Family Health International (FHI 360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. L’ONG FHI 360 recrute un Directeur associé, gestion des opérations. FHI360 est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement.

Fonction basique :

Assurer le leadership quotidien, la planification à long terme et la supervision des opérations du bureau de pays ainsi que la coordination entre tous les départements. Veiller à ce que toutes les activités du projet soient mises en œuvre de manière efficace et conforme aux règles et réglementations de l’USAID et de FHI 360. Gère et exécute des fonctions de soutien spécialisées dans les domaines de l’informatique, des achats, des contrats et subventions, de la gestion de la flotte et des biens immobiliers, de l’administration générale du bureau et d’autres exigences administratives essentielles. Diriger et conseiller le personnel dans l’élaboration et la mise en œuvre de toutes les politiques, programmes et procédures administratifs. Il/elle sera responsable de l’utilisation efficace des ressources, y compris du personnel doté d’un large éventail de capacités.

Devoirs et responsabilités :

Informatique :

• Gérer les opérations du réseau pour inclure le dépannage des problèmes de connectivité ; installer et entretenir des routeurs ; ajouter/terminer des utilisateurs ; attribuer des droits et des accès. Réinitialisation des mots de passe ; établir des adresses e-mail ; évaluer et rendre compte de l’état opérationnel ; effectuer des sauvegardes et des restaurations ; etc.
• Aider le personnel à comprendre et à utiliser la technologie ; organiser régulièrement des présentations et des formations technologiques pour le personnel.
• Veiller à ce que les documents/certificats technologiques tels que les enregistrements de produits, les certificats SSL, les accords de maintenance, les contrats de service, etc. liés aux opérations technologiques soient évalués, mis à jour et traités.
• Concevoir, développer et maintenir des bases de données et des applications Web, notamment des sites Web et des intranets. Améliore continuellement les sites et l’intranet de l’organisation ; ajoutez de nouvelles fonctionnalités et améliorez la capacité des utilisateurs à effectuer la maintenance sans support technique.
• Analyser les exigences technologiques et élaborer des spécifications fonctionnelles.
• Contribuer au manuel des politiques, normes et procédures technologiques ; élaborer et maintenir des listes de contrôle technologiques connexes.
• Assurer le respect de tous les accords de licence de logiciels. Gérez et sauvegardez les supports logiciels et les licences associées. Tenir un journal centralisé d’utilisation des logiciels. Assure la disponibilité, la continuité et la sécurité des données et informations électroniques relatives à l’organisation.
• Mettez en place une stratégie de sauvegarde efficace et assurez-vous que toutes les sauvegardes quotidiennes et mensuelles de toutes les données sur les serveurs sont effectuées comme requis.
• Travailler avec les achats pour fournir une contribution technique aux achats et à l’utilisation du budget.
• Visites périodiques des bureaux de terrain, des partenaires ou des agences d’exécution, pour fournir un soutien administratif et informatique, conseiller et renforcer les capacités des partenaires de FHI 360/Nigeria.

Administration générale (déplacements et gestion des installations)

• Assurer la planification et la coordination des espaces de bureaux, des salles de réunion et de formation. Superviser les réservations de plans par les utilisateurs internes et externes des installations du bâtiment.
• Mettre en œuvre des programmes qui permettront une utilisation efficace de la flotte et des installations de l’organisation.
• Élaborer des normes d’administration de flotte et des politiques d’exploitation des véhicules.
• Préparer et présenter des rapports de gestion périodiques sur les coûts d’exploitation en ce qui concerne l’utilisation des technologies de l’information, les déplacements, l’entretien des installations et la gestion de la flotte.
• Préparer et présenter des rapports d’information de gestion concernant l’efficacité opérationnelle et les niveaux de service des entrepreneurs fournissant des services d’entretien, de conciergerie, de restauration et de sécurité.
• Diriger des formations à la gestion des risques liés à la flotte, telles que des programmes de sécurité et de prévention des accidents.
• Gérer la réhabilitation et la maintenance de l’ensemble des installations FHI 360. Structure physique du bâtiment, tous les équipements mécaniques, électriques et connexes conformément aux programmes d’économie d’énergie et d’entretien préventif.
• Développer un système qui permettra une évaluation périodique des structures physiques de FHI 360 et préparer un rapport d’évaluation pour la direction.
• Attribuer et vérifier l’achèvement de tous les projets de réparation, de remplacement et de rénovation des installations et équipements de FHI et garantir la qualité du travail.
• Assurer la maintenance de l’inventaire/stock de matériel de bureau, de mobilier et d’accessoires, et la coordination des registres d’inventaire des bureaux de l’État, demander des remplacements ou de nouvelles fournitures.

