À propos du travail

• Le responsable des finances et de l’administration de l’unité des services mondiaux (GSU) (itinérant) couvrira les lacunes au niveau des responsables de l’équipe financière du DFA et du pays. Dans ce rôle, l’employé doit intervenir et assumer les fonctions d’un bureau en l’absence du directeur des finances et des affaires et/ou, au besoin, pour aider à accomplir ses fonctions au sein du bureau. L’employé devra voyager avec des séjours prolongés sur les sites selon les besoins, ainsi que fournir une assistance à distance sur plusieurs sites. et régulièrement, selon les prévisions de l’équipe comptable du GSU, coordonner et superviser la gestion financière et les opérations des bureaux de pays, en garantissant le respect des états comptables et des politiques organisationnelles dans plusieurs pays (7 à 8 en moyenne) en Europe, en Asie, en Amérique et en Afrique.
• Les responsabilités comprennent l’élaboration de manuels et de normes d’opérations à l’échelle mondiale, l’examen des états financiers et la gestion des procédures de reporting. Ils contribueront à l’amélioration des systèmes commerciaux, géreront les fonctions bancaires et de trésorerie, renforceront les capacités au sein des équipes financières des bureaux de pays, effectueront des analyses financières et contribueront au recrutement et à l’élaboration de propositions. Le responsable des finances et de l’administration (itinérant) servira de liaison entre le siège et les bureaux de pays, assurant une coordination efficace et le respect des priorités organisationnelles.

Les responsabilités spécifiques comprennent :
Couvrir les fonctions de chef d’équipe des finances et des opérations du pays. Assurer la continuité des activités et les services partagés (35 %)

• Assurer une couverture temporaire au démarrage, à la clôture ou pendant les interruptions pour le responsable des finances et des opérations du pays. Dans les domaines généraux de :
• Gestion financière : diriger le processus d’élaboration du budget annuel du programme qui comprend la gestion du plan de travail annuel, des budgets de la durée du projet et des activités et assurer la conformité des dépenses du programme avec les budgets approuvés.
• Maintenir des systèmes de suivi et de suivi du budget du programme qui incluent des données financières et contractuelles.
• Responsable de la coordination des activités de gestion des contrats. Travailler avec le personnel du programme, le siège social et les partenaires pour rédiger, gérer et surveiller la mise en œuvre des contrats. Fournir des rapports d’avancement de routine à l’équipe de gestion du programme.
• Gestion des subventions : superviser les fonctions d’administration des subventions et des contrats. Superviser l’équipe de gestion des subventions pour le projet. Correspondre si nécessaire avec les bénéficiaires, les sous-traitants locaux et le MSH Home Office. Superviser la conception du programme de subventions ; avec l’équipe des contrats, faire des recommandations au chef de projet pour la sélection des instruments de subvention.
• Administration : Collaborer avec le directeur de projet pour (a) garantir que les activités du projet et les opérations de gestion sont mises en œuvre conformément à la mission, aux valeurs et aux politiques de MSH, ainsi qu’aux procédures opérationnelles standard, ainsi qu’aux lois et réglementations locales, et (b) pour sauvegarder la réputation de MSH – Intégrité financière, contractuelle et politique.
• Soutenir le directeur de projet dans la gestion du projet, en alignant le personnel, les systèmes et les autres ressources sur le plan de travail et le budget annuels pour fournir des opérations et un soutien administratif opportuns, rentables, réactifs et de haute qualité dans le respect des lois locales et des ressources disponibles, et dans un environnement doté de contrôles internes adéquats, dans le respect des réglementations contractuelles, des politiques MSH et des procédures opérationnelles standard.
• Continuité des activités et services partagés : Un filet de sécurité pour les finances du bureau de pays dirige en leur absence et selon les besoins.
• Fournir des contrôles compensatoires pour plusieurs pays/projets dont les structures financières sont inadéquates pour gérer la ségrégation (2-3 pays en moyenne)
• Agir en tant qu’équipe financière dans les pays/projets sans personnel financier (2-3 pays en moyenne) ou fournir un soutien spécialisé si nécessaire.
• Fournir un soutien solide aux équipes financières nationales pendant les périodes de demande accrue ou de projets spéciaux.
• Maintenez la continuité des activités en agissant en tant que signataire bancaire des comptes bancaires MSH (sauf lorsque les réglementations locales l’interdisent) dans tous les pays pris en charge.
• Configurer la fonction comptable au démarrage du pays/du projet en organisant de solides sessions d’intégration pour le personnel financier et comptable, en dotant les nouvelles recrues des connaissances et des compétences requises pour fonctionner efficacement, en examinant les exigences du système et en fournissant un système comptable entièrement opérationnel (QBO, Transaction Pro , systèmes de gestion des stocks, etc.)
• Gérer la clôture des fonctions financières et comptables dans les pays/projets en collaboration avec les responsables financiers du bureau de pays, en veillant à ce que toutes les dépenses soient reconnues, que les actifs et les passifs soient rapprochés et exacts et que les comptes bancaires soient clôturés/transférés, le cas échéant.
• Gérer à la fois les comptes de trésorerie et les comptes créditeurs des projets/pays en démarrage et en clôture là où la capacité locale est absente.

Gestion financière et surveillance du bureau de pays (20 %)

• Effectuer des examens mensuels des états financiers et des transactions de plusieurs bureaux de pays pour garantir la conformité aux normes comptables et aux politiques de MSH, en maintenant l’intégrité des informations comptables et des rapports financiers.
• Préparer des résumés des examens mensuels pour la direction, identifier et communiquer les erreurs/lacunes dans les rapports financiers aux responsables financiers du bureau de pays et fournir des conseils pour la résolution des lacunes identifiées.
• Examiner et faciliter la transition mensuelle en temps opportun des données financières des bureaux de pays de QuickBooks vers Cost Point.
• Superviser la mise en œuvre de procédures de reporting précises et la soumission en temps opportun des rapports financiers de fin de mois et de fin d’année de plusieurs bureaux de pays.
• Effectuer (pays sans personnel comptable) ou examiner (tous les autres pays pris en charge) les rapprochements annuels des comptes de bilan dans QuickBooks et Cost Point pour tous les pays pris en charge.
• Développer, mettre à jour et gérer les processus et manuels financiers mondiaux de MSH, y compris le manuel financier du bureau de pays, le manuel du plan comptable, les manuels de formation spécifiques (QuickBooks, Costpoint, etc.), le manuel de gestion des stocks, entre autres.

Amélioration et maintenance des systèmes d’entreprise MSH (5 %)

• Servir d’administrateur pour les systèmes de gestion financière de MSH (QuickBooks, Costpoint, Inventory Management) : gérer les accès et les contrôles, fournir une formation et résoudre les erreurs pour tous les utilisateurs du bureau de pays et du siège.
• Créez des fichiers d’entreprise QuickBooks pour tous les nouveaux pays et projets.
• Traitez l’allocation des dépenses des feuilles de temps Costpoint et les cumuls de congés, générez des rapports à l’usage des bureaux de pays et résolvez les problèmes pour les pays pris en charge.
• Identifier et développer des solutions technologiques innovantes et d’amélioration commerciale qui maintiennent MSH efficace et efficient. Travaillera en étroite collaboration avec les équipes comptables du siège et des bureaux extérieurs pour identifier les besoins et y répondre.

Banque et gestion de trésorerie (5%)

• Coordonner l’identification, l’évaluation et la sélection des banquiers privilégiés dans les bureaux nationaux (7 à 8 pays en moyenne)
• Coordonner l’ouverture et la fermeture des comptes bancaires des bureaux de pays, y compris le changement de signataires (suppression et ajouts), en garantissant le respect des directives bancaires de MSH.
• Coordonner la vérification indépendante annuelle des signataires bancaires actuels, des seuils approuvés et des mandats de compte dans les bureaux de pays.

