Bibliothèques Sans Frontières recrute un(e) Responsable Support (Administratif, Financier, Ressources Humaines et Logistique), Maiduguri, Nigeria
À PROPOS DE BSF
Fondée en 2007 par l’historien français Patrick Weil, Bibliothèques Sans Frontières est une ONG qui s’engage pour le partage de culture, d’éducation et d’information auprès des populations vulnérables. Elle met en œuvre des projets inclusifs et innovants dans plus de 30 pays, permettant aux personnes touchées par les crises et la précarité de s’éduquer, de rêver et de (re)construire leur vie. Grâce à ses outils innovants, sa bibliothèque de contenus et son expertise en médiation, BSF et ses partenaires s’attaquent aux grands défis du 21e siècle tels que l’éducation, la culture, la citoyenneté, le développement communautaire, la santé, l’emploi ou l’entrepreneuriat.
Chez BSF, les décisions sont uniquement basées sur les compétences et les qualités du candidat par rapport à ses besoins de recrutement dans le cadre d’un processus respectueux et inclusif. BSF embauche et emploie des individus sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de religion, d’origine culturelle ou ethnique ou de handicap.
CONTEXTE DE LA MISSION
Dans le cadre de sa stratégie de développement Horizon 2030, BSF élabore une réponse régionale en Afrique de l’Ouest. Un bureau régional à Dakar, au Sénégal, a été inauguré en 2022 et les opérations de BSF dans la région se développent. BSF met actuellement en œuvre des projets au Sénégal, en Côte d’Ivoire, au Niger et au Burkina Faso et lance des opérations au Nigéria.
Un premier programme ambitieux de lutte contre les violences sexuelles dans les conflits au Nigeria, dans l’État de Borno, est actuellement lancé avec le soutien du Centre de crise du ministère français des Affaires étrangères.
Dans ce contexte, BSF recherche un Responsable Support (Administratif, Financier, RH et Logistique) basé à Maiduguri, au Nigeria.
POSITION AU SEIN DE L’ORGANISATION
Le Responsable Support sera placé sous la direction hiérarchique du représentant Pays basé à Maiduguri.
Il/elle aura des liens fonctionnels avec le coordinateur régional d’appui basé à Dakar.
Il/elle est également en contact fonctionnel avec les services Finance, RH et Logistique du siège (Montreuil, France).
Les interactions futures du responsable support existeront :
- En interne : avec l’équipe projet basée à Maiduguri (Directeur Pays, Chef de Projet), le bureau régional basé à Dakar et au siège en France
- En externe : avec les partenaires opérationnels, fournisseurs, consultants, producteurs/créateurs de contenus, etc.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Il/elle est chargé(e) d’assurer une gestion administrative et financière rigoureuse des projets menés au Nigéria et des questions logistiques y afférentes, dans le respect des politiques et procédures en vigueur au sein de BSF mais également des procédures des bailleurs. Il/elle est également responsable de la gestion des RH mais aussi des aspects juridiques de BSF Nigéria.