Passation des marchés, contrats et subventions

• Assurer la gestion globale, l’orientation et la coordination des activités liées aux contrats et aux subventions. Assurer la surveillance, la gestion et le contrôle du personnel des subventions ainsi que la négociation des contrats, les rapports et le suivi des agences d’exécution.
• Évaluer les priorités, les besoins et les capacités en matière de C&G et d’approvisionnement et élaborer un plan de travail annuel.
• Assurez-vous que toute la documentation et les pistes d’audit relatives aux questions d’approvisionnement et de passation de contrats dans FHI 360, avec les fournisseurs, les partenaires de mise en œuvre et les bailleurs de fonds, sont complètes et conformes.
• Diriger la surveillance, le soutien et la liaison continus avec le siège pour garantir que les systèmes et le personnel de l’organisation peuvent répondre aux réglementations des nouveaux donateurs.
• Prendre la tête de la poursuite de stratégies visant à améliorer la gestion des récompenses dans FHI 360 Nigeria grâce à la gestion des connaissances et à la reproduction des meilleures pratiques et outils.
• Contribuer aux efforts continus visant à améliorer le système d’information de gestion de l’organisation du point de vue des C&G et des achats, afin de garantir qu’il reste pertinent et réactif aux besoins internes et externes.
• Préparer des programmes de formation spécifiques pour le personnel afin d’accroître ses connaissances et sa compréhension des questions pertinentes en matière de C&G et d’approvisionnement. Coordonner avec le QG C&G pour les outils, le manuel et le support, en fournissant une perspective de terrain sur les besoins.
• Gérer les opérations d’approvisionnement nationales et internationales de l’organisation, y compris la livraison et le stockage.
• Fournir des conseils et diriger les négociations en collaboration avec d’autres parties prenantes sur les accords-cadres et les accords de services d’approvisionnement.
• Superviser la mise en œuvre de stratégies d’approvisionnement pour soutenir les objectifs de l’entreprise et sur le terrain, offrant ainsi un avantage concurrentiel à FHI 360 dans les domaines des matériaux, des fournitures et des services.
• Développer et assurer la mise en œuvre de procédures et de systèmes pour les contrats et les achats FHI 360 au niveau du CO et des bureaux de terrain.

Connaissances, compétences et attributs :

• Capacité à maintenir la confidentialité et à faire preuve de jugement sur des questions sensibles.
• Compétences proactives avérées dans l’identification des économies de coûts, de l’évitement des coûts et des opportunités d’efficacité.
• Connaissance démontrée en matière de tarification, de négociations de contrats, de politiques et de procédures
• Compréhension technique de l’équipement de bureau et de la construction et de l’entretien des bâtiments
• Capacité à identifier et à résoudre les problèmes en temps opportun.
• Capacité à exécuter le travail rapidement et avec un haut niveau de précision.
• Haut degré de maîtrise de la communication écrite et orale en anglais, y compris les compétences de présentation et de formation.
• Capacité à gérer des délais serrés et à livrer de gros volumes de travail avec un minimum de supervision.
• Une solide connaissance des applications et des systèmes Microsoft Windows, notamment Windows XP, Windows Vista, Windows Server 2003 et Microsoft Exchange, est requise. Capacité à résoudre les problèmes logiciels, y compris les systèmes de messagerie électronique/Internet.
• Capacité à aider et à effectuer des installations et des mises à niveau de logiciels selon les besoins.
• Possibilité de voyager de façon régulière (jusqu’à 40%).