Renforcement des capacités (10%)

• Évaluer la capacité des équipes financières des bureaux de pays et formuler des recommandations sur les besoins en formation et la structure des équipes.
• Développer et mettre en œuvre des programmes de renforcement des capacités en développant des outils et du matériel de formation et en organisant des sessions de formation ou de mentorat pour le personnel financier et comptable des bureaux de pays.
• Fournir un soutien en matière de renforcement des capacités et d’intégration aux responsables financiers des bureaux de pays en matière de systèmes, de politiques et de procédures, ainsi qu’aux dirigeants des pays en matière de surveillance de la gestion financière.

Analyse financière, KPI et conformité (10 %)

• Fournir au Groupe de mise en œuvre du programme (PDG) et à la direction du CFO une analyse régulière des tendances en matière de performance du bilan des actifs et des passifs des principaux bureaux de pays. Identifiez les exceptions systémiques et faites des recommandations sur la manière dont elles peuvent être traitées dans un groupe ou dans tous les pays.
• Interpréter les résultats des bilans des bureaux de pays sur la base des rapports d’analyse financière de QBO et Cost Point, soutenir les équipes comptables du siège et des bureaux de pays dans le dépannage des exceptions comptables et fournir une résolution en temps opportun.
• Participer/coordonner les audits internes et externes dans tous les pays, selon les besoins. Diriger les efforts pour clôturer les conclusions de l’audit en matière de gestion financière en temps opportun.

Recrutement et développement de propositions (5%)

• Contribuer au processus d’élaboration des propositions en recommandant une structure d’équipe financière appropriée pour une mise en œuvre efficace du programme et en concevant/révisant les descriptions de poste pour les nouveaux projets/pays.
• Participer aux entretiens et à la sélection des postes financiers supérieurs du bureau de pays

Liaison et coordination internes (5%)

• Agir en tant que lien stratégique et point focal reliant les départements de l’entreprise aux bureaux de pays.
• Coordonner et garantir l’exécution par les bureaux de pays des priorités organisationnelles et des délais fixés par les finances de l’entreprise.
• Faciliter le changement organisationnel pour soutenir l’amélioration et l’efficacité des activités et des processus.
• Faciliter l’apprentissage croisé entre le personnel financier des différents pays/projets

Gestion des personnes (5%)

• Gérer les subordonnés directs, définir les attentes, fournir un leadership et un soutien technique si nécessaire.
• Gérer le processus d’intégration des subordonnés directs

FORMATION MINIMALE REQUISE :

• Maîtrise en comptabilité, finance, administration des affaires, commerce ou domaine connexe
• PRÉFÉRÉ : Qualification de comptable professionnel certifié (c.-à-d. ACCA, CPA, ICAN)

EXPÉRIENCE MINIMUM REQUISE :

• 8 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en finance/comptabilité dans une organisation similaire.
• De préférence : 10+ années d’expérience.
• Expérience professionnelle préalable avec le gouvernement américain et non américain, des fondations ou d’autres donateurs.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES :

• Expérience dans l’utilisation d’un logiciel de comptabilité (QuickBooks de préférence).
• Expérience dans la résolution de problèmes complexes par l’analyse.
• Expérience dans le développement et le renforcement des capacités du personnel financier et comptable.
• Capacité démontrée à analyser de manière indépendante les transactions du bilan et du compte de dépenses.
• Maîtrise de Microsoft Office
• Compréhension des principes du contrôle de trésorerie et de la gestion des actifs et doit être capable d’effectuer des rapprochements de comptes précis et en temps opportun.

COMPÉTENCES :

• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais.
• Excellentes compétences interpersonnelles : capacité démontrée à interagir professionnellement avec un personnel de diversité culturelle.
• Capacité démontrée à prospérer dans un environnement de gestion matricielle.
• Forte orientation vers les résultats, avec la capacité de remettre en question les mentalités et le statu quo existants.
• Excellentes compétences stratégiques, analytiques, de résolution de problèmes et de pensée systémique avec la capacité de prendre des jugements et des décisions éclairés.
• Possibilité de voyager 30% du temps.