prestation de services efficaces 

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

1. Rassembler des informations avec des orientations claires pour supporter la rédaction des documents et préparer les rapports des autres membres du personnel.

2. Répondre aux requêtes et intensifier le cas échéant, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.

3. Soutenir le traitement et la gestion des tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et en temps opportun des ressources.

4. Fournir des services de révision et de vérification des documents standards, afin de contribuer à l’élaboration d’une documentation précise.

5. Assumer la responsabilité de la maintenance des systèmes et des fichiers standards établis, pour s’assurer que les informations sont exactes et facilement accessibles pour la fonction.

6. Identifier les écarts simples dans les statistiques et les données, telles que les informations manquantes, et faire rapport au personnel supérieur afin de soutenir les clients pour livrer leur travail.

7. Assumer la responsabilité de l’intégrité des données afin de faciliter la disponibilité d’informations précises dans les systèmes de l’entreprise.

8. Fournir des conseils sur les méthodes et pratiques courantes de soutien aux jeunes collègues afin de s’assurer que les services sont fournis de manière cohérente et selon les normes requises.

9. Travailler avec une variété de personnes, en prenant en compte les commentaires, le cas échéant, pour aider à la prestation de soutien aux entreprises pour le personnel.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

  • Recueillir les requêtes des différentes unités dans le domaine de l’Administration, les analyser et prendre les actions en fonction des priorités (fonctionnement des équipements bureautiques, froid, électricité, besoin en nouvel équipement…) ;
  • Vérifier quotidiennement que les services sont assurés, comme le fonctionnement des installations (groupes électrogènes, électricité, eau, etc…) afin de contribuer au maintien d’un environnement de travail sûr et agréable ;
  • Assurer la gestion et l’entretien des locaux afin de garantir un environnement propre et superviser le travail des agents de nettoyage ;
  • Assurer une gestion efficace du stock (produits de ménage, Kits d’hygiène, stock de sécurité, matériels etc.…) tout en produisant les rapports mensuels et demander le renouvellement à temps ;
  • Contrôler, mettre à jour régulièrement les équipements dans le système et participer activement à l’inventaire physique annuel et aux préparatifs des ventes des équipements ;
  • Faire un suivi régulier de la maintenance et des réparations des véhicules. Saisir les données de prise de carburant et mettre à jour toutes les informations dans le système ;
  • Assurer l’administration des voyages, vérifier la conformité des documents de voyage et veiller au respect des procédures et afférents
  • Assister dans la rédaction des lettres, des comptes rendus des réunions et des procès-verbaux
  • Gérer les retraits et dépôts des documents « AVIS A PROPOSITION OU AVIS A MANIFESTATION D’INTERET ou QUESTIONNAIRES » ;
  • Initier les requêtes d’achats (PR) dans le système selon les besoins de l’Unité, créer les SES et GRN, et faire le suivi de paiement des factures ;
  • Servir de premier interlocuteur ou de première interlocuteur pour les demandes d’informations internes pour faciliter la résolution efficiente et efficiente des problèmes rencontrés au quotidien.
  • Fournir des éléments susceptibles d’alimenter les méthodes et les pratiques utilisées dans le domaine de travail considéré pour favoriser l’amélioration continue des services assurés.
  • Faire toutes autres tâches connexes selon le besoin

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D’ORGANISATION

Mission

  • Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les collaborateurs à énoncer les objectifs stratégiques du PAM.
  • Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe au superviseur
  • Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des collaborateurs.
  • Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l’unité serviront à la mission du PAM.

Equipé

  • Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
  • Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
  • Développer et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
  • Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partagez cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance    

  • Encourager l’innovation et les solutions créatives : Explorer les moyens d’être systématiquement plus efficaces et précis dans les domaines de travail et partage de méthodes nouvelles de travail avec ses collègues
  • Se concentrer sur l’obtention de résultats : Se concentrer sur l’obtention de résultats et suivre les tendances des taux d’achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d’efficacité
  • Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
  • Être décisif : Décider de déterminer des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat        

  • Connecter et partager entre les unités du PAM : Suggère des possibilités de partenariat avec d’autres unités au superviseur.
  • Établir des partenariats externes solides : Identifier les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs.
  • Être politiquement agile et adaptable : Comprendre la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.
  • Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires : Aligner ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Expérience:

 

Éducation:

Quatre ans ou plus d’expérience de travail progressivement responsable dans le secteur des affaires relatives avec l’expérience dans le travail administratif général.

 Diplôme d’études secondaires. Un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel connexe (Administration, Gestion, Finances, Logistique).
Langue : Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l’ONU utilisée au lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle diffère.

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L’ENTRÉE DANS CE RÔLE

  • Maîtrise de l’utilisation d’équipement de bureau et de progiciels informatiques, tels que Microsoft Word.
  • Connaissance des méthodes de travail et des routines de travail afin de terminer les processus sous une supervision minimale.
  • Utiliser le tact et la courtoisie pour donner et recevoir de l’information à un large éventail de personnes.
  • Capacité d’identifier les écarts de données et de corriger les problèmes nécessitant une attention particulière.
  • Capacité d’offrir des conseils ou une formation de base sur le tas à un personnel plus jeune.

Délai de soumission : 30 octobre 2023.

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