Qualifications et exigences :

• BS/BA en administration des affaires, communications, informatique, ingénierie ou domaine connexe et un minimum de 9 à 11 ans d’expérience pertinente avec au moins 5 ans d’expérience en supervision dans les opérations, la maintenance, l’informatique ou l’administration d’installations/gestion de flotte ou de communications.
• ou MS/MA en administration des affaires, communications, informatique, ingénierie ou domaine connexe et un minimum de 7 à 9 ans d’expérience pertinente avec au moins 5 ans d’expérience en supervision dans l’exploitation, la maintenance, l’informatique ou l’administration d’installations/gestion de flotte ou de communications .
• Expérience avec LANS/WANS, environnement serveur Windows, Microsoft SQL Server, Internet Information Services, systèmes de sauvegarde, périphériques réseau/poste de travail, serveurs d’impression, pare-feu, matériel/logiciel anti-spam et antivirus, ASP classique, VBScript, JavaScript, HTML, matériel informatique ( remplacement des disques durs, des pilotes matériels, etc.).
• Une expérience préalable de travail pour une ONG internationale est fortement appréciée.
• Expérience et bonne connaissance pratique des règles et réglementations de l’USAID et d’autres organisations gouvernementales américaines requises.
• D’autres certifications professionnelles/de gestion pertinentes , une connaissance des règles et réglementations en matière de passation des marchés financés par les donateurs (en particulier une expérience des réglementations en matière de passation des marchés de l’USAID) seraient un avantage.

Sauvegarde :

FHI 360 s’engage à fournir un environnement sûr à tous les employés, bénéficiaires et toute personne engagée par FHI 360. Cela inclut la prise de mesures pour protéger les personnes vulnérables contre l’exploitation et les abus sexuels (EAS) par les employés de FHI 360 ou le personnel associé. FHI 360 respecte les principes de protection de l’enfance. Les politiques de sauvegarde de FHI 360 s’appliquent et s’appliquent à tout le personnel de FHI 360, aux membres du conseil d’administration, aux bénévoles et au personnel des partenaires (sous-traitants, consultants, fournisseurs et sous-récipiendaires), quel que soit le mécanisme de financement ou le montant du contrat, de l’accord ou du bon de commande. .

Cette offre d’emploi résume les principales tâches du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour exercer ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.

FHI 360 est unemployeur d’égalité des chances et d’action positive par lequel nous ne nous livrons pas à des pratiques discriminatoires à l’égard de toute personne employée ou cherchant un emploi en raison de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’origine nationale ou ethnique, de l’âge, de l’état civil, d’un handicap physique ou mental, du statut de vétéran protégé. , ou toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Nos valeurs et engagements en matière de sauvegarde : FHI 360 s’engage à prévenir tout type d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans nos environnements de travail et nos programmes, y compris les abus, l’exploitation et le harcèlement sexuels. FHI 360 prend des mesures pour protéger le bien-être de tous ceux qui s’engagent dans notre organisation et nos programmes et exige que tout le personnel, y compris les membres du personnel et les bénévoles, partage cet engagement et signe notre code de conduite. Toutes les offres d’emploi seront soumises à des vérifications appropriées, notamment des vérifications des références, du casier judiciaire et du financement du terrorisme. FHI 360 participe également au système inter-agences de divulgation des comportements répréhensibles (MDS), facilité par le Comité directeur pour la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons des informations aux employeurs précédents des candidats à un emploi sur toute conclusion fondée d’abus, d’exploitation et/ou de harcèlement sexuel au cours du mandat du candidat auprès de ses employeurs précédents. En postulant, les candidats confirment leur compréhension de ces procédures de recrutement et consentent à ces contrôles de sélection.

FHI 360 examinera pour un emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant des antécédents criminels, d’une manière conforme aux exigences des lois nationales et locales applicables.

FHI 360 ne vous demandera jamais votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe pour votre site de carrière, et nous ne vous demanderons jamais d’argent, de biens ou de services pendant le processus de candidature, de recrutement ou d’emploi. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la correspondance de notre part, veuillez envoyer un e-mail [email protected].

FHI 360 favorise la force et la santé de sa main-d’œuvre grâce à un ensemble d’avantages sociaux compétitifs, le développement professionnel ainsi que les politiques et programmes qui soutiennent un équilibre sain entre travail et vie privée. Rejoignez notre main-d’œuvre mondiale pour faire une différence positive pour les autres et pour vous-même.

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