Ses missions sont les suivantes :
1. Comptabilité, finances et gestion budgétaire (50%)
- En charge du suivi mensuel et du reporting de la comptabilité au siège
- En charge des paiements locaux conformément aux procédures BSF
- Chargé de remplir les pièces justificatives appropriées des dépenses, des contrats et des engagements conformément aux réglementations locales, aux règles des donateurs et aux procédures internes
- Gérer les demandes de trésorerie, les transferts de fonds et assurer la sécurité des fonds en collaboration avec le Représentant du Pays
- Adapter et/ou développer des procédures administratives et financières spécifiques au pays d’opération
- Garantir le respect des règles administratives et financières des bailleurs et des procédures internes
- Suivre et analyser l’allocation des ressources humaines et du matériel du projet
- Préparer les documents administratifs et les budgets liés aux projets
- Assurer la mise à jour et le suivi mensuel du budget du bureau et des projets en collaboration avec le service financier du bureau régional et du siège
2. Gestion de la logistique et des achats (30 %)
- Élaborer et mettre en œuvre des plans d’approvisionnement conformes aux objectifs de la mission, tout en répondant aux exigences des procédures d’approvisionnement du BSF et aux normes des donateurs
- Garantir que la chaîne d’approvisionnement est mise en œuvre et documentée pour tous les achats afin de fournir les moyens de mettre en œuvre les programmes en temps opportun et de bonne qualité
- Assurer une communication et des rapports réguliers avec l’équipe du programme sur le terrain et l’équipe logistique du siège
- Gérer les appels d’offres locaux
- Former l’équipe locale aux procédures logistiques du BSF
- Assurer la bonne réception des expéditions internationales en coordination avec l’équipe logistique du siège et gérer le dédouanement localement
- Gérer l’inventaire du matériel et le contrôle des stocks
- Surveiller le parc de véhicules et mettre en place des carnets de bord/suivi de la consommation de carburant
- Assurer la gestion administrative des locaux au niveau de la base et identifier les besoins en matière de biens et de locaux
- En collaboration avec le représentant du pays, suivi du contexte et de la situation sécuritaire
- En collaboration avec le représentant du pays, mise en place d’outils de gestion de la sécurité
- Assurer la sécurité des locaux et la protection des immobilisations
- Assurer les moyens de communication du bureau
3. Gestion juridique, administrative et RH (20%)
- Assurer le respect des exigences légales du BSF au Nigéria
- Accompagnement à l’enregistrement de BSF au Nigéria en tant qu’ONG locale
- Contribuer à la définition de la politique RH au Nigéria, en lien avec le coordinateur régional d’appui
- Assurer l’application des politiques RH définies par l’association et contribuer à leur amélioration continue
- Accompagner les équipes projets locales et HQ dans l’organisation de leurs missions et déplacements (réservations de transport, hébergement, per diem, éventuelles demandes de visas, etc.)
- Centraliser les données relatives à la gestion du personnel, superviser le suivi des contrats et le paiement des salaires
- Superviser le recrutement et l’intégration des nouvelles recrues
- Coordonner le renforcement des capacités du personnel
- Être à l’écoute des problématiques soulevées par les équipes et garantir des conditions de travail satisfaisantes
QUALITÉS ET QUALIFICATIONS
Prérequis : au moins 3 ans d’expérience dans le domaine à un poste similaire au sein d’une organisation internationale ou d’un autre acteur du développement ou de l’urgence.
Éducation :
- Diplôme en Finance et Gestion, Administrative, Logistique
- Une expérience en logistique de terrain (ou une expérience significative au siège) au sein d’une ONG ou d’un autre acteur du développement serait un plus
- Une expérience en gestion administrative des ressources humaines est appréciée.
Compétences attendues :
- Connaissance des règles administratives et financières des bailleurs de fonds, notamment de l’AFD
- Solides connaissances en comptabilité
- Connaissance du contexte nigérian.
- Excellente maîtrise de l’anglais lu, écrit et parlé (le français sera un plus)
- Excellentes compétences rédactionnelles et interpersonnelles,
- Connaissance et utilisation avancée des outils informatiques
Compétences interpersonnelles :
- Sens de la rigueur, de l’organisation, de l’autonomie, aisance naturelle dans la communication et le travail en équipe,
- Adaptabilité et pragmatisme,
- Adhésion aux valeurs du BSF,
- Enthousiasme et sens de l’humour.
CONDITIONS DE RECRUTEMENT
Type de contrat : Contrat à durée déterminée à temps plein, contrat de droit nigérian. Contrat réservé au personnel national.
Début du contrat : dès que possible
Durée du contrat : 9 mois renouvelable
POUR POSTULER
Les candidats intéressés sont priés de déposer leur candidature sur le site de BSF : https://www.bibliosansfrontieres.org/agir/travailler-chez-bsf/
Ce dossier de candidature est composé des pièces suivantes :
- Lettre de motivation
- CV (maximum 3 pages) comprenant 3 références professionnelles (noms, prénoms, adresse e-mail, numéros de téléphone)
NB : Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués.